文件编号和格式管理制度.docVIP

文件编号及格式管理制度 1.目的 确定文件的编号规则是为了使文件有分类标准，以便全公司内统一，便于区分、传递、查找和存档。 2.适用范围 适用于天津市屹马汽车配件制造有限公司所有部门的行政文件、工艺技术文件、质量管理体系文件。 3.术语和定义 无 4.职责与权限 4.1 总务人事部负责行政文件编号规则的制定和管理； 4.2 质检部负责公司总体质量管理体系文件编写规则的制定和管理； 4.3 各部门负责本部门文件编号的正确运用。 5.工作程序 5.1代号说明 5.1.1公司及部门代号说明 代号由两位字母组成，其代号规定见下表： 序号 部门 代号 1 总务人事部 ZW 2 质检部 ZJ 3 财务部 CW 4 精益监察科 JY 5 生管物流部 SG 6 设备科 SB 7 销售科 XS 8 库房 KF 9 净化器车间 CJ 10 工艺科 GY 5.1.2文件类别代号说明 序号 名称 代号 1 通知 TZ 2 通报 TB 3 申请 SQ 4 会议纪要 HY 5 联络书 LL 6 报告 BG 7 制度 ZD 8 计划 JH 9 调令 制度 DL 10 任命书 RM 11 方案 FA 12 合同 HT 13 月报 YB 14 周报 ZB 15 日报 RB 如有其他类型的文件应取拼音字母前两个。 5.2文件编号及识别号编制规则 5.2.1行政文件编号规则参照总务人事部下发的《行政文件编制规则》进行，其中各部门代码按照本规定5.1.1执行。 5.2.2体系文件编号编制规则 5.2.2.1体系文件编号构成如下： TYM / 体 X-×× -□□ 文件序号 文件序号 过程条款 过程条款 文件类别 文件类别 体系文件缩写 体系文件缩写 企业代号 企业代号 5.2.2.2体系文件编号说明 a）体：代表质量管理体系文件 b）文件类别：X代表I-V类文件夹，也就是ISO9001标准4.2.1条款a)-e)类文件，用a-e书写(a代表质量方针、质量目标。B代表质量手册.c代表程序文件.d代表支持文件.e代表记录、表单) c）TYM：天津屹马汽车配件制造有限公司 d）XX：ISO/TS16949：2009标准条款 e）XX：文件序号，从01-99 5.2.3体系文件识别号编制规则 5.2.3.1公司级体系文件识别号构成如下： TYM/XX- 00-000 文件顺序号 文件顺序号 年代号 年代号 文件类别代号 文件类别代号 企业名称代号 企业名称代号 5.2.3.2部门级体系文件识别号构成如下： TYM/XX/XX-0000-00 文件顺序号 文件顺序号 年月 年月代号 文件类别代号 文件类别代号 部门代号企业名称代号 部门代号 企业名称代号 5.2.3.3使用说明 a)年代号取最后两位数，月代号按当前月份取; b)文件顺序号：各部门分别按文件类型每月从01开始顺序编号, 例：2011年4月第一个发布的文件取“110401”。 5.2.4技术文件识别号编制规则 5.2.4.1技术文件识别号构成如下： TYM / SG/ **** - ×× □□□ 文件顺序号 年份代号 工艺技术文件代号 生管部简称 公司代号 5.2.4.2技术文件识别号编制说明： 技术文件代号由技术文件名称的汉语拼音缩写组成，由2～4位大写字母构成。 年份代号由当前年份的后两位数字构成。 文件顺序号由三位数字构成，不够三位的用“0”补齐。 5.3文件的页面设置 5.3.1页眉 采用公司标识，放在文件的左上方，与正文的左侧平齐。页眉的颜色统一采用黑色，不包括委外制作复印的稿纸、单据等。尺寸要求为： a)A3格式：高1.30cm，宽9.62cm； b)A4格式：高0.90cm，宽6.69cm； c)B5格式：高0.80cm，宽5.87cm； 5.3.2 页脚 将企业文化和公司口号的内容融入到页脚之中，具体要求为： a) 放在文件的右下角，与正文的右侧平齐； b) 字体：统一采用华文行楷，倾斜，字与字之间留一空格； c) B5格式字号为12，A4格式字号为14，A3格式字号为16； d) 颜色统一采用黑色，不包括委外制作复印的稿纸、单据等。 5.3.3序号标点 a) “一”“二”“三”后面用顿号。 b)（一）（二）（三）（1）（2）（3）① ② ③ 等等，做序号时不加顿号及其他标点。 c) 1 2 3 A B C a b c 等等，阿拉伯数字和拉丁字母做序号时后面须用原点号“.”