流程执行的效率瓶颈.docVIP

　　流程执行的效率瓶颈|第1 流程执行在追求效率时不能脱离企业的大背景，就像汽车在追求速度的过程中不能违反交通法规一样，它会受到企业很多方面因素的影响甚至限制。 图1 某机械厂新增物料流程示意图 企业在流程改进的过程中，经常会听到仓库管理员有这样的抱怨：供应商已经将货物送到仓库，但是仓库管理员在ERP系统中找不到相关的采购订单，没办法办理货物的入库手续。仓库管理员咨询采购员时，他们理直气壮地说因为ERP系统里面没有物料号，但是生产急着用，所以来不及下采购订单就把东西采购回来了。 当顺着采购员的问题询问负责ERP物料管理的工程师时，他们又说新增物料申请表上周二就已经发出，但到现在还没有回来，因此没办法将物料信息输入到ERP系统中。 乍一听，每个人都有充分的理由来说明此事与己无关，而且他们都是在按流程来执行。物料工程师的物料信息没有输入ERP系统是因为“新增物料申请表”没有批复回来，采购员没有在ERP系统中下达订单是因为ERP系统中没有物料的相关信息。 是职能部门没有尽职工作吗？还是说流程没有按规定执行？问题的回答都是否定的。问题在于采购部门发出物料采购信息到供应商送货这个周期内，物料的基本信息，以及采购订单，始终没有在ERP系统中完成相应的工作。 图1为某机械厂的新增物料流程示意图，在这个流程中涉及了共8个部门次以及近10多个步骤。如果说每一个部门次用一天的时间来完成相关的工作，考虑到周末休息的因素，此流程的执行最快需要10天，最慢的话可能超过14天。也就是说，在不考虑流程执行过程中滞留在某一个部门的情况下，新增物料流程需要的平均周期是12天。 可以看出，这样的新增物料流程执行的周期十分漫长，效率也相当低下。然而在中小制造企业里，不仅有“新增物料流程”现象，而且这种现象也同样普遍存在于其他主要流程中。 透过“新增物料流程示意图”不难看出，影响流程执行周期长和效率低下的主要因素有以下三个方面：流程的步骤偏多或环节过于复杂、流程执行过程没有尽职尽责以及流程执行的过程控制等，也就是如图2所示的流程执行效率的三大瓶颈。 它们分别从不同角度及不同层面直接影响着流程执行的效率和周期，只有准确识别这些瓶颈并解决它们，才能更好地提高流程执行的效率并缩短流程执行的周期。 瓶颈一：流程步骤偏多或环节太复杂 在建模或制定流程的过程中，流程撰写者由于担心其他人员指责流程的片面性，总是将尽可能多的步骤和环节都放在流程中，从而体现出流程在建模和制定过程中考虑问题的全面性和专业性。 殊不知，这种流程的全面性和专业性反而成为执行效率的瓶颈。以图1所示新增物料流程为例，流程的最初目标是希望物料的信息能够完整地输入到ERP系统，确保信息能够全面准确地输入到ERP系统中。然而正是为了物料信息的全面性而将流程的执行周期延长了很多。 流程执行在追求效率时不能脱离企业的大背景，就像汽车在追求速度的过程中不能违反交通法规一样，它会受到企业很多方面因素的影响甚至限制。 图1 某机械厂新增物料流程示意图 企业在流程改进的过程中，经常会听到仓库管理员有这样的抱怨：供应商已经将货物送到仓库，但是仓库管理员在ERP系统中找不到相关的采购订单，没办法办理货物的入库手续。仓库管理员咨询采购员时，他们理直气壮地说因为ERP系统里面没有物料号，但是生产急着用，所以来不及下采购订单就把东西采购回来了。 当顺着采购员的问题询问负责ERP物料管理的工程师时，他们又说新增物料申请表上周二就已经发出，但到现在还没有回来，因此没办法将物料信息输入到ERP系统中。 乍一听，每个人都有充分的理由来说明此事与己无关，而且他们都是在按流程来执行。物料工程师的物料信息没有输入ERP系统是因为“新增物料申请表”没有批复回来，采购员没有在ERP系统中下达订单是因为ERP系统中没有物料的相关信息。 是职能部门没有尽职工作吗？还是说流程没有按规定执行？问题的回答都是否定的。问题在于采购部门发出物料采购信息到供应商送货这个周期内，物料的基本信息，以及采购订单，始终没有在ERP系统中完成相应的工作。 图1为某机械厂的新增物料流程示意图，在这个流程中涉及了共8个部门次以及近10多个步骤。如果说每一个部门次用一天的时间来完成相关的工作，考虑到周末休息的因素，此流程的执行最快需要10天，最慢的话可能超过14天。也就是说，在不考虑流程执行过程中滞留在某一个部门的情况下，新增物料流程需要的平均周期是12天。 可以看出，这样的新增物料流程执行的周期十分漫长，效率也相当低下。然而在中小制造企业里，不仅有“新增物料流程”现象，而且这种现象也同样普遍存在于其他主要流程中。 透过“新增物料流程示意图”不难看出，