国立国父纪念馆.PPT

國 立 國 父 紀 念 館檔案管理作業簡介 報告單位:總務組 99年11月 簡報大綱 壹?檔案管理業務現況簡介 貳?檔案管理作業情形 參?綜合表現與特殊績效 肆?未來努力方向 壹?檔案管理現況 現行檔案庫存量 檔案庫房轉變 檔案歸檔方式 檔案調（還）卷方式 國父紀念館歷史沿革 紀念國父孫中山先生之偉大人格及革命行誼並發揚其思想學說，政府於民國五十三年開始籌建國父紀念館。 民國 五十四年先總統 蔣公親自主持奠基典禮；翌年經公開徵圖，由名建築師王大閎所設計之圖樣獲得入選 民國六十一年五月十六日主要工程完成，舉行落成典禮，隸屬台北市政府。 民國七十五年七月改隸教育部，並合併陽明山中山樓，機關名稱從「國父紀念館管理處」易為「國立國父紀念館」。 一、現行檔案庫存量 本館目前保存檔案自民國61年起迄今約有85,834件。 91年度至99年度檔案保存情形 年度 永久保存 定期保存 合計 99年 97 4405 4502 98年 120 5022 5142 97年 140 4552 4692 96年 141 4402 4543 95年 198 4360 4558 94年 1352 2989 4341 93年 1633 3052 4685 92年 1398 2933 4331 91年 1105 2785 3890 總計 6184 34500 40684 二、檔案庫房的改善 機械式密集櫃 溫濕度計 低紫外線燈管 三、檔案歸檔方式 檔案點收、整卷、上架等作業 （一）承辦人公文辦畢後，由各組室登記桌將  公文文號傳送至公文管理系統內。 （二）將欲點收之公文依檔案分類號及保存年 限納入檔案管理系統。 （三）進入檔案管理系統進行公文及附件之點 收。 （四）將檔案拆釘後，重新整理並核對確定無 誤。 （五）將已分類之檔案依點收時間排序、編目 後裝冊。 （六）繕造檔案卷冊背脊卡、目次表、立卷後 上架。 四、檔案紙本調（還）卷 借調檔案流程如下： 公文管理系統→登記桌→調卷申請→檔案調卷申請（案卷） →登入公文文號，選調案件後存檔列印。 調案單須經單位主管簽核，送交管理人員調檔。 貳、檔案管理作業情形 檔案管理計畫與培訓 檔案立案編目 機密檔案安全維護與定期清查 檔案保管與庫房設施 作業資訊化 一、檔案管理計畫與培訓 檔案管理編制： 本館檔案管理業務隸屬總務組，配置正式編制人員1人。 機關薦送參訓 日期 研習主題 主辦單位 98/3/3 檔案管理資訊系統驗證說明會 檔案管理局 98/6/15 98年度部屬機關學校總務工作檔案管理研習會 教育部 99/3/4 檔案管理資訊系統驗證說明會 檔案管理局 99/10/14 至臺灣科技大學進行檔案觀摩學習 99/10/15 99年度部屬機關學校檔案管理教育研習 教育部 99/10/22 一見如故~檔案複製技法研習 國立台灣大學 99/11/12 99年度部屬機關學校檔案管理教育研習 教育部 二、檔案立案編目 （一）訂定檔案分類表暨檔案保存年限區分表：檔案分類表暨檔案保存年限區分表本館業經檔案管理局於95年1月12日檔徵字第0950009029號函核定在案。 分類號 類目名稱 保存期限 類 綱 目 02 總務類 00 各項法規條例,解釋要點,公告 永久 01 採購業務 10 1 工程採購 10 2 勞務採購 10 3 財務採購 10 4 重大工程 永久 02 財產管理 20 1 環保 20 （二）檔案立案編目 歸檔案件均妥適分類並建立案名 99年1月迄今，計已點收、立案之公文共 4,502件。 所有歸檔檔案均依規定確實賦予檔號，詳實著錄保存年限、附件歸檔情形及編列頁碼。 三、機密檔案安全維護及定期清查 機密檔案與一般檔案分別存放，存放於可上鎖之鐵櫃內。 密件檔案備有專用封套封裝。 現有機密檔案 55 件。(78年迄今) 四、檔案保管與庫房設施 本館於本（99）年始建置密集式移動檔案櫃庫房。 重新整理檔案，檔案卷夾封面及背脊皆依規定重新整卷並標示註記。 個案編目次號，案卷內案件依目次號順序，由小到大排列。 檔案依檔號大小，由左至右，由上至下排列。 同案名之案件放置於同一卷夾。 為維護檔案保存之完整性及長久性，使用去酸、去鐵器材質之檔案卷夾，案卷內皆放置目次表，且載明事項。 各案件於首頁編目次號，案卷內案件依目次號順序，由小到大排列。 檔案保存安全與維護 不斷電裝置及資料備份 攝影監視及防盜警報 緊急災害應變演練 六、作業資訊化 機關檔案管理資訊系統 本館檔案管理資訊系統符合檔案法相關規定，作業功能包括點收、立案、編目、保管、檢調、銷毀及案卷貳層級著錄