2007年5月国家秘书资格考试三级案例录像题解读.doc

《秘书之友》2008 年第2期 33 2007 5 50 10 2 8 45 年月国家秘书资格考试三级案例录 像题有两题，共分。这两道题均要求仔细观 看秘书高叶的工作情景，指出其工作环境、工 作表现及个人行为中至少处正确和错误的地 方，每处分。这里试对第一题加以分析。 宏远公司总经理助理高叶。 公司小会议室。 点分，身着职业装的高叶持文件夹与 秘书小田一起走进公司小型会议室，开始会议 前的准备工作。 会议室里，窗明几净；呈椭圆型的会议 桌，摆设整齐，绿色植物充满生机。 高叶：“小田，把窗户打开，调好空调温 度。” 小田：“好的。”他打开窗户，调节空 调。高叶在座位上翻看文件。这时来开会的三 个部门经理一起走了进来。 高叶招呼道：“你们来了？” 众经理：“高秘书，你好。”然后在高叶 的对面落座。 高叶：“昨天通知带的资料带来了吗？” 一、情景叙述 谢世洋刘丽萍朱赛赛郭金兰 ——2007年5月国家秘书资格考试三级案例录像题解读 众经理：“带来了。” 高叶一边翻阅资料，一边示意小田给大家 倒水。这时杨总经理来了，高叶起身迎接： “杨总来了？” 大家齐声说：“杨总，你好。” 高叶亲自给杨总倒水。小田随手关上门。 会议开始。 杨总：“今天请三位来，是想了解一下各 方代表对前天结束的会展的反应。高秘书已经 通知了你们会议内容，相信你们都做了准备。 一会儿呢，针对会议中出现的问题做个总结。 高叶，要不你先说说你们会务组的情况，然后 他们再发言。” 高叶：“好，那我先说。对于这次会展， 我在结束时做了现场调查。这是调查表，你们 传着看看。我汇总了一下，应该说对这次会议 的组织，会务组成员都比较尽心，基本取得了 预期的效果。参加展销的厂家也比较满意，感 觉收获不小。会议内容比较紧凑，也比较精 彩，对于食宿的安排也没提什么意见。” 杨总：“那会议结束后，对没有马上走的 人怎么安排的？”34 《秘书之友》2008 年第2期 RETARY`S COMPANION 高叶：“根据他们的要求，我跟饭店已说 好，延长住宿的费用照常优惠。但是有些环节 我想以后要注意：一是报名参加的人数与实际 到会人数有很大出入，会议资料准备不够，我 们已经让没有领到的单位留下详细地址，这周 内就给他们快递过去。二是我们的服务人员对 会场环境不太熟悉，给代表造成不便，代表中 有所反映。基本情况就是这样。” 部门经理一：“我在会场听到有的代表抱 怨会议室温度太高了，空气也不好。” 部门经理二：“第二天有的分会场的引导 标识挪走了，害得参会的人问来问去。” 部门经理三：“我了解的情况也差不多， 基本上他们都说了。” 听完他们的表述，杨总说：“高叶，你把 刚才他们说的情况再调查一下，然后实事求是 写进会议总结中。会议总结写好后先给我看一 下。今天的会议就到这了。” 高叶：“好的。” 三个部门经理起身离开：“杨总，高秘 书，我们先走了，再见。” 杨总、高叶：“再见。” 小田秘书：“高秘书，这是会议记录。” 高叶接过会议记录，稍做整理后递给杨 总。 高叶：“杨总，您在这儿签个字。有关会 议经费的情况我统计完了，基本符合会前预 算，没有超支。详细的数字我会连同会议总结 一起给您。杨总，您先忙吧，我们收拾一下再 走。” 杨总：“好吧，再见。”杨总起身离开。 高叶、小田开始收拾会议室。 高叶：“小田，把窗户和空调关了。” 小田应道：“好的。” 高叶把凳子一张张摆放好，同时吩咐小 田：“出门前别忘了关灯。” 小田：“好的。” 待一切收拾妥了两人关灯离去。 二、情景分析 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 这道情景题的主题是会议的组织与安排。 其中涉及三方面的知识点：一是会前筹备，二 是会中服务，三是会后总结。 （一）会前筹备 会议前，秘书应做好以下工作。 制定会议方案。包括确定会议主题与议 题，确定会议时间与地点，确定会议参加人、 主持人与发言人，确定会议所需设备，确定会 议文件内容与发放范围，拟定会议经费预算， 确定会议人员的食宿，确定会议筹备机构等。 发送会议通知。 制定会议证件与指示标识，包括代表证 和各种区域的指示牌、名签、台签等。 布置会场。 检查会务筹备情况。即检查会场布置是 否符合需要、会场能否排除干扰、会场温度是 否适宜、会议设备是否良好、会议资料是否备 齐、会议保卫工作是否到位等。 拟订会议议程与日程。 审核会议文件，如有关领导人的讲话稿 及会议的议程与日程安排等。 与领导沟通会议筹备情况。 拟定会议应急方案，包括人员、场地、 设备、资料等方面可能出现问题的应急措施。 安排与会人员的食宿。 从情景录像来看，该情景牵涉两个会议： 一是眼前的工作总结会，二是前天刚结束的新 产品展示会。前者是单位内部的小型座谈会， 后者属百人左右的中型商务洽谈会。录像中未