浅议信息时代下档案管理.doc

浅议信息时代下档案管理摘要： 随着全球化、信息化和网络化的发展，计算机被广泛地应用到各个领域，信息技术的应用与普及为电子政务建设提供了必备条件，机关档案信息资源是调节、引导电子政务全面建设的基础要素。目前，政府机关应归档的公务文件绝大多数由计算机打印而成，即先数字化，而后，根据需要转化成纸质公文的，这为电子政务的实施提供了先决条件。为快速的推动电子政务建设的发展，有必要也有条件对政府机关档案管理进行完善和改革。 关键词：信息时代、电子档案、管理 中图分类号：G27文献标识码：A 文章编号： 当今世界是一个电子信息发达的时代，电子计算机已成为现代化办公的主要工具，电子计算机和现代通信技术的结合的信息技术产业的迅猛发展，产生了大量电子档案。电子档案的形成、存储和管理与传统的纸质档案所用技术方法不同，这给档案管理带来了一次革命性的挑战，档案工作者只有对此有深刻的认识才能做好电子档案的管理工作。进一步解放思想，与时俱进，营造机关档案管理与电子政务建设同步发展的良好环境。 一、电子政务建设的重要性 电子政务建设是新生事物，一些档案部门开始未同步跟进，主客观原因均有。各级政府机关档案管理部门要积极主动、敢于参与到本部门的政务建设工作，为政务建设与机关档案管理融为一体献计献策，要学习国际上电子政务建设的先进管理方式，勇于尝试或应用最新的适用技术和规范标准，加速档案管理在电子政务建设中的国际化进程，推动与世界各国联通，尽早实现政务信息在更广泛的范围内共享。 1、力求机关档案管理与电子政务建设协调统一 机关档案部门应作为电子政务建设的成员，发挥自身职能优势，就电子文件形成、存贮、归档、读取、运转、传播、上网、开放、公布、移交进馆及与归档纸质文件的配套管理、知识产权保护、安全保密、政务服务等提出相应的管理原则和制度，形成与电子政务建设相协调的各项业务程序，以及各相关环节衔接贯通为一体的管理体系，为政府机关办公自动化、信息化提供组织保证。 2、整合、拓展档案管理职能，规范机关档案工作行为 我国的档案法规对有关机关档案工作的基本职能有明确规定，但由于受生产力发展的局限和传统习惯的影响，一些机关档案部门对归档纸质文件、纸质档案比较熟悉，管理也比较到位，而对不同载体的电子档案以及近几年派生出的与机关档案管理有密切关系的新事物，如文件中心、政务中心、电子商务等相对陌生。因此，必须进一步整合拓展机关档案管理职能: 第一，要参与信息数字化的设计和对归档电子文件的检测等工作。第二，要为本机关政务服务，也要为全局政务服务。第三，拓展服务范围，借助电子政务建设的成果，全方位、高效率地开展政府机关自身和政府机关之间的管理。第四，必须按数字化、网络化的要求规范机关档案管理的行为。第五，要按电子政务的政府管理方式、行政流程原则，不断改善档案管理的运作模式，规范机关档案管理的行为，使得公众可以通过不同渠道获取政府的信息与服务。 二、 电子档案的优势： 与传统档案相比，电子档案具有如下特点: （1）文件记录方式多样，变化性大。 （2）与传统的纸质档案相比，电子档案信息具有非直读性的优点。 （3）电子档案对元数据和背景信息有很强的依赖性。 （4）电子档案减轻了档案管理工作人员的劳动强度，提高了工作效率。 （5）电子档案的微机管理有利于遗漏文件的补漏增缺。 （6）档案管理的电子化更利于文档的保密。 （7）电子档案的微机管理有效地提高了档案管理工作的质量。 三、加强档案工作者的保密认识 档案工作者更要注意保护他人的隐私，不能因好奇心或别有用心地把档案中涉及个人隐私的内容泄露于众，否则是极不道德的，也是违法的。这就要加强对档案工作人员职业道德的规范和约束，强调对服务对象隐私的保护。 在档案信息服务中保护隐私权的意义不仅在于维护当事人的合法权益，满足公众对社会信息公开化需要的同时保障其隐私权，而且在于为档案事业的发展营造良好的社会氛围，推动档案信息化进程，促进档案社会价值的发挥。这就要求档案部门在实际工作中，尤其在档案信息服务过程中绝不能忽视或轻视隐私权的保护，在宣传贯彻档案立法，保证档案信息服务工作沿着法制化的轨道健康发展的同时，不断加强档案信息隐私权保护方面的教育，提高档案信息隐私权的保护意识，使档案信息能够健康、安全地服务于社会、服务于我们的生活。 四、做好电子档案管理的措施 1、要完善体制，建立统一的电子文件管理标准 首先，应实行文件管理与档案管理统一领导和规划，使二者同步发展；其次，要将文件管理的前期指导与控制纳入档案部门的工作职责，确保从文件的形成归档到查阅利用等各环节都在档案部门的统一监督指导下进行；再次，要制定科学、合理、