浅议医院人事档案代理制度.doc

浅议医院人事档案代理制度人事档案代理是指由政府人事部门批准或授权的人才中介服务机构，接受用人单位或个人委托，为其代理有关人事业务。医院人事档案委托人才中介服务机构，进行人事档案代理工作，是医疗卫生单位自身生存和发展的需要，实行人事代理制度，割断了以人事档案为核心的人才对单位的依附关系，有利于促进人才的合理流动，实现人才资源与其它生产要素的最佳组合。 一、人事档案代理制度的优点 人事档案代理制度是单位将新录用人员的档案，统一寄存到政府人事行政部门所管理的人才服务机构，由其代为管理，单位或个人需要查阅时，到该人才机构办理。人才档案代理制度的优点主要有： 1.减少人员录取、流动等行为的程序，有利于提高医院人事工作效率。 医院采取人事代理制度后，人才服务机构在一定区域内保存有医疗行业所有新录用人员或医学专业毕业求职人员的档案。在该地域内，办理人员录用、流动等工作中，不需要进行档案的传递等过程，甚至不需要重新审阅档案，只需办理基本的人事变动手续，节约了大量的时间与资源，提高了人事工作效率。 2.简化了人才管理与流动程序，有利于人才交流与发展。 在传统的医院人事管理制度下，有时会出现医护人员有调动意向，但所属单位不同意医护人员的去向选择，通过拒绝传递档案的方式，强制医护人员留在本单位工作的现象。这既不尊重医护人员个人的意愿，也在医院内部形成矛盾，不利于人才流动和医院发展。而医院将人事档案寄存在人事代理机构，人事代理机构对人事档案只有管理的义务，没有限制档案传递的权力，当医护人员和其他单位完成双向选择时，只需要办理调动手续或签订工作协议，就可以完成人事变动的过程。 二、对医院人事代理制度的几点建议 随着人事代理制度的进一步推行,用人结构的不断变化，与实行人事代理制度的初衷相比，医院人事档案在代理的过程中出现了一些问题，人事代理机构与医院职责模糊、衔接不紧，在具体操作实施时没有落实协调机制，不同程度上影响了代理人员的人事档案管理。档案管理的条件及管理制度不健全，档案材料散乱无章、杂乱无序，利用极不方便等。针对以上情况，笔者认为实行以下措施对提高人事档案代理制度深有意义。 1.转变思路,规范档案管理操作程序。 认真制订实行人事代理后的人事档案管理制度，进一步明确人事代理人员人事档案目标管理方向，实行人事代理后的医院人事档案工作须由医院与人事档案代理机构合作才能完成,这就要求双方在管理工作上观念要有所转变。医院要积极配合人事档案代理机构做好档案材料的收集工作，人事档案代理机构也不能仅仅停留在保管档案上,双方都要在档案管理方面做好协调工作，制订出可操作的具体措施,明确医院和人事档案代理机构的职责范围、工作程序等，着力解决职责不清、关系不顺、程序不规范、信息反馈不及时等问题，弄清楚哪些是代理机构的职责、哪些是医院的职责，明确收集归档时间、归档内容和归档范围，建立健全一整套包括材料收集、人事档案保管与保护、鉴别、查（借）阅、转递、与代理人员和医院定期联系等方面的规章制度。做到有章可循,有法可依、规范管理。使医院人事档案目标管理的方向逐步达到法制化、规范化和科学化。 2.大力宣传人事档案代理机构及其职责范围，实现人事代理人员的知情权。 加强对人事代理人员的宣传力度，切实执行现有规章制度，将有关人事档案代理政策和规章制度让代理人员知晓，让更多的人知道人事档案代理机构及其职责，人事代理人员档案管理原则、管理范围、对象及转递、收集、整理利用规定等，让更多的人事代理人员了解档案托管的实际意义。只有将人事档案托管在人事档案代理机构的人，才能享受到某些应有的待遇，如身份保留、工龄连续计算，转正定级等。在一定范围内将不属于保密范畴的档案内容向代理人员公开，实现公民知情权，让当事人对自身的档案状况有清晰的了解，认识到档案是自己的业绩、信用等方面的一个体现，逐步改变代理人员对档案的神秘感和漠视感，增强代理人员的档案价值意识，提高对人事档案的重视程度，从另一方面对人事档案的真实性和完整性也起到很好的监督作用。 3.重视人事档案材料的收集工作。 注意沟通信息渠道，建立健全人事档案信息交换联系制度，人事档案代理机构与医院建立人事档案材料收集网络，把需归档材料的内容及范围以书面形式发到医院，定期联系，医院对档案代理人员在工作中形成的人事材料及时收集、鉴定、登记,年终由人事档案代理机构和医院进行档案移交,以保证代理人员人事档案的真实性和完整性。 4.实现代理人员人事档案信息化管理，发挥人事档案的信息功能。 人事档案信息开发是促进人力资源合理配置的重要手段，人事档案代理机构在处理好开发利用和保密的前提下，建立代理人员人事档案管理信息系统和相应的信息连接，实现网络共联,凭借网络优势，以现代化的网络化管理模式，实行个人基本信