涉外礼仪十讲.ppt

第十章 书信礼仪与公文礼仪 书信是单方面地表达感谢，无辅助手段，难度大，要进行必要的培训。  书信有一定格式，使用语言也有一定规范。 §1、书信礼仪 一、英文信的格式 （1）信头； （2）信内地址（只限于正式商业信）； （3）称呼； （4）正文； （5）结尾套语； （6）签名； （7）信封写法。 1、信头 欧美国家把发信人的地址详细写在信内正文上端，包括发信日期； 与中文信地址的写法顺序相反，英文信的地址从门牌号、街道地区至市、省、国名、日期也与写中文信不同，年要放在后面； 排列格式或分为直排和斜排两种，标点符号用不用都行。 关于日期的写法: 例: 2005年 3月30 日 美国人 3、30、2005 欧州人 30、3、2005 中国人 2005、3、30 国际标准化组织 2005、03、30 2、信内地址 是在信内写明收信人的姓名和公司地址。在社交信中，可省去不写，但商业信中是不能少的。 正确形式是： 收信人的地址放在信头左边， 发信人的地址放在信头右边。 信内地址有时也可以写在签名下面的左边。 （A）社交信  称呼写在信头半寸之下（左面留一寸空白） 美国 “My dear” 比 “Dear” 客气；称呼后加“ : ”。 英国 正相反 , 称呼后加“ ，” （B）商业信 在商业信中，普通用的称呼都是： “Dear Sir”, “Grentleman”、 “Dear Madam”和 “Madames”。 凡是女人，无论她是否结婚均用 “Dear Madame” 来称呼。 4、正文 书信是最主要的部分。 社交信分正式、非正式两种，在正式信札中，日期和钟点不可用缩写。 商业信：一纸不可写两面，加添的信纸上要有页码。 写英文信最好以打印的形式。（但便函不宜用打印） 5、结尾客套 结尾客套写在正文下面二、三行的位置，大都从信纸中央写起，只有第一个字要大写，末了放一个逗号。 6、签名 写信人在结尾客套的下面略偏右的地方签上自己的姓名。打印的信，习惯上仍需要亲笔签名。 商业信中，签名上面可以用打字机打出公司的名称，下面也可打出他的职位。 7、信封写法 西方国家写信封的格式： 收信人的地址写在信封正面的右下方，先写收信人的姓名、门牌号、所在城市、（地区）、国家，各占一行。 寄信人的地址写在信封正面的 左上角或是背面。 二、社交信 社交信顾名思义是作为人们社交活动手段的书信，如邀请信、祝贺信、感谢信、慰问信。 邀请信在社交活动中使用得相当广泛。  邀请信一般都较简短，写时要注意礼节，又要诚恳热情，要把有关邀请对象、活动内容、时间、地点等交代清楚，以免发生差错。 邀请信的内容： 向对方表示简短的寒暄或问候； 说明邀请对方参加什么活动以及邀请的原因； 说明活动安排的细节； 如有必要，请被邀请方确认能否应邀 2、感谢信 感谢信在国际交往中是一种常见的书信形式。当受到邀请、接待、慰问，接到礼品以及得到他人的帮助之后，都应及时地给对方写感谢信，以示礼貌。 感谢信没有固定的格式，不宜写得过长，繁简要适度，语言要热情，用词恰当。 3、庆贺信 分正式和普通两种。前者用于政府间、组织间、官员间。用语非常拘谨，使用一些客套话，后者多用于个人交往，用词亲切，不拘格式，具有个人感情色彩。 书写庆贺信时，语言要求简练概括，遣词造句要求充满热情、喜悦，使人感到温暖和愉快。 4、慰问信 慰问信是对他人表示慰藉、问候、鼓励、关切的专用信件。信件分正式和非正式两种。前者用于国家间、团体间、政府官员间。 慰问信要写得及时，行文简洁，感情真挚、词语朴实。 三、商业信 1、商业信通则 商业信笺的纸张，要求用高质量的证券纸。 商业信笺应印上公司的名称、地址和电话号 码、注册的办公地址、传真号码。 商业信笺不可用有颜色的纸。 与外商通信的第一封信的回信可按对方来信 时的落款形式给对方回信，商用信使用的语言比社交正规，用词也更严谨。 2、介绍信 分私人介绍信和正式介绍信