Excel_2003数据库管理_课件_.ppt

Excel 2003 数据库管理 数据库管理 Excel除了前面所述的数据计算、图表处理等功能外，还具有数据库管理的功能： 可以把工作表作为数据库来处理，对其中的记录实行插入、删除、修改等基本操作。 具有数据库的查询、统计、排序、筛选和分类汇总等功能。 一、数据库的概念及基本操作 关系数据库：是以二维表的形式存放数据，每一行成为一个“记录”，每一个列称为一个“字段”，字段有唯一的名称称为“字段名”。字段和记录的排列顺序不影响数据库的实际意义。 一、数据库的概念及基本操作 数据清单：Excel数据库也叫做数据清单，是工作表中由列标题和每一列类型相同的数据所组成的特殊区域，它有以下特点： 每一列称为一个字段；每个字段都有相应的字段名，放在数据清单的第一行中，这一行也叫“字段名行”。 从第二行起每行叫做一个记录，它是一组相关的数据。 同一字段的数据具有相同的类型和宽度。 数据清单中不能有空行或空列 数据清单与其他数据之间至少留出一个空白行和一个空白列。在数据库操作过程中，以此来自动确定数据库范围。 数据库“记录”的基本操作 选中数据清单中的任一单元格 选菜单命令[数据]→[记录单]。 增加记录 单击[新建]按钮，记录单显示一空白记录，等待输入，输完后单击[关闭]，新记录将存放于表的最后。 删除记录 单击[删除]按钮，系统将弹出一警告框，提示当前记录将被删除，当回答[确定]后, 才执行删除 条件查询 单击[条件]按钮，在条件对话框中输 入查找的条件。例如：查找姓刘的同学 。 二、数据的排序 Excel提供了对数据库按指定关键字，进行重排顺序的功能。若关键字值相同，还可指定第二、第三关键字（最多三个）。 可对整个数据库排序，也可对其中部分区域排序。 对数据库排序可以采用两种操作方法： 用排序工具按钮. 用菜单命令(数据-排序). 二、数据的排序 用排序工具按钮. 指定排序关键字：单击关键字段中任一单元格； 单击升序或降序工具按钮 用菜单命令. 单击记录行中任一单元格，选择[数据]─[排序] 在主关键字的下拉菜单中，选择关键字段名 在单选按钮“递增”和“递减”中择其一种 若有第二、第三关键字，选择操作同上两步。 在“当前数据清单”栏，选定“有标题行”或“无标题行” 有标题行：标题行不参加排序。 无标题行：排序区域中第一行也参加排序。这一选择多用于部分区域排序的情况。 部分区域排序 选定要排序区域 单击[数据]─[排序] 指定关键字。此时若所选区域不包括，也不与字段名所在行相临，关键字下拉表就变为A,B…列号,选取关键字所在列 注：[选定排序区域]且关键字下拉表变为A,B…列号时，系统自动选取“无标题行” 三、 数据的筛选 数据筛选是通过设置条件，将符合要求的记录集中显示在屏幕上，而不符合条件的记录被隐藏起来。 这一功能是通过使用“数据”菜单中的“筛选”来完成的。其中“自动筛选”用于简单条件操作。涉及多个因素的条件，要用“高级筛选”去完成。 自动筛选 单击[数据]－[筛选]－[自动筛选] 在工作表的每一字段右边出现一个小箭头，成为该字段条件选择的下拉表。 简单的等值查询条件的建立，只要在这个下拉表中选择所需值即可。 自定义自动筛选 [例] 列出平均成绩在80-89分的所有学生。 单击“平均”下拉表中[自定义] 在自定义自动筛选方式对话框中输入条件 关闭筛选： 再次单击[数据]－[筛选]－[自动筛选] 取消筛选： 单击[数据]—[筛选]—[全部显示] 高级筛选 当筛选条件涉及多个字段时，要用[高级筛选]操作 操作步骤： 建立条件区 单击[数据]─[筛选]─[高级筛选] 在[高级筛选]对话框中填入相应值 条件区表示： 同行为“And”，不同行为“OR”的逻辑关系 复合条件：用逻辑函数（AND，OR，NOT） 条件区的表示方法 表示包含 *文学*：含有“文学”二字 刘* ：以“刘”字开头 高级筛选注意事项 在使用“高级筛选”操作之前，必须首先建立条件区 条件区必须设置在数据库以外的空白区域，距离数据库至少有一行(或一列)空白区域。 由多个与条件有关的字段名组成第一行。在字段名下一行或多行输入条件式(逻辑关系同行为“与”,不同行为“或”)。 在高级筛选对话框中： 数据区域：即数据的查询范围(必须包括字段名行)。 条件区域：即查询条件所在区域,也必须包括字段名行。 复制到：结果输出区。只有当“方式”单选框中选择“将筛选结果复制到其他位置”时，才需要填写此框。只能在当前工作表中。 四、分类汇总 分类汇总是指将数据首先按分类字段排序，然后按“分类”进行处理，它包括求和、计数、求平均值及最大值、最小值等。 分类汇总的过程包括几个步骤： 确定“分类”字段，并首先按该字段进行排序。 选择菜单[数据]→[分类汇总] 在弹出的对话框中进行操作。