按照发文处理程序进行发文处理.ppt

模块四 秘书办文模块 任务二 按照发文处理程序进行发文处理 任务二 按照发文处理程序进行发文处理 [知识目标] 1、掌握文书发文程序及各环节的要求 2、掌握文书发文各环节的要求 教学任务 [能力目标] 能够按处理制度进行发文处理 [教学重点] 发文处理技巧 [教学方法]任务驱动 情景式教学 案例教学 [教学过程] [教学课时]2课时 [教学过程] 一、任务导入： 天地公司（中外合资公司）请示上级单位天地集团总公司追加购车经费。为此，天地公司的秘书高山将按照发文处理程序进行发文。 [教学过程] 二、任务分析： 发文处理是各单位答复来文或根据需要向外单位主动发出文件的过程。发文办理的全过程分为两个阶段:第一阶段从草拟到签发，称为制文阶段，也是发文办理的重点阶段；第二阶段从编号到分发，称为制发阶段。 （一）制文阶段 1.草拟 草拟也称拟稿，就是文件的起草过程，是制文阶段的起始环节。也是发文处理工作中的一个关键性环节。草拟质量的好坏，体现了文秘人员的基本功，反映了文稿法定作者即党和国家机关、企事业单位、社会团体发布政令，交流信息，开展业务的愿望和要求，因此是一项严肃的工作。 需要注意的是，公文虽属应用文体之类，但由于其有特定的作者、特定的对象、特定的性质、特定的体式、特定的语言修辞、特定的格式、特定的制作程序，使之又不同于一般的应用文，更不同于记叙文、议论文、说明文等一般文章。 2.审核 审核也称核稿，就是在公文送负责人签发前，由办公部门对公文的内容、体式、文字等进行全面的核对检查。这一环节通常是由办公厅(室)负责或由具有工作经验、水平较高的秘书人员承担。 文稿审核时应着重注意以下几方面内容： （1）审核是否确实需要行文 这是考虑行文的必要性和可能性。现实确实需要解决某问题，而又具备了解决问题的条件，有可能解决，才能发文。 (2)有无矛盾抵触。 审查文稿内容与党和政府的有关政策、法令以及上级的指示、决定等有无相互矛盾抵触之处，与本机关以前的发文有无前后不一致和自相矛盾之处。如发现问题，则按有关程序解决。 (3)要求、措施是否明确具体和切实可行 检查文稿的内容政策界限是否写得清楚明确，有无笼统含糊、模棱两可、前后不一致之处，有无规定过于机械、繁琐之处，检查文稿中所提的措施是否可行等。 (4)处理程序是否完备 审核文稿在处理程序上是否妥善完备。如发文的名义是否合适，是否还需交一定的会议讨论通过，涉及其他部门或地区职权范围内的问题是否协商一致并经过会签或上级机关的批准等。 (5)文字表达 检查文字叙述是否通顺、简练、准确，是否合乎语法逻辑，有关数字是否已经核对，写法是否得当，标点符号是否正确等。 (6)文件体式 检查文种是否适当，标题是否达意，密级、处理时限定得是否妥当，主送机关和抄送机关是否符合规定等。 在审核中发现的问题，必须逐一加以纠正。一般性的问题，可直接修改；如需作较大的改动，应附上具体修改意见，退回草拟人或承办部门共同研究解决。 总之，文稿审核是一项十分严肃而重要的工作，审核中必须注意研究、认真对待。 3.签发 签发就是单位领导人对文稿进行最后的审核并签署意见的工作。签发是发文处理过程中最关键的程序，是领导人行使职权的重要形式。 签发文件的原则是： (1)凡以机关名义发出的文件，应由机关正职或主持日常工作的副职领导签发。内容重要或涉及面广的文件还必须经领导班子集体讨论通过，然后由主要领导人执笔签发。 (2)一般业务、事务性工作的文件，可由具体分管的副职领导人签发。如是重要问题 ，也可请正职领导人加签。 (3)有关日常性工作的文件，经授权可由秘书长或办公厅(室)主任签发。 (4)经会议讨论、修改通过的文件，整理后可由会议主席或秘书长及其他授权人签发。 (5)几个机关或部门联合发文，或内容涉及其他机关部门的公文，应实行会签。会签是指这些准备联合发文的机关或部门，对文稿通过协商，取得一致意见后共同签发行文。送请会签，应由主办该公文的机关或部门负责。 (6)签发公文过程中，应再次认真审阅文稿，如发现问题需作重大改动，应作出明确批示， 可在文稿的右白边批注意见，或由秘书口头转告拟稿部门重新修改，待修改并重新誉清 后再作签发。 (7)签发时应在 “发文稿纸”(见表3-5〉的签发栏内写明意见，并亲署姓名和具体日期。代行签发的要注明 “代签”字样。签署意见必须明确，不能模棱两可。字迹要清楚、端正。如需要送机 关领导人审阅的，要写明