浅谈电子信息化在医院人事档案管理中作用.doc

浅谈电子信息化在医院人事档案管理中作用随着医院卫生事业的不断发展，对医院人事管理工作提出了新的要求，医院人事档案的电子信息化管理是必然趋势，可以通过先进的技术手段和方法，不断提高管理水平。 医院人事档案是医院档案的重要组成部分，它真实地反映着医院每一位卫生专业技术人员的学习经历、工作经历、社会关系、政治思想、业务能力、进修培训、学术成果、科研水平、医德行为、工资状况、奖励处罚等方面的情况，是个人经历、工作实际的真实记载，为医院选拔人才、使用人才、评估人才、考核人才提供着重要的依据。它是开发人力资源的资源库，是个人发展、医院招聘、提拔、实现人才优化配置的基本依据。 随着国家对卫生人力资源配置的重视，医院卫生人力资源起着决定性的作用，对人事档案管理工作越来越重视，如何提高人事档案信息的管理与利用水平，把人事档案信息的管理与利用从传统的手工方式转移到现代化的层面上来，更好地发挥档案信息资源作用，提高工作质量，其最有效的途径就是实现人事档案信数字化和网络化，其优点体现如下。 1 提高管理工作的效率 传统的医院人事档案管理是以纸质资料的整理、手工书写为主，查阅个人人事档案时，检索困难，不便于查找；特别是查阅多个人的档案时，更是费时费工。而使用电子人事档案管理后，从生成、采集、验证、归档、建数据库到利用等流程，运用利用现代的数据库技术、扫描技术、压缩技术等技术手段，为医院人事档案管理提供便利，把档案人员从繁重的劳动中解放出来，节省了时间和人力，提高了效益。 2 档案信息全面有效 由于电子设备存储空间很大，对于医院人事档案的信息可以覆盖个人生活的方方面面，完全不受纸张的约束，信息更加全面和具体。另外，电子档案可以随时更新，及时地补充和修改个人存档信息，一改过去档案“尘满面”无人问津、有档无人有人无档等导致档案信息落后贫乏的情况，保持人事档案信息的时鲜性，让医院及其他用人单位可以通过档案了解个人的实时情况以适当评估调用，个人也会因为档案的这种时鲜性而警惕，更加严格要求自己的工作和生活，以保持最佳的档案记录。 3 有利于档案的完整保存 除了在建立数据库初期输入信息时需要用到原始资料外，原件在编号后便进入档案室归档入库管理，较少再接触原件，利于原件的保管与保存，延长了档案的寿命，避免因借阅造成档案的缺失，保证了档案的完整性。利用计算机管理医院人事档案,可以把大量的档案材料存放在软盘、优盘、光存储介质及硬盘上,大大节省了资源。按传统的和理模式,要全面完整地保存好档案资料,仍需要改建的库房,增添大量的设备,这样不仅要投入大量的资金并增加人力,而且仍难避免霉变、氧化、虫蛀和鼠类的破坏。 4 提取利用档案方便 在众多的档案袋里找出一个人的档案非常不易，更不谈说查找某些细节信息了，更何况很多档案由于年代久远，查找目录存在不全、不准确、甚至丢失的问题，提取档案和档案信息更是难上加难。而通过管理数据系统建立的电子档案则可以避免这种棘手的问题，它有清晰明了的查询目录，根据索引点击某个按钮就可以轻松的获得需要的信息，方便快捷，提高工作效率。 5 提高检索速度和准确性 实现医院人事档案管理的微机化、网络化，以档案的原始材料为依据，运用信息维护系统，将人事档案的信息录入微机，建立完整、准确的医院人事档案信息通用数据库。将信息数据库进行分类，尽力争取人事档案的数据化。通过数据库建设可以进行人员住处的查查询、统计、整理、分析等，实现人事信息和公务公文的电子邮件交换和远程数据交换，实现资源共享。同时，计算机的运算速度快，存储信息量大、计算精度高，可以及时给决策人员提供准确、全面，快速的人事资料和有关数据。从而使数字化管理系统有足够的信息基础可以实现高效、精确的检索，多种检索方式的综合查询既适合于各种复杂条件的精确查询，也可以满足各种模糊查询。 6 资源共享提高利用率 人事档案的个人信息资源数据库建立，使医院各相关部门相关人员在特定的内部网络上进行查询、提取信息，提高了利用率，体现了鲜明的共享性。如：各职能管理部门根据各自的需要，通过内部网络在个人主要信息库中建立工资、职称、学历、政治面貌、执业执照、德能勤绩资料等数据查询。人事档案只有通过电子化管理使其功能得到充分的发掘，其利用价值才会真正体现出来。 实现医院档案管理的电子化将使医院人事管理具有更大的动态性和灵活性，使医院的发展更紧跟时代的需求，当然也对医院的人事档案管理提出了更高的要求，各医院都应该努力完善自己的人事档案管理体系，实现档案管理的电子化，使其更加科学化、完备化。 1