企业数字档案馆室建设指南.docVIP

企业数字档案馆（室）建设指南 （征求意见稿）  编制说明 《全国档案事业“十三五”规划纲要》将推进数字档案馆建设列为“十三五”时期的重点任务之一。但一直以来，不少企业反映，在数字档案馆（室）建设中，缺少针对性强的参考性文件，在进行数字档案馆（室）建设方案设计、需求分析、体系实施等过程中，存在数据格式不统一、系统功能挂一漏万、建设过程不规范等问题。为此，国家档案局组织人员编写了《企业数字档案馆室建设指南（征求意见稿）》（以下简称《指南（征求意见稿）》）。 与现行有关数字档案馆、数字档案室建设指南相比，《指南（征求意见稿）》体现了企业特色，主要表现在以下方面： 一是将数字档案馆和数字档案室建设要求合二为一。由于企业档案管理体制机制大量存在馆室合一的情况，《指南（征求意见稿）》将数字档案馆和数字档案室建设要求合二为一，更加符合当前企业档案工作实际。 二是在档案管理系统功能上突出了企业需求，增加了如科技文件材料管理等可选的功能需求，以满足部分企业档案部门承担科技文件材料管理职能的实际需求。 三是在档案资源建设上突出了企业特点，按企业档案分类列出了档案数字化的范围，可操作性更强。 四是突出了电子文件归档管理，按企业信息系统类型详细列出了电子文件的归档范围。 五是在安全保密体系建设上更加细化，按照安全保密体系的层次架构，列出了安全保密体系建设的重点内容。 目 录 1. 概念与基本特征 6 1.1 概念 6 1.2 基本特征 6 2. 建设目标、原则与内容 7 2.1 建设目标 7 2.2 建设原则 8 2.3 建设内容 9 3. 基础设施建设 9 4. 档案管理系统功能 10 4.1收集功能 10 4.2归档文件整理功能 11 4.3电子档案存储功能 12 4.4电子档案保管功能 12 4.5统计与报表 13 4.6利用功能 14 4.7 系统管理功能 14 4.8其他可选功能 16 5. 数字档案资源建设 16 5.1传统载体档案数字化 16 5.2电子文件归档 17 5.3专题数据库建设 18 6. 制度规范建设 18 6.1制度建设 19 6.2标准规范建设 19 7. 安全保密体系建设 20 7.1物理安全 20 7.2数据安全 20 7.3网络与应用系统安全 21 7.4应急预案 21 7.5安全管理制度建设 21 8. 经费与人才保障 21 8.1经费保障 21 8.2人才保障 22 9. 建设步骤 22 9.1规划与立项 22 9.1.1成立项目工作组织 22 9.1.2制定项目方案 23 9.1.3项目评审立项 23 9.2项目实施 23 9.2.1硬件配备 23 9.2.2档案管理系统实施 23 9.2.2.1系统开发 24 9.2.2.2基础数据准备 24 9.2.2.3系统测试 25 9.2.2.4人员培训 25 9.2.2.5系统切换和试运行 25 9.2.2.6系统的评价与验收 25 9.2.3存量档案数字化 25 9.2.4电子文件归档 27 9.2.5项目验收 27 9.3 项目维护 27 企业数字档案馆（室）建设指南 企业档案是企业产品研发、生产和经营管理活动的真实记录，是企业有形资产的记录和凭证，是企业无形资产的载体和组成要素。企业档案工作是企业各项工作中不可缺少的基础性工作，在保障企业生产、经营和管理持续开展，资产保值增值和延续企业历史等方面具有重要地位和作用。 随着信息社会的到来与企业信息化建设的发展，建设数字档案馆（室）是企业档案工作升级换代与创新发展的必由之路。建设符合国家、社会和企业信息化发展要求的企业数字档案馆（室），有利于整合企业核心信息资源，提升档案信息管理开发利用与共享服务能力；有利于优化企业各项业务系统流程，并有效促进企业提高管理水平、增加经济与社会效益。 1. 概念与基本特征 1.1 概念 本指南所称的企业数字档案馆（室），是指企业运用现代信息技术对电子文件和传统载体档案信息进行采集、整理、存储、保管，并通过网络提供档案信息服务和共享利用的档案集成管理的计算机系统平台。 1.2 基本特征 与传统档案馆（室）相比，企业数字档案馆（室）具有以下特征： （1）存量档案数字化和增量档案电子化。通过对电子文件归档和对纸质等传统载体档案进行数字化加工，以数字形式存储各种档案信息。企业办公自动化系统、核心业务系统、财务系统、人力资源系统及其他信息系统形成的具有保存价值的信息记录按照规范要求进行在线自动归档，形成电子档案，实现档案电子化。 （2）档案管理自动化。企业数字档案馆（室）将优化重组后的档案管理业务流程固化在档案管理系统中，实现电子档案资源的自动化管理。 （3）档案传输网络化。企业数字档案馆（室）中的数字档案资源和传统载体档案信息的收集、存储、保管等均通过计算机网