归档文件整理方法(2016年上岗培训班课件).ppt

归档文件整理方法;文件级整理程序 ; 划分保管期限 修整文件 装订文件 排列文件 文件编号 编制归档文件目录 文件装盒 ;一、收集文件;（一）收集文件的意义;（二）收集工作的法律依据;《档案法实施办法》第十二条：按照国家档案局关于文件材料归档的规定，应当立卷归档的材料由单位的文书或者业务机构收集齐全，并进行整理、立卷，定期交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理；任何人都不得据为己有或者拒绝归档。;《郑州市档案管理规定》第十五条、第十六条规定：“机关、团体、企业事业单位和其他组织的工作人员在公务活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、音像制品等均属档案材料”。“凡属归档范围的档案材料，必须由本单位档案机构或档案人员实行集中统一管理，任何单位和个人不得据为己有或拒绝归档”。;（三）收集工作的原则;（四）文件收集的方法 ;帐外文件”，指未经发文登记和打印、编号的文件。 （1）本机关领导和有关部门负责人参加上级机关召开的会议带回的文件材料，尤其是本机关领导在会议上的讲话、发言以会议上印发本单位的典型材料。 （2）代上级机关拟稿并被采用的文件定稿和印本。 （3）上级机关批转、转发本机关的文件。 （4）国家、省、市和上级机关领导视察、检查本机关、本系统工作时的指示、讲话、题词和声像等材料。;（5）本机关召开的党代会、职代会、团代会、党组（党委、总支、支部）会、行政领导（如局长）办公会、工作会议、专业会议等形成的会议记录、纪要、简报、领导人讲话稿等文件材料。以及领导班子民主生活会报告（一年两次） （6）本机关各种基础数字统计报表和分析材料。 党员统计年报表 团员统计年报表 干部统计年报表;离（退）休干部统计年报表 公务员统计年报表 机构编制、人事年报表 党政人才资源统计年报表 国有事业单位管理人才、专业技术人才统计年报表 党内统计年报表 工资统计年报表 劳动情况统计年报表;保险福利费用构成情况年报表 国有资产统计年报表 财务决算报表 各类业务综合或单项统计报表 纪检监察案件统计报表 审计结论?? （7）领导干部个人重大事项的情况报告（一年两次）。 （8）领导干部个人收入申报的情况报告（一年两次）。，;（9）本机关目标管理、文明建设、廉政建设、纪检监察、综合治理、计划生育等工作以及突发事件、重大活动中形成的文件材料。 （10）本机关各级党组织在工作活动中形成的文件材料。 （11）本机关干部、职工定级、晋级、任免、调动、奖惩、考核、录聘、离退、职称评定等劳动人事方面的审批材料及党员、干部、职工名册。（如干部职工考核等次汇总表、工资变动审批表、工人技术等级考核审批表、工资发放明细表等）;（12）本机关制订的规章制度、管理办法、规定、工作条例、岗位职责等。 （13）本单位财产、档案交接凭证。 （14）本机关编印的简报、出版物定稿、样本。包括机构沿革、大事记、年鉴、组织史、志书等 （15）本机关请示与上级机关的批复，下级机关的请示与本机关的批复。 （16）本机关与外机关签订的各种合同、协议书等。 （17）本机关检查下级单位的工作、调查研究时形成的文字材料。;（18）新闻媒体（报社、电台、电视台、杂志社）报道、转载本机关工作活动的文章、图片、采播通知单等。 （19）本单位领导班子及成员的述职报告。 （20）政府部门在采购过程中所形成的报告、标书、合同等。 ①用户申请报告、项目要求、设计方案等反映采购要求的文件； ②招标通知、竞标登记、竞标单位的标书、竞标会议议程、专家名单、专家意见、竞标结果，采购合同记载竞标和采购合同鉴定过程的文件材料； ③合同变更、设计更改、验收意见，合同执行报告、争议处理等记载合同管理执行情况的文件材料。 ;（五）检查归档文件材料的质量 ;对有批复缺请示的处理 对有请示缺批复的处理。 ①有批复但未归档。 ②电话批复、口头批复未形成文字，或未批复，但实际上已办理，即成事实。 ③直接在请示原件上批复的 ④一个问题或一件事情，经多次请示才予批复的。 ⑤未批复也未办理的请示文件。 ;二、区分归档范围 ;（一）归档文件材料的范围;3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料； 4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。 ;（二）不归档文件材料的范围;3、同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料； 4、下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。;（三）机关之间分工归档的范围;3、上级党政领导机关召开的会议文件，分别由党委、政府办公厅（室）归档，市、县（区）直机关一般不归档。 4、以上级党政领导机关名义召开的专业会议文件，除党委、政府办公厅（室）分别归档外，主办机关也要归档。 5、上级业务主管机关（部、厅、局）发来的文件，由隶属下级机关