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文件管理介绍 讲解人:李军 文件分类 ISO管理体系文件管理 ISO管理体系文件分类、拟写、审批及使用范围： ISO管理体系文件管理 ISO管理体系文件管理 ISO管理体系文件管理 ISO管理体系文件管理 ISO管理体系文件管理 ISO管理体系文件管理 ISO管理体系文件管理 ISO管理体系文件管理 ISO管理体系文件管理 ISO管理体系文件管理 ISO管理体系文件管理 ISO管理体系文件管理 ISO管理体系文件管理 ISO管理体系文件管理 ISO管理体系文件管理 ISO管理体系文件管理 公文管理 常用的公文类型 公文管理 常用公文定义： 公文管理 常用公文定义： 公文管理 常用公文定义： 公文管理 常用公文定义： 公文管理 常用公文定义： 公文管理 常用公文定义： 公文管理 常用公文定义： 公文管理 常用公文定义： 公文管理 常用公文定义： 公文管理 常用公文定义： 常用公文的格式 * * 公 文 3 ISO体系文件 1 2 技术文件 4 4 外来文件 文件类型 拟写 审核 复核 批准 使用人员 一级 文件 总经理 质量手册 管理者代表 管理者代表 企管 总监 主管以上人员 二级 文件 程序文件 责任经理 中心负责人 企管 总监 总经理 组长以上人员 三级 文件 作业指导书 责任经理 中心负责人 企管 总监 企管部 总监 技术员、作业员、品管员等 四级 文件 记录表格、控制卡 以实际情况定 文件规定相关人员 公司代码 文件类别代码 编码原则 XGCD 质量手册 QM 公司代码-文件类别-流水号 程序文件 QP 公司代码-文件类别-部门代码-流水号 作业指导 WI 文件类别-部门代码-流水号 表单 FM 文件类别-部门代码-流水号-版本 控制卡 KA ISO管理体系文件编码规则： ISO管理体系文件--部门代码编码规则： ZJS 总经理室 CGB 采购部 BSB 变速事业部 RSB 人事行政部 GNB 国内业务部 WGB 蜗杆事业部 CWB 财务部 CKB 出口业务部 CLB 齿轮事业部 JSB 技术部 SCB 市场部 CCB 仓储部 GYB 工艺设备部 GCB 工程部 PGB 品管部 YFB 研发部 QGB 企业管理部 ISO管理体系文件编码举例： 文件类型 例子 一级文件 质量手册 质量手册编号：XGCD-QM-001 二级文件 程序文件 技术部程序文件编号：XGCD-QP-JSB-001 三级文件 作业指导书 变速事业部作业指导书编号：WI-BSB-001 四级文件 记录表格、控制卡 蜗杆事业部表单/控制卡编号： FM-WGB-001 KA-WGB-001-A0 ISO管理体系文件生命周期： 文件管理 作业程序 新增 废止 修订 申领/回收 ISO管理体系文件新增或修订作业程序： 文件新增/修订/废止 申请表 原因分析报告 企业管理部 审批 文件 拟写/修订/研讨 中心/事业部 审核 总经理 批准 企业管理部 复审 文件 印发与回收 各部门因工作需要涉及修订或新增文件时： 1.分析文件新增或修订的必要性与原因，形成分析报告 2.填写《文件领用、制定、修订、废止申请表》 3.经过中心或事业部负责人审核后送企管部审批 4.因公司组织架构变更涉及文件修订时，依据企管部通 知直接修订，无需填写申请表与分析报告 ISO管理体系文件新增或修订作业程序： 文件新增/修订/废止 申请表 原因分析报告 企业管理部 审批 文件 拟写/修订/研讨 中心/事业部 审核 总经理 批准 企业管理部 复审 文件 印发与回收 企管部接到文件修订或新增申请后： 企管部总监或责任经理负责对《文件领用、制定、修 订、废止申请表》内容以及原因分析报告进行确认， 核实本次文件制定或修订必要性，决定是否批准本次申请工作，并给予指导。 ISO管理体系文件新增或修订作业程序： 文件新增/修订/废止 申请表 原因分析报告 企业管理部 审批 文件 拟写/修订/研讨 中心/事业部 审核 总经理 批准 企业管理部 复审 文件 印发与回收 申请部门获得文件修订或新增批准后： 根据审批通过的《文件领用、制定、修订、废止申请表》，主导文件的编写工作， 组织相关联部门负责人进行文件研讨，详细记录会议内容 将会议研讨通过后的文件电子档按照文件格式标准化后移交中心或事业部总监，进行审核 ISO管理体系文件新增或修订作业程序： 文件新增/修订/废止 申请表 原因分析报告 企业管理部 审批 文件 拟写/修订/研讨 中心/事业部 审核 总经理 批准 企业管理部 复审 文件 印发与回收 各中心或事业部负责人接到管辖区域部门提交文件后： 审核修订或新增文件可行性 如有异议,则退回给申请人 若无异议,则直接转企管部复审 ISO管理体系文