附知分会的流程说明.docVIP

附知分會的流程說明 主辦單位要同時將公文送出，收集各單位意見後，才將公文送至下一流程，此時可採用附知分會的方式： STEP1.欲送附知分會的登記桌至「已分辦待處理」區，勾選欲進行附知分會的公文後，點按按鈕（如下圖一），後選要分會的單位並點按將單位加入下方受會單位區塊後，點按即可將公文電子流程送出（如下圖二）。 圖 一 圖 二 送出後的公文會無法點選進行會送下一單位的動作，需等其他單位都分會送回後，才可繼續送件進入下一關卡（分會後畫面如下圖三） 圖 三 STEP2.收到附知分會的單位登記桌，先依照一般分辦方式，將公文分辦給承辦人（圖四），等承辦人辦理彙整意見完成，要將公文送回到原承辦單位時，單位登記桌先至「已分辦待處理」區中，勾選欲分會送回的公文後，點按即可將公文送回給原承辦單位（如下圖五）。 圖 四 圖 五 STEP3.主辦單位收到各單位分會送回的公文後，即可於「已分辦待處理」區中，針對此公文進行下一流程送件的工作。 圖 六 PS：若附知分會單位不是點按按扭送回主辦單位時，系統無法判斷主辦單位已經完成附知分會的會畢動作，也會因此無法將公文送入下一程序，此時主辦單位登記桌可請受會單位將該公文「取消送件」後，重新進行「分會送回」的動作，或主辦單位登記桌自行重複上述STEP2動作，將公文「分會送回」給自己後，即可導入STEP3作業流程。