软件文档写作13-管理文档3.pptVIP

* 7.4 开发进度报告 开发进度报告可以有效的将进度安排和工作管理有机地结合起来。编制开发进度报告可以及时向管理部门汇报项目开发的进展和情况，及时发现和处理开发过程中出现的技术问题，及时协调资源、人财物等多方面可能出现的问题。 通常，这些报告都有以下特征： - 提供及时、完整和准确的项目状态信息； - 不增加太多的管理负担，便于操作，大约一页纸为宜； - 简明扼要，项目团队和高层经理容易接受； - 及时警告问题的发生，从而有利于及时采取行动； - 对于需要了解的人，报告可阅读性、可理解性强。 为了建立这样的报告系统，需要仔细研究项目开发进度报告的类型、报告的内容、报告的描述方法和形式。 1. 项目状态报告类型 项目状态报告可以划分为5种类型： ① 当前报告。只覆盖最近报告期的工作。如按进度进行的活动进展情况，已完成的任务，以及如果实际情况有与计划之间的偏差，那么分析偏差原因，将要采取的措施等。 ② 累积报告。累积报告包含从项目开始迄今的项目历史。与当前报告比，累积报告更有价值，因为它显示了项目进行的趋势。例如，你可能需要连续跟踪几个期间的进度偏差，才能看到改进。累积报告可以是活动层次的，也可以是项目层次的。 ③ 例外报告。主要显示与计划的偏差，是专门为管理层设计的。由于高层管理者通常没有太多时间来读详细报告，所以例外报告篇幅一般很小，只要概略说明项目是否按照进度进行，有没有发生什么大的问题即可。而更详细的报告可以作为附件，以方便需要时查阅。 ④ 信号灯报告。即在报告的首页附加上一个醒目的标志项。如项目进展一切顺利，就在首页右上角贴上绿色标签，管理层可以不详细阅读报告；当项目遇到问题，就贴上黄色标签，告诉管理层，项目曾经偏离了计划进度，但已采取措施纠正；如果在首页出现红色标签，就是提醒管理层出现了你无法解决的严重问题，管理层自然会重视出现的问题。 ⑤ 偏差报告。报告实际情况与计划的偏差。报告分3列：计划值、实际值、两者间差值。报告有两种可选格式：数字式的和图形式的。 2. 报告的主要内容 项目进展报告应该说明在报告周期内应当完成的工作的进展，一般每周报告一次项目进展比较合适。 由于已经完成了部分工作，项目组对项目的认识也更为深入，应该可以更好的估计项目工期和成本，所以报告可以对完成项目所需的剩余工作进行重新评估，同时提供更新的信息。 报告行文要简明扼要，便于阅读了解情况。报告内容如下： ① 每周递交的时间。项目组应有共识，在每周规定时间前递交所有更新信息 ② 真实报告在相应周期内实际完成的工作。 ③ 记录历史，重新评估项目的剩余工作。涉及两类信息：历史信息，即到报告日截止的已经完成的工作；重新评估项目剩余工作，是对未来导向的信息 ④ 报告开始和完成日期。即报告周期的实际开始和结束日期 ⑤ 记录完成的和剩余的项目工期。即报告迄今为止，项目的实际工作天数，以及重新评估项目剩余的可能工作天数 ⑥ 报告实际花费的工时(小时或日)和剩余量(针对进行中的工作)。前面报告的工作天数是日历时间，而这里需要报告的是人工工作量，前一个数据是已完成的工期内完成的人工，后一个数据是报告在剩余工期内还需要的人工数 3. 开发进度偏差 偏差就是实际与计划的偏离。偏差有两种方式：正向偏差和负向偏差。 (1) 正向偏差 即进度较计划超前或实际花费小于预算费用。 如果进度超前是因为项目组找到了更好的方法或捷径，也许是一件好事。但更多时候，可能未必是一件好事。如，将不得不修改资源进度计划，对项目进展和管理增添负担。也可能是进度拖后的结果，或者很可能是在报告周期计划完成的工作还没有完全完成，这样就更增加潜在的风险。 因此，对正向偏差要客观分析，并允许对进度进行重新安排。 (2) 负向偏差 即进度较计划延迟或实际花费超出预算费用。 正如正向偏差不一定是好消息一样，负向偏差也未必是坏消息。例如，可能因为你在报告周期比计划完成了更多的工作，所以造成这个周期的超预算。 在大多数情况下，负向时间偏差只有在其与关键路径上的活动有关时，或非关键路径活动的进度拖延超过了活动的总浮动时间时，才会影响项目完成的日期。 负向成本偏差y可能是不可控因素造成的，如供应商的成本增加，或者设备的意外故障。负向偏差也可能来自低效率。 4. 图形报告工具 图和表总是能使表达更加简明扼要和高效。在开发进度报告中，主要会用到两种图形工具：甘特图和里程碑趋势图。 (1) 甘特图 甘特图是描述项目活动最方便、最常用，也是最易使用的工具之一。 甘特图既可以用在项目开发计划阶段的资源进度安排和状态报告，也可以用于开发进度报告阶段。 甘特图的生成可以采用手工方式