13 文书处理.ppt

文书处理 1997年左右，东北一家报纸把新华社通稿《香港明天更美好》错成《香港明天更无好》。 《九江日报》曾将江泽民的“泽”字误排为“怪”而获咎。 在“911”事件之后的两天，《北京晨报》上有一巨幅美国世贸大厦起火的图片，而边上是江泽民给全国九运会火炬点火的照片，结果被认定犯了严重的政治性错误。 某杂志一篇介绍回族同胞美食的文章，所列菜品原料中居然有猪油 办文是秘书人员一项十分重要的职能活动。它包括秘书起草撰制文书、收发、传递和处理文书以及针对文书内容办理各种事务工作。 “办文”工作是围绕“文”而展开的一切工作。 收发、传递和处理文书 起草撰制文书 针对文书内容办理各种事务工作 “写文”产生的作用，靠“走文”才能发挥。 因此文书的收发传递处理工作必须规范化。 主要内容 一、文书的撰拟 1、文书的概念 2、文书的种类 3、文书处理的含义及要求 二、公文办理程序 1、收文处理 2、发文处理 3、文书管理 一、文书的撰拟 1、文书的概念 文书是国家机关，企、事业单位在管理活动过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书的统称。是传达、贯彻党和国家的方针、政策，发布法规和规章，实施行政措施、指导、商洽工作，汇报情况，交流经验的重要工具。 2、文书的种类 通用文书：是指在行政机关和企、事业单位中普遍使用的、国家实行统一管理的文书即公务文书。 专用文书：是指在一定工作部门或一定业务范围内使用的文书。 常用事务文书：是指机关、企事业单位和团体在日常工作和事务处理中，常使用的形式较为灵活的文书。 通用文书按行文方向可分为：上行文、下行文、平行文。行文方向是指发文单位和收文单位之间的关系。 上行文指具有隶属关系的下级机关报送给上级机关的文书。 下行文指具有隶属关系的上级机关发送给下级机关的文书。 平行文指不相隶属或同一系统内平级机关之间往来的文书。 按公文的急缓程度可分为特急、急件和一般文件。这是从公文办理时限来说的。一般来讲，特急件应在一天内办理完毕，急件应在三天内办理完毕。 按保密级别公文可划分为秘密文件和非秘密文件。这是从文件限制阅读的范围而言的。 密级文件根据其限制阅读范围又可划分为绝密、机密、秘密三种。 3、文书处理的含义及原则 文书处理是指机关、单位在日常工作中围绕着文书的拟制、办理、管理所进行的系列工作。 文书的处理主要指公文的办理，是在拟制或收文的基础上以传递及内容处理为主的过程。公文的办理主要由机关职能部门负责，通常由秘书部门负责。 文书处理的原则： 及时 现代社会是一个高科技迅猛发展的社会、社会生活瞬息万变，针对社会生活、解决实际问题的文书客观上要求高效、快速完成其办理程序。才能发挥起作用。 准确 信息社会要求决策者必须获得准确的信息。 安全 现代公文的办理以安全为前提。安全是保证国家机密，民族利益及部门、行业工作步骤协调、统一、经济利益共同发展的前提。 统一规范 文书的统一规范主要指公文应在全国范围内实行统一的名称、格式、行文规则、处理办法等。 文书办理过程必须以文书的基本特征即解决工作中实际问题为出发点，围绕文书及时、准确、安全、规范作好文书的传递工作。 二、公文办理程序 发文办理程序 收文办理程序 1、发文办理程序 机关撰制并向外发出的一切文件，统称发文 任务导入： 天地公司（中外合资公司）请示上级单位天地集团总公司追加购车经费。为此，天地公司的秘书高山将按照发文处理程序进行发文。 秘书高山要完成发文的任务，必须要对文书发文程序的各个环节的要求有所掌握。 ① 草拟是秘书接受领导的发文意图之后，严格按照领导意图进行草拟公文的过程 ② 审核是指机关秘书部门或负责 拟稿的业务部门的负责人对所 拟文稿的审核过程。 行文的必要性。 审查文稿内容有无矛盾抵触。 审查是否涉及其他职能部门以及是否经过协商一致和会签。 审查拟办的公文用语是否符合相关要求。 ③ 签发（最关键） 是文书经有权签发的领导上司核准签字，准予发出； 签发人要对秘书的文书送审稿检查： 文书内容和形式 明确的意见或批示、签发人姓名及签发日期。 对签发时领导提出意见较多的文稿，修改后可再报签发；只需稍加修改的，如果领导也已经签发，就可不再报。 ④ 复核 公文正式印刷前，文秘部门应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。 ⑤ 缮印 指对已签发的文件定稿进行誊清、复印或排版印刷； 缮印就是由定稿制成本份文书的正、副、存本的过程。 下面介绍文书稿本的主要称谓。 A4 210mm × 297mm 用印 指在完成的文件上加盖机关印章。应注意必须以签