文书和档案管理基础(第三版)5单元.pptVIP

文书与档案管理基础;第五单元 特殊载体档案管理;任务三 照片档案管理;电子文件?： 指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅?读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 电子档案： 就是经过整理归档保存的电子文件。 电子文件生成途径主要有两种：直接生成和模数转换。 直接生成： 指文件是在各种数字技术环境中以数字形态产生，或通过各种数字技术设备对声音、图像等多媒体信息直接接收、采集而成。在日常工作中，办公自动化（OA系统）是电子文件直接生成的主要渠道。 模数转换是指将模拟信息转换为数字信息，以利计算机处理的过程。;1、手工与计算机辅助整理比较?： 所谓辅助的三个含义： 第一、操作的对象是文件的数字化信息或目录数据，包括文件的内容，即原文扫描或由文字处理软件形成的各种电子文件，而不是文件的实体。 第二、目录数据、信息的形成要由文档人员输入分类信息，再由计算机根据这些信息，通过运行档案管理软件来完成。 第三、由计算机形成的目录数据、信息，一般还要由档案管理人员进行审查和调整。;手工与计算机辅助整理的区别?： ①文件分类方式不同 ②文件排列方法不同 ③档案编目的过程不同 ;计算机辅助整理归档操作?： ①录入档案分类方案 ②数据准备和拟归档 ③归档审查与调整 ④执行归档命令 ⑤打印目录并整理上架 ;1、主要渠道 一是办公自动化系统（OA）， 二是计算机辅助设计系统（CAD）和计算机辅助制造系统（CAM）。 2、收集方式 ①健全电子文件的归档制度 ②建立电子文件登记表 ③电子文件的收集渠道，可以离线收集（磁盘、移动硬盘和光盘）和在线收集（网络传输）。 ④不能忽视对纸质文件的收集。 ;2、电子文件收集工作的要求 ①电子文件的收集工作应当即时进行，随时对电子文件进行备份，存储于能够脱机保存的载体上；对在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任的电子文件，应采取捕获措施，集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以防散失。 ②电子文件的收集积累工作应当由电??文件的形成者或承办者负责。 ③必须采取严格的安全措施，保证被收集的电子文件不被非正常改动。;2、电子文件收集工作的要求 ④对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。 ⑤对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。 ⑥计算机系统运行和信息处理等处理过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。;2、电子文件收集工作的要求 ⑦对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态的情况下，其内容信息可脱离套用模板进行存储，被套用模板作为电子文件的元数据保存。 ⑧每份电子文件均要填写电子文件登记表，制成电子表格的电子文件登记表，应与电子文件一同保存，永久保存的电子表格应附有纸质等备份并与相应的电子文件备份一起保存。 ;3、电子文件的归档范围 概念 电子文件归档是将具有档案价值的电子文件由形成部门向档案部门移交的过程，标志着电子文件管理责任由文件生成部门向档案部门的正式移交。 范围 电子文件的归档范围小于其收集范围，它总体上应参照国家关于纸质文件归档的有关规定来确定，但有一点不同：所有归档的电子文件必须与规范、齐全的元数据一并归档。 电子文件类型 ①图像文件 ②图形文件 ③数据文件 ④文本文件 ⑤命令文件 ⑥影像文件 ⑦声音软件 ⑧多媒体文件 ;3、选择存储载体 与纸质文件整理的最大区别，在于电子文件的整理要选择载体，以便进行记录。 选择载体，就是根据不同载体保存电子文件的特点，在电子文件形成、积累时，选择电子文件载体。 选择要求 ①存储容量大； ②选择性能稳定，易长期保存； ③方便检索使用； ④标准化程度高 国家标准推荐使用的电子文件载体为光盘、磁带、硬盘，软磁盘禁止作为档案的存储载体。 ;光盘的特点 ①记录密度高、信息存储量大； ②寿命长； ③数据传输率高，存取速度快。 ④表面有保护层，易保存。;4、整理刻录 ①归档审查 ②刻录准备 ③光盘刻录 先要在硬盘的子目录下，建立由说明文件、类目表、著录文件和电子文件目录等光盘的根目录，及其相应子目录组成的树形结构。 ④光盘浏览 ⑤加封光盘标签 ⑥编制电子档案目录 5、制作封面 封面内容包括光盘名称、项目编号、单位和归档日期。 ;6、电子文件归档 ①归档方式 电子文件归档，包括电子文件逻辑归档和物理归档。 逻辑归档是指在计算机网络上进行的，不改变原来存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。 物理归