行政公文格式和规则.doc

行政公文格式和规则 行政公文格式和规则 公文具有规定的格式，以保证公文的完整性、准确性和程序性，并且便于公文的处理，提高办公的工作效率。 公文的格式一般包括： （一）外部形式 1、公文用纸：A4（210mm297mm） 上白边：37mm1mm；下：35 mm；左白边：28mm1mm；右：26 mm。　　 版心：156mm225mm（不含页码）。 2、排版规格：从左至右横排。正文用3号仿宋字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，一般每面排22行，每行排28个字。本文由论文联盟http://www.LWlm.cOm收集整理 3、装订要求：公文应左侧装订，不掉页。（具体可参见本章附录部分） (二)内部结构 1、文首部分 即文首，包括份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素。 文首占首页1/3篇幅，下设横线与主体部分隔开。如果是党务公文，间隔线正中印有红五角星。 （1）公文份数序号 公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用6位阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。 《办法》规定带有密级的公文要编制份数序号。如果发文机关认为有必要，也可对不带密级的公文编制份数序号，如国务院文件都编有份数序号。 编份数序号的目的是准确掌握公文的印制份数、分发范围和对象。当文件需要收回保管或销毁的时候，就可以对照份数序号掌握其是否有遗漏或丢失，可以掌握每一份公文的去向。因此，发文机关在发文或收文机关在收文时，都要登记份数序号。 （2）秘密等级和保密期限 公文的秘密等级分为绝密、机密、秘密三种，前标密级，后用标期限。如机 密一年。用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；秘密等级和保密期限之间用隔开。 绝密：是在公文办理范围上，仅限于被指定的某一级机关或负责人。需单独登记处理。 机密：是在限定的范围内阅读。下发的范围、数量比绝密大些。 秘密：是指有一定机密性的文件。在一定的组织和机关内部阅办，不宜对外公开。 为确保文件的机密，要正确划分文件的机密等级，不要多发了或少发了影响工作。 文件的机密性越大，印发的范围越小；机密性越小，印发的范围就越大。 当然，机密是有时间性的。有的公文发文时是绝密，但时间久了，就可变为机密，或者都可以公开了。如杜鲁门的3000小时讲话录音，现在可以买钱了。有的文件发文前是绝密，但在公布后就没有机密性了。如干部调动。 （3）紧急程度 即公文送达催办的时间限度的要求。根据《办法》规定，紧急公文应当分别标明特 急、急 件。 其中电报应当分别标明特 提特 急、加 急、平 急。 位置：用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。 有时标在标题中，如紧急通知。 紧急程度的划分要实事求是，根据公文内容和领导批办的时间要求来决定，该缓则缓，该急则急。 （4）发文机关标识 发文机关标识即人们通常所称的红头。它是由发文机关全称或规范化简称加文件二字组成的。发文机关全称应以批准该机关成立的文件核定的名称为准。规范化简称应由该机关的上级机关规定。 联合行文时应使主办机关名称在前，文件二字在发文机关名称右侧，上下居中排布。 （5）发文字号 发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号〔〕括住；不加第字。 如中办发〔2003〕5号，表示中共中央办公厅在2003年度内发布的第5号文件。联合行文，只标明主办机关的发文字号。 其作用：便于公文处理、查找和引用。 （6）签发人 签发人标识仅在上行公文中才出现。在上报的公文中标识签发人姓名，主要目的是为上级单位的领导人了解下级单位谁对上报事项负责。平行排列于发文字号右侧，即 发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。 间隔线：通常在版头与标题之间，用一红线反线作区别标志。 2、主体部分 由标题、主送机关、正文、附件、成文时间、公文生效标识、附注等要素构成。 （1）标题 公文标题，是公文内容的高度概括。字体略大于正文。位于版头空2行下面居中的位置，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布。 标题：发文机关名称+事由+文种。 例如: 《浙江万里学院关于 有时发文机关和事由可省略，因为事情简单，文头也已有发文机关。 注意：不能一级一级套用：的通知的通知的通知。 事由要单一，这是由一文一事决定的。 避虚就实，把公文的内容要点抓住、抓准。 （2）主送机关 主送机关指负责处理、执行公文的机关单位。其余的都是抄送机关。这是公文发出后能否及时处理的一个关键