秘书办会案例.doc

案例1 发会议通知 天地工程有限公司总经理秘书沈君请前台秘书初萌协助，向公司的各部门主管发送此次重要的临时会议通知。通知的内容如下： 会议通知 致：各部门经理，发总经理秘书沈君。 定于12月16日（星期三）下午1.:30在公司会议室召开会议，讨论公司人员编制和工作绩效评估问题。此次会议内容重要，请有关人员务必准时出席，您能否参加，请于12月14日（星期一）之间打电话告知秘书陈红。电话? 初萌没有向各主管发送通知，她想反正是内部会议，只要在公司布告栏上贴一张通知就可以了，可是她忽视了一个问题：此次会议是临时召开的重要会议，并非公司例会。因此有此主管因为一直在工程现场，未能及时看到通知，造成了三位主管未能准时到会，待发现时，是星期三的中午，初萌只得匆忙用电话通知三位主管迅速赶到开会地点。其中销售经理王宾接到电话后不满地说：“这么重要的会，为什么不早下通知？我下午约客户，会议只能让我的助手去开了。”初萌急忙说：“那可不行，总经理特别指示，有关人员务必准时出席。”王宾说：“可是我已通知了客户，改期已来不及了，你说怎么办？”初萌张了张嘴，可什么也说不上来。会议资料准备 天地石化股份有限公司董事会召开会议讨论从国外引进化工生产设备的问题。秘书初萌负责为与会董事准备会议所需文件资料。国有多家国外公司竞标，所以材料很多。初萌由于时间仓促就为每位董事准备了一个文件夹，将所有材料放入文件夹。有三位董事在会前回复说将有事不能参加会议，于是初萌就未准备他们的资料，不想，正式开会时其中的二位又赶了回来，结果会上有的董事因没有资料可看而无法发表意见，有的董事面对一大摞资料不知如何找到想看见资料，从而影响了会议的进度。拟议会议议程与日程 天地公司将举行销售团队会议，研究销售工作下一季度的目标，以及人员招聘、选拔等问题。秘书钟苗在编制议程前，先请总经理、销售总监等有关上司提出议题，再询问各位主管是否有在会上讨论的事情，并提请主管上司定奇，然后将要讨论的问题排上顺序。在设计具体的议程表时，钟苗把要在会上讨论的议题编排一下，便打印交给了上司。如图： ? 天地公司销售团队会议、议程表 ??? 公司销售团队会议将在5月25日星期一上午9:00在公司总部的三号会议室举行。 ???? 1、销售二部经理的人选。 ???? 2、东部地区销售活动的总结 ???? 3、上次会议记录 ???? 4、销售一部关于内部沟通问题的发言 ???? 5、下季度销售目标 ???? 6、公司销售人员的招聘和重组 ? ??? 上司认为这份议程表有问题，需要修改。经费预算 天地公司新产品发布会经费预算公司定于2003年1月15日在金都大厦一楼会议室召开新产品发布会。与会人员预计200人，现就会议所需各项经费提出预算。 一、场地租用费 金都大厦一楼会议室租金一天5000元，两天共计10000元。二、摄像设备租用费拟租摄像机2台，每台每天租金2000元，共计4000元。三、聘请专家咨询费拟请专家2人，每人每天支付5000元，共计10000元。四、宴请费用10人一桌，每桌标准2000元，共计40000元。五、交通费用租用旅行车2辆，每辆每天500元，两天共计2000元。六、会议用品费资料限制费：每份宣传资料成本为5元，需中制2000份。共计10000元。七、纪念品到会记者预计50人，每人一份纪念品价值500元，共计25000元，此次会议经费总计10万元。此预算提交总经理办出会审查批准。 会议筹备小组 二00四年一月三日 天地实业总公司第六届职工代表会议方案 ?天地实业总公司党委： 根据市总工会的指示，考虑我总公司第五届职工代表大会选出的领导班子已任期届满，总公司工会研究决定，于2003年11月20日至22日，在总公司俱乐部召开第六届职工代表大会。现将会议方案报告如下： 一、会议任务。召开总公司第六届职业代表大会，总结上届工会委员会工作，选举第六届总公司工会委员会，研究在“十五”计划期间，如何根据新形势。新任务刑展工会工作。 二、会议代表名额。出席第六届职工代表大会的代表，仍按总工会会员的比例，下达到各基层单位，通过民主选举产生。全公司共选上出席代表大会的代表80人。基层单位代表名额分配表附后。 三、会议议程及日程。11月20日，由第五届工会委员会主席赵丁一作《天地实业总公司2002年的来工会工作总结报告》，并交与会代表读者论代表讨论审议。11月21日，选举产生总公司第六届工会委员会。然后讨论在“十五”期间，如何根据新形势，新特点开展工会工作，并制订出第六届工会委员会工作规划。 四、会议召开办法。大会小会相结合，开幕式、闲幕度为大会，讨论分大会与小会两种形式。在小组讨论的基础上，各组选出代表，就“十五”期间的工会工作，在大会上发言。 五、会议的准备工作，拟组织两个精干的小组，分别总