中小企业数位化知识管理系统 - 高苑科技大学.pdf

中小企業數位化知識管理系統 謝德鑫 助理教授兼系主任 高苑技術學院 資訊管理與傳播系 thsieh@cc.kyit.edu.tw 前言 過去企業內部公文傳送必須靠人工來作業，後來由於電腦設備的普及利用， 便開始使用電腦來處理企業內部的業務，但畢竟只是單機作業，且人事方面還是 需要人工作業，對企業來說還是有不便之處；之後由於網際網路的發展，企業便 開始透過網路來傳輸彼此所須的資料，於是網路應用在企業知識管理的重要性也 漸顯重要(張玉文譯， Peter Drucker 等著（民89 ）) ，有鑑於此，本研究便想以 中小企業內網路做為研究主題發展出一套數位化知識管理系統，目的在於簡化企 業內部的作業、提昇企業內部的效率。此系統除了能夠展示公司營運業務相關資 訊，使客戶瞭解公司的產品和服務外，更透過網際網路的便利性，促進公司、客 戶、員工之間的互動與瞭解，藉以提升服務品質，以因應瞬息萬變的市場；另外 過去企業於訊息的傳輸太過依賴紙張，對於文件的更新、歸檔、保存、傳遞都不 容易，太慢不合乎經濟效率且對環保也有不良之影響，在未來企業全面辦公室無 紙化之趨勢是必然的(比爾蓋茲,1999) 。因此本研究建置之企業內網路系統將朝促 進公司內部資訊交流的速度，使公司成員都能有效且即時掌握內部訊息，採取一 致行動，以應付快速變化的市場經營形態。 系統功能 本研究是以Client – Server 的方式經由網際網路依人力資源管理所需資訊訂 定出六項基本功能: 人事資料、線上請假、文件檔案管理系統、線上行事曆、 新聞佈告欄、溝通園地(以上六大功能皆透過資料庫存取) 、線上傳訊(因為要做 到即時的功用)(圖一) 。 1 圖一、人力資源管理系統圖 此六項功能之資訊展示均透過ASP(Active Server Page) 向資料中心(Data Center)作資料存取以達到資源共通共享共用的原則;我們將資料中心分割成三 部份，分別為員工區、文件檔案區及資料緩衝區。其中員工區處理人事資料及 線上請假登錄，文件檔案區專為處理文件檔案管理(文件之上傳下載或目錄整理 等) ，資料緩衝區則作為線上行事曆、溝通園地及新聞公佈欄之展示用(圖二) 。 圖二、資料存取示意圖 資料存取流程 以下就以此為這六大功能項詳細說明: (1) 人事資料 員工基本資料可透過此區做線上新增、修改、刪除、查詢等功能， 方便日後追蹤分析、統計、分配人力資源。於此區內可對部門、 職稱、員工資料作新增、修改、刪除。 (2)線上請假 透過線上請假系統，以減少不必要的紙張浪費且可因應緊急事 件。假別有事假、公假、病假、特休四種，在員工填完此請假單 後，假單會先到部門主管做核准的動作，若核准，再到人事室做 核准，都通過才可以完成請假手續，通過或不通過員工也會得到 電腦系統自動通知。 (3)文件檔案管理系統 將各重要公告、公文、申請文件放在網頁上並結合Microsoft Office 做更 2 有效之運用以供員工閱讀與使用。員工可利用此系統，把文件複製、搬 移、刪除、修改說明或新增目錄使文件更有系統地整理。 (4)線上行事曆 使員工掌握自己的行程並與公司行程密切聯繫。行事曆中分為個人行事曆 和公司行事曆：個人行事曆可以自己自訂私人行程、瀏覽過去和未來的行 程，每個過去的行程和未來的行程都有明顯的顏色作為區分，行程包括預 定執行時間、地點、天數、