国立交通大学九十三学年第三十四次处务会议议程.DOC

會議記錄 會議名稱：94學年度第16次處務會議 時間：2005.12.12下午1時30分 地點：圖書館八樓總務長室 主席：林健正總務長 出席：戴淑欣、呂昆明、葉智萍、趙振國、王旭斌、吳翔、林梅綉、劉富正、鄒永興、邱美惠、許麗珍 記錄：許麗珍 壹、報告事項 一、主席報告： 為使本處同仁的服務態度和善，將舉辦微笑禮貌運動，請鄒永興規劃處理。 請各組提案改善各組相關業務，以提昇效率、減少成本、減少經費及作業流程。 二、各組組長報告 文書組 奉總務長指示，改變信件處理業務一事，已與生活輔導組及新竹郵局協議未來學生普通信件直接送到宿舍交給宿舍管理員處理；另外博愛校區信件投遞，請事務組博愛校區辦公室自行處理；交清梅竹信箱，本組將會派員傳送。本案將自95年1月份開始實施。 本組人員目前持續進行離職系統及公文流程系統測試，有問題者，皆至華苓科技公司之Flowring JIRA討論區向其反應，促其改善。 有關教育部來函要求各機關學校視其必要性提出國防替代役申請案。因本組去年曾提出申請，但未獲核配。故今年本組經與其他若干學校討論後，認為獲配可能性不大，故原不擬提出申請。但因總務長認為仍應爭取本案，故本組仍會依規定提出本申請案。 公文流程管理系統進度表(如附件）。 決議：公文流程管理系統請製作簡易的操作手冊供大家使用。總務處各單位即日起上網試用本系統。 事務組 道路命名活動第一階段線上徵名非常踴躍，總計有72個名意義說明▓由計劃主持人填報助理、研究人員異動資料，若未填報造成薪資溢發，應由計劃主持人負責。 ▓此系統須與會計室之計劃預算控制檔連結以掌握計劃收支狀況。 ▓此系統須有自動回報相關單位（人事、會計、事務等）或相關人員之功能。 上週已與會計室、人事室聯繫，目前尚在討論運作機制。 本組將於94.12.19實施部份人員職務論調，並重新調整職務代理人。 各專案進度報告詳如附件。 決議： 請清查計畫助理薪資是否仍有溢領者，溢領者如追討不還，直接請律師處理。 作一調查表請計畫主持人勾選針對有員工代號的計畫人員薪資是自行造冊或由出納組統一造冊。並請出納組將薪資統一造冊之配合事項說明清楚。 保管組 有關職務宿舍建功路86巷3號3樓，已於94年12月8日公開分配，決議由第二順位周武清老師（第一順位林一平老師放棄）分得，且於當日下午辦妥公證作業。 本組擬於下（95）年度建置財管WEB作業系統，預定12月16日下午2時於總務處前置作業簡報，另目前財管系統個人財產僅供查詢，測試期間方法可由「交大網頁/行政單位/保管組/各項管理系統/財產管理系統/輸入人事代碼（帳號及密碼均相同，英文大小寫均可）/查詢」即完成。另由於現階段財管作業，需先配合教育部會計財產折舊帳務，校務基金和公務資產重整作業，新、舊兩系統帳務正進行銜接比對校補正作業建置中，系統進行建置和校正期間，資料多有不完整或欠缺，除要求廠商加速改善外並於系統內設公告欄位向使用者說明，且接受各方建議和疑義解惑。 檢送本校至95年11月30日止全校資產財產累積總表。請參閱附件一。 檢附「本組本週工作進度管制表」，請參閱附件二。 決議：有關台北校區用地變更案請王組長協助並積極辦理。財管系統應擇期專案報告。 營繕組 設計進度報告： 田家炳光電大樓案已由工程會94.10.25核定匡列預算在案，同步辦理細部設計作業，排定11.22召開興建委員會討論。 校園排水改善工程已完成設計發包文件，刻簽報上網作業中。 工六天花板改善設計案已由建築師修正設計，準備辦理工程採購作業。 工程進度報告： 第三招待所本週主要施作項目內容二樓柱牆筋綁紮、模版組立，預定進度45.35％，實際進度40.39％，下週預定施作放樣、柱牆筋綁紮、模版組立。針對進度落後部分，督請承商再兼顧品質下，加速趕工以縮小進度落後情形。 北區變電站工程建築物請照部分已送科管局，管線發包文件已送達，建築部分已簽請上網，因原預算已有其他用途，經批示再議。 西區資源回收場新建工程及溜冰場增建工程，本案已於11.29日順利決標並辦理開工，基地尚有兩座墳墓未遷移，將請新竹市政府協助。 本校環校道路路面崎嶇破損情形嚴重，為提供師生行車安全與便利性，刻辦理地坪改善工程，刻審查廠商封閉施工計畫，預定於年底前改善完成。 有關工二館電梯工程原預計11月底完工，目前尚有電梯設備待安裝，預計12月10日完成，逾期部分依約罰款。 西區停車場地坪改善工程前因配料問題無法施作，目前已經克服，承商表示將於十日內完工。 決議：環保大樓應盡速取得開工許可。工程周報另行報告及檢討各項工程進度。安排於總顧問林欽榮到校時，向其簡報各項工程規畫設計案之成果。 購運組 94年承辦採購案件共計件，詳細說明如下：10萬元以下購案之審核蓋章計件（含電子下訂件）。10萬元-100萬元購案初審、通知、議比價及記錄；請款、結匯、開