行政单位评监说明会会议纪录.DOC

98學年度行政單位評鑑說明會紀錄 時間：98年12月30日(星期三)下午1時至2時30分 地點：人文學院一樓圓形會議廳(116室) 出(列)席人員：詳如簽到單(略) 主持人：蕭教務長文 記錄：蘇靜娟 承辦單位報告：詳如98學年度行政單位評鑑說明會簡報(略)。 說明會討論事項： 編號 內容 回應與說明 Q1 行政服務滿意度調查佔整個評核分數的30%，有關滿意度問卷設計，係統一版本或因地制宜依各單位性質與狀況來設計不同的問卷？ 服務滿意度調查施行方式，目前朝向委由專家學者協助問卷內容設計、調查、統計與分析，先由受委託之專家學者研擬調查計畫，會針對各單位所服務之對象與業務重點來模擬問卷題目，並提請委員會確認，必要時也許會將預定施測的方向與內容洽詢各單位意見，重點還是會交付委託之學者設計。 Q2 滿意度調查會針對不同單位來設計不同的問卷嗎？建議設計問卷的學者應該找對各單位業務狀況了解的人來設計為宜。 原則上問卷題目應該會有「共通項目」，也會依各單位業務設計「個別項目」，亦可請受評單位主管列出各單位「必評重點項目」，將其列入問卷設計中。 Q3 評鑑項目與指標建議再調整，例如「專業能力」指標僅佔服務創新(10%)項目中之1/5而已，比率是否太低，而服務滿意度調查單項就佔30%之比例，是否太高？這樣的評量配分對部分單位並不合宜。 評鑑結果之獎勵措施，團體獎部分對人數眾多的大單位而言，在獎勵的分配是否可以再調整。 建議各受評單位得進行相互間之服務品質的評分，將其納入滿意度調查之隨機抽樣對象。 「專業能力」並非僅指「服務創新」項目中的專業而已，在其他各子項均涵蓋專業能力的表現，評核上應可全面考量。 評鑑項目與配分，並無比重高低之問題，所謂專業能力應該是真正落實在服務品質上，並於業務推動上進行專業協助，本校此次施行之自我評鑑重點係在行政服務品質與各單位平行溝通協調的互動表現，配分比重是經過委員會審慎考量，針對所提建議意見會再提請委員會審酌。 Q4 行政評鑑與校務評鑑項目是否可以互為整合。 校務評鑑項目與行政評鑑項目落差頗大，兩者之間評核重點不同，行政單位評鑑重點在單位內業務執行與推動，校務評鑑則偏重整體校務發展與政策面向，要緊密扣住在執行上會有困難，建議各單位填寫行政評鑑報告時，如有與校務評鑑相關之項目可一併彙整預作準備。 Q5 人員儀容態度及電話禮貌評鑑指標，是否有相關參照標準。 電話禮儀服務標準，將蒐集相關資料，提供給各單位參考。 Q6 有關單位人力配置，人數統計資料有誤差，部份單位之計畫助理僅負責執行國科會研究計畫未支援行政事務，納入受評人數計算不合宜。 計畫助理人力會再請各受評單位確認，如屬行政支援人力則納入受評，單純執行國科會研究計畫之助理則可排除計算。 考量各單位人員之流動，屆時進行書面與實地訪查時，組織人力配置會儘依單位所填寫之行政評鑑報告表為準。 Q7 會計室主要服務對象不包含學生，計畫表列請修改。 配合修改刪除 Q8 辦公處所環境是否列入實地訪查項目 目前評鑑項目並未將辦公處所環境整潔列入評分，建議於實地訪查前各辦公處所仍應稍加整理為宜。 Q9 實施評鑑所需經費，因年度預算分配已完成，請依據評鑑計畫研訂由校長室與人事室所分配的預算經費項下支應。 有關評鑑過程與獎勵獎金之經費來源，除指定單位專案業務費之外，不足部份將再洽請相關單位研商可以協助支應之經費。 Q10 評鑑指標項次有關工作效率評估，有關公文彙辦時效與稽催紀錄，其資料統計起迄時間為何？又本校目前無公文稽催專責單位，計中雖已開發稽催程式，但無人維護，無法提供資料。 原訂評鑑計畫草案，係以單位近3-5年之績效做檢視，有關公文時效與稽催紀錄等資料，再洽問相關單位是否可以協助提供給各單位近年內之公文稽核資料。 公文系統相關稽催管考資料取得如有困難，此項評核指標是否修改，將會再提請委員會討論。 Q11 行政服務滿意度調查，因各單位所服務對象有所不同，在調查抽樣上應如何執行？其相關基準點為何？ 服務滿意度調查所指稱的服務對象，係指與該單位確實有業務上之接觸者，非空泛性的概念，至問卷抽樣調查對象之抉選，此部分將委託專家學者設計問卷與調查時予以納入考量。 Q12 透過評鑑機制，建立自己的制度與團隊文化，找出各單位互動流程與平行溝通協調的問題，各單位亦得因自己業務功能屬性填具自訂評鑑項目，找出單位業務作業流程的問題並建立良好的制度。 藉由評鑑過程，建立標準化作業流程，找出大家共同的關鍵性問題，亦可將評鑑結果所呈現之缺失加強教育訓練，並列入未來提升同仁專業知識之參考。 Q13 評鑑報告表內各項目指標需勾選之五分量表，建議改成非常理想、理想、尚可、不理想、非常不理想。 提請委員會討論。 Q14 建議減少付印評鑑書面審查報告資