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企业档案管理工作及计算机技术应用思索【摘　要】文中从企业对员工档案电子化的管理现状，介绍了企业对员工档案电子化的发展过程，探讨了企业对员工档案管理的计算机管理模式，提出了强化制度实施对员工档案规范化管理要求，结合企业对员工档案管理工作中应用计算机技术的具体问题进行了探讨，为企业档案管理工作与计算机技术应用提供了有益的借鉴。 【关键词】档案电子化；发展过程；管理模式；计算机技术 1.企业对员工档案电子化的管理现状 我国企业对员工档案电子化的发展与发达国家相比，还存在较大差距。我国将计算机技术引入对员工 档案管理领域起步晚，应用程度也比较滞后，直至目前还主要用于案卷的总体管理。随着计算机技术的发展和普及，档案存储电子化已成为企业档案管理的必然趋势。随着近年企业规模的发展，使企业档案信息量剧增，又由于电子文件的大量出现，传统档案管理手段己不能适应企业发展的形势，现代化企业管理势在实施对员工 档案电子化，要求档案部门必须加强自身现代化建设，才能与企业改革发展的需要相适应，才能及时、准确、高效地管理好企业员工的档案信息资源。虽然近几年有较大的改观，但与改革以来企业的发展和改革的需要还很不适应。目前企业对员工的档案管理，从档案材料收集、整理、鉴别、编排、装订、保管、利用，还主要依赖传统的手工操作技术，对档案的保管条件和保管技术简陋单一，企业的档案管理工作与科学化、现代化的要求差距还很大，难以适应形势的发展需要。因此大力推进企业对员工档案管理实施计算机应用是当前的一个重要课题。传统企业对员工的档案管理工作，主要强调原始记录的保存，每本案卷都具有唯一性，一旦遗失，损毁就不能弥补，也就失去了重要的历史凭证。针对企业建立对员工档案的计算机管理系统，这将对企业员工档案的原件保存，建立电子案卷，查阅档案就可以主要通过计算机来完成，这一系统的优势不仅仅在于能通过网络实现远程查档、减少档案管理工作人员的工作量和纸质案卷的磨损毁坏。更在于实现了对企业员工档案的信息备份。虽然纸质案卷的作用和地位是电子案卷无法取代的，但将企业对员工档案由原来的单一存储纸质案卷转变为纸质案卷与电子案卷同步存储，两种形式的案卷分离保管，是防止涂改、伪造档案的有力手段。当纸质案卷遗失、损毁时，电子案卷又可以起到补充当档案的作用。 2.企业对员工档案电子化的发展 企业对员工档案管理需要存储电子化涉及面广，资金投入较大，技术要求较高，基础工作量大。由于各企业对员工现有档案管理的重视程度不一，经费投入不足，要想充分利用现代化管理手段来管理档案信息还是有一定难度的。但利用计算机管理档案的优势己使其成为不可回避的发展趋势。因此，企业组织对员工档案管理部门应认识到这方面的重要，弄清对员工档案现代化管理的模式运行机制和操作标准等问题，确定目标，统筹安排，逐步实施。做好相关软件的开发和利用工作，积极推进对企业员工档案管理工作的电子化进程。能够使对员工档案管理工作基础建设与企业管理现代化建设同步，首先要加强档案存贮、保护、复制、装订等“硬件”措施的建设，不断改善档案管理设施和条件，增加物质投入。又要具有企业 对企业员工档案管理工作的特色，使之能进一步推动对员工档案工作的规范化、科学化方向发展。 3.企业对员工档案管理的计算机管理模式 对员工档案工作和对员工信息工作相辅相成。对员工档案往往是对员工信息的主要来源和主要记录方式，对员工信息的主要内容与对员工档案的原始记录也应是一致的。随着对员工档案管理信息化程度的不断提高，这两项工作虽然不能等同替代，但很多具体项目是重复的。在现代企业对员工管理模式中，无论是各级组织部门还是基层单位，对员工档案工作和对员工信息工作都是相对分离的，分工也很明确，有的还隶属于不同的职能科室。由于各级企业对企业员工信息软件和对员工档案管理软件很多，两类软件一般都包括了对员工信息和档案管理信息，侧重点各不相同，信息转换或共享也有困难。各种对员工信息系统应用面较广，利用率也较高。但不少企业采集信息时不严谨，或由本人直接提供有关内容，或使用一些未经校对的现成表格资料，随意性大。另外企业 对员工信息常采取定期采集维护方式，学历变化等信息的管理往往相对滞后，以上因素都会造成企业 对员工信息失实，影响对员工对档案工作的正常开展。另一方面，档案管理系统中的主要数据来源于对员工档案，而且一般采用随时维护的形式，在材料归档的同时就要更新信息，具有真实性、权威性。但由于多数企业已有了对员工信息系统，档案管理系统中的对员工信息往往不被重视，利用率低。要推动企业 对员工档案的计算机管理，有必要建立对员工档案与对员工 信息同步化管理的合理模式。在档案工作与对员工信息工作的有机结合的基础上，可将企业档案管理与对员工信息这两类系统合二为一，开发推广全国统一或较大领域统一的企业对员