冯燕丽V101班-七天.ppt

大家早上好 我是来自电子系信息管理的冯燕丽 秘书向领导提供信息应注意哪些问题？ 秘书部门的信息工作，主要是指根据上级与主管部门的要求了解情况，掌握动态，发现问题，然后进行筛处理，综合分析，提供信息资料给领导参考。具体来说，信息工作在秘书活动中的作用主要表现为以下几个方面： 　　一、辅助领导科学决策，必须依靠信息 　　决策是领导的主要职能，是领导工作的主题。信息是决策的依据，是七天酒店决策的必要条件。没有信息，就没有科学决策。进行预测和确定目标，必须将过去和现在的各种信息进行收集、加工、传递和利用；拟定各种可供选择的决策方案，必须对收集到的各种信息进行归纳、推理、评价，也就是具体地利用信息；决策方案的选择、实施、修正等等，其客观依据依然是大量的信息。 　 　二、起草文件必须依靠信息 　　秘书人员撰拟公文，不能闭门造车，而是要在掌握各种信息的基础上，根据领导意图，经过分析、综合，形成更系统、更准确的新的书面信息。可以说，秘书撰拟公文，就是运用信息为机关服务。 　　三、信访咨询工作需要依靠信息 　　秘书人员在接待群众来访、处理群众来信时，必须运用所掌握的政策精神、规章制度、领导意图、实际情况等信息，经过分析、判断，去回答来访，回复来信，或者转有关部门处理。 　 　四、做好日常管理工作必须依靠信息 　　秘书要办好机关各项公务，不仅靠领导意图、个人学识，还必须依靠各种信息作依据、作借鉴。信息多，耳朵灵，综合判断、处理事务的能力就强。秘书人员必须会运用各种信息，把相关部门联系、协调起来，明确分工，消除矛盾，同步协作去完成共同的任务。另外，秘书主动、认真地为部门领导反映各种情况，提建议要求，出主意，也是在运用信息为部门服务。 　　总之，秘书工作的一切方面都离不开信息，新时期特别要求秘书强化信息意识，研究并掌握信息工作的规律，才能发挥好参谋助手的作用。 个优秀或称职的秘书，应是收集、整理、加工信息的能手，如果你热爱秘书这个职业，那么你一定会朝着这个方向努力。 　　信息的处理就是对获取的各种信息进行加工、分析、综合、归类、过滤，从中获取有用的情况、数据，进而提炼出新的思想、理论，用以指导工作实践的全过程。信息的处理包括信息的整理加工、信息的储存、信息的传递三个部分。 那么怎样才做到优秀呢？ （１）筛选。即对收集到的大量信息进行甄别，经过初步分析和研究，淘汰内容贫乏的，选出内容新颖、有价值的。概括地说，就是要力求选出的每条信息都符合实、新、精、准 的要求。完全做到这一点虽然不大可能，但剔除无用的或用处不大的，只允许有用的通过，这不仅可能而且应该做到。这就是筛选的基本任务。 （２）校核。即对经过初步甄别的信息作进一步的校验核实。任何信息都内含着自身的价值，其价值的大小，在于是否真实地反映了客观事物发展的状况，即是否具有真实性。由于信息的来源、信息的传播渠道中难免有客观的杂质和主观的因素干扰，因此秘书接触到的信息往往带有一定的模糊度、多余度、滞后度，有的含有虚假成分，有的可能完全是假象。信息中的不真实因素，一般七天酒店表现为偏颇、夸张、拼凑、添枝加叶、捕风捉影等几种情况。如果说筛选是过粗筛子，把有用的信息挑选出来，而上述各种不真实的信息则可能因表面有用而漏网。这就需要校核，好比是再过一遍细筛子，把各种有用的水分挤干，确保信息的真实、准确。进行校核的方法有多种， 其中最常见的方法有三种：第一，分析法，即对原始信息中所表述的事实和叙述方法进行逻辑分析，发现其中的破绽和疑点，从而辨别其真伪。例如，同一材料中前后矛盾，就可以判断其中必有一个有错，或者两个都错。分析法的长处在于一般不需要借助于其他手段，仅从原始信息本身就能发现某些错误。第二，核对法，即依据权威性的信息材料进行对照分析，发现和纠正原始信息中的某些差错。所谓权威性材料，即其本身的正确性是勿容置疑的。比如，用《中国统计年鉴》来对照某一部门的年终统计材料；用国家颁布的标准化规定来对照某些产品的标准程度等。这就是核对法的具体运用。这里的关键是要掌握直接的、最新的权威性材料。第三，调查法，即对原始信息中所表达的事物的运动变化情况，通过现场的调查来验证它的真实性和准确性。这种方法需要花费较多的人力和时间，一般只对重要的原始信息进行现场调查鉴别。 加工。加工是更具创造性的整理阶段。加工的范围非常广泛，涉及信息的内容和形式各个方面。在信息的加工过程中要注意这样几个问题：第一，充实内容。对零碎、肤浅、杂乱而又有价值的信息，要弄清它的性质、范围、意义和发展趋势，充实、丰富它的内容。常用纵深法对信息进行此类加工。所谓纵深法，即“打破沙锅纹（问）到底”的方法，从纵的方面，按原始信息资料提供的某一主题层层逼近，或按某一活动的时间顺序，或按某一事件的历史进程生发开去