对文书档案进行科学化管理策略探析.doc

对文书档案进行科学化管理策略探析摘要：随着社会的发展进步，文书档案的管理也在逐步更新。本文首先分析了文书档案科学管理的特点，然后分别阐述了进行文档科学化管理的措施和文书档案管理工作者应拥有的条件。 关键词：文书档案；科学化管理；措施 中图分类号：G27文献标识码：A 文章编号： 1 文书档案科学管理具有以下几个特点： 1.1全体人员参加。 文书档案全面质量管理要求与档案形成过程有关的工作人员，包括领导、拟稿人、校对人员、印刷人员、档案人员等密切配合，严格按照有关标准和要求共同完成公文处理和立卷归档管理工作。树立”档案质量，人人有责”的观念。 1.2全过程控制。 从公文的起草、审核、印制、传递、执行到档案的收集、整理、立卷归档、编研、开发利用的整个过程都实行质量管理。 1.3运用科学的手段。 采用数理统计方法、现代科学技术和现代管理手段来解决档案的质量问题，不断提高档案质量和档案工作管理水平。 2对文书档案进行科学化管理的一些措施 2.1 文书档案为科学决策提供依据。科学管理的核心是决策，迅速、合理而科学的决策离不开事实前提和决策环境，它包括旧案所提供的经验参考、人文背景和各种必要的真实数据，文书档案方式就是取得这种支持的最佳途径。于是，文书档案被纳入信息一体化管理的模式，在颇具理性色彩的科学决策和信息观念的引导下，无论是国家宏观管理与决策，还是企业管理与决策部门，文书档案方式都逐渐被视为获取可靠信息的重要手段。传统文书档案管理方式下档案信息的零散、迟缓和重载体正逐渐变得系统可靠、及时快捷和重信息内容。这都缘于文书档案全面质量的提高。 2.2 控制是指文书档案方式在现代管理控制中的预先控制和事后控制功能。控制在现代化科学管理中被视为保证各项活动达到预期效果的职能。控制的过程是否有效依赖于能否找到问题的症结。在出现偏差”不合格”以后，通过分析偏差”不合格”的原因，追溯责任，谓之事后控制或间接控制。直接或预先控制则强调控制事物的过程而不是结果，强调提高被控制对象的自我约束能力。对一个企业而言，重视全过程控制，有利于全方位、全过程地预防和控制经营过程，从而通过提高文书档案管理水平来提高企业的管理质量。需强调的是，文书档案的积累要立足于研究规律、预测未知和科学的决策规划。如果过于强调惩罚性控制，必然影响文书档案形成的客观真实性，失去文书档案在科学管理控制中的意义。 2.3激励是文书档案工作中的组织管理与开发的重要手段。新时期的文书档案工作，正在实现由封闭向开放的现代化转型。新时期的文书档案理念，也由实体保管向以信息组织和利用转型。随着人事管理的改革，人们已着意探讨如何把人事管理转变为人力资源的组织管理与开发。 2.4加强文书档案的法制建设，构建现代企业制度下的文书档案管理运作的法律框架，规范企业文书档案工作。在档案工作已有的基础上，科学管理，依法治档，不断完善文书档案的各项制度。文书档案行政管理部门要了解企业文书档案工作特点，研究企业文书档案工作遇到的新问题，有针对性地制定出台切实可行的企业文书档案管理办法，建立和完善企业内部执法监督保障体系，把文书档案法制建设纳入企业依法治厂工作程序中，完善企业内部各项监督机制，使文书档案管理工作更加适应新时期的要求，更好地推进企业全面质量管理工作的深入开展。 2.5依靠计算机来进行管理。随着科学技术的快速发展，计算机的推广，文档的管理工作越来越离不开对计算机的运用。文书档案的操作过程均依靠计算机来进行实现使得文书档案的管理模式从过去的手工操作逐步地向计算机操作过渡，这也导致了文书档案的储存方式从过去的纸质形式转化为如今的电子资源形式了。基于计算机的文书档案管理所存在的优势，文书档案的管理工作在使用计算机操作后能随即实现按件整理归档，这在很大的程度上减轻了文档管理工作人员的劳动量，从而也使文书档案管理的效率得到很大的提高。 2.6使用计算机操作来进行对文书档案的管理在对已整理归档后的文书重新修改时也带来了很大的方便之处。在过去人工操作管理文档的时候，若要对整理归档后的文件进行修改就必须要对这些文档进行拆卷重做，使的管理工作者的工作变得繁琐有加。但是，在使用计算机操作管理后，文书的修改便显得容易轻松得多了。修改文件时，管理者只需通过键盘操作，轻轻一按就可了事，整个流程进行得快捷多了。而且，在计算机的使用上，由于文书档案的资料已转变为电子版的文献信息，这在网络技术的帮助下，利用计算机的检索功能来对文书档案的资料进行检索修改，这无疑是大大提高了文件的查准率，可以说，这样的优势是传统的文书档案管理方式所远远无法媲美的。 2.7处理好电子文件的接收与归档问题。档案是否真实有效是需要通过文件最初的收集、整理、鉴定