文控系统图文解说.docVIP

1、在线新建文档系统内新建文档，包括普通文字文档以及各种格式化的模板文档。只有安装过文档模板才能通过文档模板新建模板文档。 在线编辑文档 可在线编辑通过在线新建的所有文档，以及用户上传的文本文档、HTML文档、微软Office文档。注: 在线编辑Office文档功能需要使用基于微软IE内核的浏览器。 文档加锁及解锁 在需要的时候用户可以通过加锁来保护文档不被误操作（修改，删除）。其他用户直到有解锁操作权限的用户对其解锁后，才可继续更新此文档。 自动提醒用户当用户某文档超过提醒仍未时 ，会自动发送邮件及消息至该用户提醒其及时。当用户超时仍未时，。 文档（文件夹）操作审批设置 将根据设置自动发送审批申请至审批人，审批人可以通过邮件（消息）直接对申请人的操作进行审批。 文档权限控制 可对文档的每一个用户分别设置权限，如：下载、历史版本的下载、更新、删除等。 智能的文档分类及组织 根据结构分配文档的管理工作。不同部门的员工默认只能访问本部门的文档。用户对各自文档的管理（上传，更新，移动，删除等）默认也仅限于各自部门范围内，有效降低了信息泄露的风险和保障了信息的归属。工作区文档管理 实现各种分享需求，如全企业通用文档、跨部门文档分享、项目工作文档等等。 文档类型管理 管理员可以配置允许用户上传的文档类型，以及编辑文档类型的描述，以及该类型文档使用的文档图标等。 电子邮件自动收集 用户可以将有的电子邮件转发/抄送到指定邮箱地址， 11、文档通知及文档变更自动通知 用户在创建、上传、更新文档的时候可选择性通知，并可同时选择通过电子邮件通知对方。 一旦文档更新，系统将自动电子邮件通知发送文档至用户的电子邮箱 可在系统内直接通过附件将文档发送至用户的邮箱 13、个人文档空间用户可以将将未完成的文档先，以备下次继续编辑，待完成后再。支持多个流程步骤的串行审核和并行审核流程。每个步骤支持多人审核，审核可设置文控流程和文档紧密集成，文档自动存档。 通知功能。文档审批、回收、分发等文控流程中带有自动通知功能，相关人员会收到消息通知，加快流程流转。 文档自动发布。文档文档一旦审核通过，自动发布存档，禁止修改。 流程可自定义。流程表单流程图。严格的权限管理，系统分6级查看权限 各个部门可委派自己的，进行在线文库的管理 在线文库的权限申请流程电子化 记录完整的操作历史，包括上传、下载、修改、移动、复制、删除等都会记录进行文件操作历史记录中 系统提供的审核步骤是：用户提交 + 3级审核 + 文控人员终审。文控人员终审时可根据实际情况决定是否补充审核人审核。系统最多支持三级审核，提交人可根据公司审核需要，自由设置各级审批人，如果不需要3级审核，可在流程设置中，将流程设置为空即可。任何一级审批均支持多人共同审核，如果共同审核人中有一人未通过，则该文档被打回，重新进行提交申请。终审由文控人员控制。一旦终审通过，文件发布。具体操作流程如下： 用户启动文控审核流程，选择需要提交审核的文件和审核人，点击“申请”，完成文档审核的提交请求。 1） 审核人员：由于文档不同，各级审核人员可能也不同，因此用户可自行选择审核人员，包括一级审核人、二级审核人、三级审核人；如果不需要3级审核，可在流程设置中，将流程设置为空即可。 2） 多人并行审核：任何一级审批均支持多人共同审核，如我们在此二级审核人有张三和李四共同审核，如果共同审核人中有一人未通过，则该文档被打回，重新进行提交申请。 用户提交文档审核后，系统带有自动通知功能，相关审核人员会收到文档审核的消息通知，及时进行文档审核确认。同时文档如果审核不通过被打回，相关人员也会及时收到消息通知。 各级审核流程 系统支持3级审核步骤，一审通过后进入二审，二审通过后进入三审，三审通过后转入终审。如果不需要3级审核，可在流程设置中，将流程设置为空即可。 任何一级审批均支持多人共同审核，如果共同审核人中有一人未通过，则该文档被打回，重新进行提交申请。终审由文控人员控制。一旦终审通过，文件发布。 说明： 1） 流程历史：显示文档审批过程相关流程历史及当前审核活动状态，包括时间、人员及审核活动。并可调整当前流程的执行人，在生病出差等意外情况下将工作转交给其他人。 2） 评注2和订阅：可对流程活动进行评注或订阅。每个流程单都可订阅，一旦订阅，流程进展都会自动发送通知消息给订阅人员。同时流程可评注，建立互动沟通 3） 自动发布：文档一旦文控审核通过，自动发布存档，禁止修改。 4） 审核通过后文控总表会相应增加一条记录 3.3???变更流程 修改现有图纸，生成新的版本。变更流程和编制流程类似，支持自由的流程定义。 说明： 因为某些原因，图纸可能需要变更，只是版本号不一样，编号是一样的 也可以自己输入新的编号，如果输入，系统使用新编号，如果不输入，系统根