关于城建档案收集工作问题及对策探析.doc

关于城建档案收集工作问题及对策探析摘要：本文对目前城建档案收集工作中存在的问题进行探讨，并且对城建档案收集过程中产生困难的原因进行分析，进一步提出有效的对策为问题的解决提供一些参考。 关键词：城建档案；收集；问题；对策 引言 城建档案收集工作是城建档案工作的基础和起点，是将工程相关文件材料转变成城建档案的必要环节。城建档案收集工作作为档案工作的初始环节，丰富馆藏的手段，在城建档案的管理工作中发挥着越来越重要的作用。然而，城建档案收集工作中仍然存在着一些问题亟待解决。本文将对此展开探析，并提出一些解决问题的建设性意见。 一、收集中存在问题 1.被动收集 以前，城建档案管理工作中实行的是档案保证金制度，即是在建设工程报建时按工程造价缴交一定比例的保证金，档案依时完整归档后退还保证金，档案不依时归档和档案不完整退还部分保证金。档案部门缺少主动、积极追收档案的动力，反正保证金在手上，不归档不退还保证金，导致很大保证金退不回，造成一部分应归档的档案不依时归档或不归档。如我室最多时积累的保证金达一亿多元。取消保证金制度后，建设部门发了文件，实行备案制。备案制必须得到建设主管部门及建设工程质量监督部门的支持，否则也很难将档案收集起来。由于一些单位各自为政，业务工作不相互配合，单靠城建档案管理部门收集档案，力度不够，造成一部分档案还是收不上来。如我市部分地方的城建档案归案率不高，部分建设档案不依时归档或不归档。 2追求数量，忽视质量 在城建档案收集工作中存在着好大喜功的现象，对收集的档案范围界定模糊，收集中过分的追求数量。在收集中对一些小项目和次要的项目反复收集，导致城建档案的资料审核人员的工作负荷增加，档案馆资料过剩，相关档案的整理归档入库等工作明显滞后，城建档案的鉴定和不合格档案销毁工作无法配套实施。城建档案的盲目收集使得许多没有多少实用价值的城建资料充斥入馆，使得档案整理工作压力巨大，档案管理工作不能够有效的开展。此外，过剩的城建档案还容易导致档案管理工作的人员缺乏和档案库房紧张等一系列问题。 3制度规章不到位 目前，城建档案保证金制度取消后，相关的城建档案收集的法律法规和制度没有及时完善，导致城建档案不能有效归档。由于收集手段的不合理从而使得部门城建档案流失造成了巨大的损失。建设部虽然颁布了一些管理条例以加强档案工作中的执法，但是依法治档依然受到较多的阻碍，执法的力度有待加强。因为经济处罚是处罚建设方的，如部分建设方是政府部门，则等于罚政府部门的钱转到财政的账户上，没有实际意义，所以在实际经济处罚的执行中，罚款的数量很少。 4收集人员水平不高 从事城建档案收集的工作人员，档案专业水平普遍较低，有待进一步加强。在城建档案的收集中，很多档案收集工作人员是来自建筑行业中的施工员或农民工，其对城建档案的归档标准和要求、档案建立的方式方法等掌握得均不够充分。因此，在城建档案的收集过程中容易导致零散、遗漏和失真等现象的产生，城建档案难以和建设施工同步形成。 5重视程度不够 部分建设单位没有充分认识到城建档案的重要性，社会的有关部门对城建档案工作也表示出不理解和不支持的态度，进而影响了城建档案收集工作的开展。部分领导、基建工作的管理人员和相关技术人员在工程施工上轻视档案而重视建设，片面的追求建设工程的工艺和质量而忽视城建档案收集是否完整、真实和有效。相关单位没有将城建档案管理工作列入到工作范围当中，没有相应的管理规范制度来保证城建档案收集的完整性和真实性。这在一定程度上导致了入馆后的城建档案存在这缺失和损毁等现象产生。 6管理缺失 虽然相关的法律法规明确规定，建设单位应当及时地收集和整理建设工程档案，在建设工程完成竣工验收后及时地提交项目档案给相关主管部门，但是相关职能部门对城建档案收集工作的重视程度不高，进而导致了城建档案工作中有效管理的缺失。相关的职能部门之间配合不当，对城建档案的收集不予以重视，容易导致工程备案与城建档案进馆环节的脱离，使得城建档案在收集过程中就发生了遗漏。城建档案收集工作应当需要行政管理部门与相关部门间的密切协作，不能单独依赖城建档案部门，因为城建档案管理部门不是政府管理部门，而是一个事业单位，权威性不够。 二、问题解决对策 1完善法律规章，依法治档 要解决城建档案收集工作中存在的问题，最根本的是建立一整套完善的法律法规。在城建档案的收集工作当中要充分利于法律法规所赋予的权利，依法开展城建档案收集工作，做到有法必依、执法必严和违法必纠。适当地运用行政手段对城建档案管理工作中产生的矛盾进行协调处理。城建档案部门应当设置监察机构，对建设单位的城建档案的移交情况进行有效地监督，同时还应当积极争取相关主管部门的支持与配合