台北荣民总医院暨所属分院机密档案管理作业要点.PDFVIP

臺 北榮民總醫院暨所屬分院 機密檔案管理作業要點 102 年02月 08日北總總字第 1020003759號訂定 105 年01月 21日北總總字第 1059900540號修訂 一、適用範圍 ： 本院機密檔案之管理，包括收文（發文）、點收、立案編目、保管、檢調、 複製儲存及清理等事項 。 二、法令依據 （一）國家機密保護法及其施行細則。 （二）機密檔案管理辦法。 (三）文書處理手冊。 (四)機關檔案管理作業手冊第9章、第 20章及第 22章。 三、管理程序 （作業流程圖 （附圖 一）） （一）收（發）文： 1.密件公文收（發）文，如解密條件已屆解密日期或解密條件（承辦 人依據該項業務確認已符合解密條件），即可依文書處理手冊第 73 條相關規定，填具註銷記錄單或註銷處理意見表 。 2.密件公文解密「密」、「未達某年某月某日解密」，「其它（其他特別 條件或另行檢討後辦理解密）」依本院檔案管理作業要點第七項辦 理 。 （二）點收 ： 1.承辦人員辦理機密文書歸檔，應使用機密檔案專用封套密封 （附件 一），詳實填註封套上各項資料及確實記載保密期限或解密條件 ，並 於專用封套封口加蓋印章或職名章後，送檔案管理單位辦理歸檔，如 未依本機關檔案管理作業要點第七項辦理，退回原承辦單位補正。 2.檔案管理人員點收歸檔之機密文書，應檢視機密檔案專用封套上記載 項目無誤後，於歸檔清單加蓋簽收戳章 。 （三）立案編目：檔案管理人員應依機密檔案專用封套上記載之各項資料進 行編案及編目 。 （四）保管 ： 1.機密檔案應由專人管理。其調、離職時，應將保管之機密檔案列冊辦 理點交 。 2.機密檔案應與一般檔案分別存放，並依機密等級分別保管 。 3.機密檔案之存放應按年度及序號依序排列。 （五）檢調 ： 1.借調機密檔案原件應於 7日內歸還，期滿仍需繼續使用者，應提出「借 調檔案展期申請單」 （附件二），惟每次展期日數最長為7日。展期 次數超過3 次者，仍需使用檔案時，應先行歸還檔案後，再依規定辦 理借調 。 2.案情特殊需要，應專案簽請機關權責長官核准借調期限，不受前項規 定之限制。 3.機關內部單位借調機密檔案，應填具調案單，並經業務承辦單位主管 核准。但屬國家機密者，除辦理該機密事項業務者外，應經原核定機 關或其上級機關有核定權責人員書面授權或核准。借調極機密以上等 級者，應由調案人親自至檔案管理單位簽收。機密檔案借出時，應注 意其安全維護；必要時，得採取外加封套或機密檔案傳遞專用箱盒 （袋）等防護措施。 4調案人. 借調機密檔案 期間應負一切保密責任。 5調案人歸還機密檔案，應在專用封套上簽章後密封；未密封者，檔案. 管理人員應即通知調案人處理。 （六）複製儲存 ： 1.一般公務機密檔案之複製，除辦理該機密業務者外，應經單位主管以 上人員核准；另屬國家機密檔案複製者，應經原核定機關或其上級機 關有核定權責人員以書面授權或核准 。複製品應視同原件妥善保管， 無繼續使用之必要時，應即銷毀。 2.複製機密檔案應註明原件之機密等級、保密期限或解密條件、複製品 字樣及其份數；如有多份複製品，並應註記編號。 3.絕對機密檔案不得複製。 （七）清理 ： 1.機密檔案應依檔案清查計畫，由檔案管理人員定期辦理清查，確實掌 握機密檔案典藏之狀況及安全。 2.定期清查機密檔案時，已屆保密期限或解密條件者，應併同辦理未列 解密條件之機密檔案清查及其解降 密檢討作業如下: (1)清查機密檔案時，已屆保密期限 、解密條件已成就或未列解密條 件者 ，應由檔案管理單位彙編機密檔案目錄，送請業務承辦單位 檢討，並由承辦人員依法令辦