第11 数据管理.pptVIP

中文版Office 2007实用教程 第11章 数据管理 Excel 2007与其他的数据管理软件一样，拥有强大的排序、检索和汇总等数据管理方面的功能。Excel 2007不仅能够通过记录单来增加、删除和移动数据，而且能够对数据清单进行排序、筛选、汇总等操作。 教学重点与难点 数据清单的概念 数据排序 数据筛选 创建与隐藏分类汇总 分级显示数据清单 合并计算数据 11.1 数据清单 数据清单是指包含一组相关数据的一系列工作表数据行。Excel 2007在对数据清单进行管理时，一般把数据清单看作是一个数据库。数据清单中的行相当于数据库中的记录，行标题相当于记录名。数据清单中的列相当于数据库中的字段，列标题相当于数据序中的字段名。 数据清单的大小和位置 列标志 行和列的内容 在规定数据清单大小及定义数据清单位置时，应遵循如下准则： 应避免在一个工作表上建立多个数据清单，因为数据清单的某些处理功能(如筛选 等)一次只能在同一工作表的一个数据清单中使用。 在工作表的数据清单与其他数据间至少留出一个空白列和一个空白行。在执行排序、筛选或插入自动汇总等操作时，留出空白列和空白行有利于Excel 2007检测和选定数据清单。 避免在数据清单中放置空白行和列。 避免将关键数据放到数据清单的左右两侧，因为这些数据在筛选数据清单时可能会被隐藏。 11.1.1 数据清单的大小和位置 在工作表上创建数据清单时，使用列标志应注意的事项如下： 在数据清单的第一行里创建列标志。Excel 2007使用这些标志创建报告，并查找和组织数据。 列标志使用的字体、对齐方式、格式、图案、边框或大小写样式，应当与数据清单中其他数据的格式相区别。 如果要将列标志和其他数据分开，应使用单元格边框(而不是空格或短划线)，在列标志行下插入一行直线。 11.1.2 列标志 表10-5 运算符优先级 在工作表中创建数据清单时，输入行和列内容应该注意如下事项： 在设计数据清单时，应使同一列中的各行有近似的数据项。 在单元格的开始处不要插入多余的空格，因为多余的空格影响排序和查找。 不要使用空白行将列标志和第一行数据分开。 11.1.3 行和列的内容 表10-5 运算符优先级 11.2 数据排序 数据排序是指按一定规则对数据进行整理、排列，这样可以为数据的进一步处理作好准备。Excel 2007提供了多种方法对数据清单进行排序，可以按升序、降序的方式，也可以由用户自定义排序。 数据清单排序 数据高级排序 对Excel 2007中的数据清单进行排序时，如果按照单列的内容进行排序，可以直接“开始”选项卡的“编辑”组中完成排序操作，如下左图所示。如果要对多列内容排序，则需要在“数据”选项卡中的“排序和筛选”组中进行操作，如下右图所示。 11.2.1 数据清单排序 数据的高级排序是指按照多个条件对数据清单进行排序，这是针对简单排序后仍然有相同数据的情况进行的一种排序方式。如图11-5所示，在经过排序后，第13与14行中的销售量相同，如果要再次排序，则还需再添加一个排序条件。 11.2.2 数据高级排序 11.3 数据筛选 数据清单创建完成后，对它进行的操作通常是从中查找和分析具备特定条件的记录，而筛选就是一种用于查找数据清单中数据的快速方法。经过筛选后的数据清单只显示包含指定条件的数据行，以供用户浏览、分析。 自动筛选 自定义筛选 高级筛选 自动筛选为用户提供了在具有大量记录的数据清单中快速查找符合某种条件记录的功能。使用自动筛选功能筛选记录时，字段名称将变成一个下拉列表框的框名。 11.3.1 自动筛选 使用Excel 2007中自带的筛选条件，可以快速完成对数据清单的筛选操作。但是当自带的筛选条件无法满足需要时，也可以根据需要自定义筛选条件。 11.3.2 自定义筛选 如果数据清单中的字段比较多，筛选的条件也比较多，自定义筛选就显得十分麻烦。对筛选条件较多的情况，可以使用高级筛选功能来处理。 11.3.3 高级筛选 11.4 分类汇总