浅谈设备档案管理.doc

浅谈设备档案的管理 摘要：本文对设备档案的内容和作用做出说明，并针对设备档案管理中存在的问题提出了如何加强管理工作的建议。 关键词：设备、档案、管理 企业的设备档案是企业进行设备使用、维护、修理过程中产生的重要资料，档案真实地记录了每台设备使用方法和不同运行时期出现的故障及故障原因、检修部位及检修方法，利用这些档案可以客观的评价每台设备的状况。完整的档案既有利于使用单位日常的使用，又有利于平时对设备的维护、保养，又为设备的大修理和新设备的购置提供了参考和依据。 设备档案一般由三个部分组成：一是新设备的开箱资料。如合格证、安装说明书、使用说明书、备品配件清单等；二是技术改造项申请书、批准书、设计施工合同及施工记录、施工图等；三是设备检修记录。如设备检修记录、验收记录、大修计划书及大修合同、大修预算、大修总结、特种设备的年检记录和注册使用登记等。 在实际工作中，设备档案的归档一直较难，竣工资料不准确、不齐全、不规范，如何解决当前存在的问题，是目前值得思考和有待解决的重要问题。我认为，设备案管理中主要存在以下问题： 重建设，轻档案的思想普遍存在，影响着设备档案工作的开展。虽然档案法已经颁布多年，人们的档案意识已有提高，但是，由于宣传力度不够，加上一些人对档案管理工作缺乏正确认识，重建设轻档案的思想仍普遍存在。认为只要在工程竣工验收时，质量合格就可以了。至于资料是否移交，是否按时归档，并不注意。 设备档案内容不全。对于设备档案的保管，一般都需要多个部门的配合，若不及时保存有关档案资料和图纸，将可能造成资料的遗失，给企业文件资料造成损失。 书写不规范，字迹不符合要求。根据档案管理的要求，书写需用不易褪色的黑色或蓝黑色墨水，但是有的档案，是用圆珠笔写的。 针对设备档案管理存在的问题，除了宣传设备档案归档的意义和重要性，增强人们对归档认识外，我认为今后加强档案管理，应从以下方面着手： 做好有关设备资料归档工作。 有关部门应进一步加强宣传力度，特别是借助一些事情，使企业自上而下认识到设备档案的重要性，力争把设备资料的归档工作列入具体议事日程，明确规定设备资料的归档时间，并把各部门设备资料的归档工作的完成情况，作为一项考核依据。 2． 建立健全文件资料的管理制度。 企业的设备资料形成复杂贯穿于整个施工过程，如果不及时收集加强管理，一些材料就会散失，这将给日后档案收集管理工作带来很大的困难。制度的完善与实施，一方面使设备计划的收集工作渗透到各个过程的各个环节中，成为设备计划的制定、实施、验收等各项活动不可缺少的环节，并把收集工作的起点向前延伸到档案形成领域；另一方面完善了档案工作的日常积累、积极考核、结合相应考核细则，对主管领导、有关车间及有关技术人员和档案管理人员的归档情况进行定期检查，并使检查结果与经济责任制挂钩。总之，要让企业科技文件资料的收集和管理在组织上、制度上有保证，使企业设备档案收集工作规范化、制度化。 3． 建立健全竣工档案移交保证制度。设备档案管理工作应实行竣工档案移交保证制度。保证制度对建设单位和施工单位都具有一定的约束力，它可以促使各方面注重并及时收集管理好工程档案，并在竣工后，按照规定向档案部门移交档案，这对促进档案管理工作非常有利。 4． 制定设备档案归档范围。企业中设备档案数量大，内容杂，制定科学合理的归档范围不仅能为收集工作打下坚实的基础，也关系到整个档案工作的水平和质量。根据设备的实际情况，在每次设备的购置、维护和大修理开始前，应要求施工单位按照计划进行购置、签订大修合同，作出大修预算，预算经过审批后方可施工，施工过程中要有设备检修记录，详细记录大修理设备检修部位及检修方法，施工结束后，要将验收记录及大修总结一并上缴到有关部门，由此部门将设备的各种资料上缴档案管理部门进行归档。 5． 严格图纸修改、审批。对于设备项目施工完成后，应由施工单位根据现场实际情况编制竣工资料。其中涉及到原有工程项目变更的，技术人员还要对已经存档竣工图按照规定的编制方法作相应的修改、补充和说明，使之符合现场实际情况。收集档案的人员上缴档案时，应当了解情况，并对档案管理人员进行情况说明，避免档案管理人员对外提供已经作废的或已经修改的错图纸，为以后设备改造和检修提供参考和依据。 6．各级档案管理人员应认真履行职责，严格审查，提高管理水平。收集档案的人员对施工单位上交的文件材料，要认真审查，主要审查竣工文件是否准确、系统、完整、齐全、规范和标准。档案管理人员对上交的文件材料，要认真审查，主要审查竣工文件是否准确、系统、完整、齐全、规范和标准。同时，逐步探索出新的行之有效的档案管理方法，提高档案管理水平，达成科学、规范的要求。 总之，设备档案管理是企业设备管理的重要组成部分，因此必须保证设备档案的归档质量，更好的适应并服务于企业生产。 浅谈设备