消耗品管理作业-国立台中科技大学总务处.DOCVIP

國立臺中科技大學總務處資產經營管理組作業程序說明表 項目編號 總資-6 項目名稱 消耗用品管理作業 承辦單位 財物管理單位(總務處資產經營管理組) 作業程序說明 一、進貨管理： （一）進貨申請 隨時巡視帳面存貨，需補充時，則先填寫請購單將所須物品一一列出，經主管核准後送事務組辦理(同時將請領物品，登記入冊，以玆查詢)。 （二）進貨 廠商交貨時依登記冊所列之物品名稱、數量、與實際送來物品一一盤點，確認無誤後，將物品放入適當位置以備領取。 （三）發票作業處理 事務組送發票核銷時，依據發票做填寫進貨單、進貨、訂購紀錄之電腦處理，並列備查。 二、領用管理： （一）請領申請 請領人上網填寫請領單並列印。 （二）單位主管核淮 請領人蓋章並經單位主管核淮後，將領物單交至資產經營管理組。 （三）領取消耗品 1.保管人員檢查是否為當日日期與單據號碼、請領人及所需領用之物品是否與本組網頁所呈現一致，依項一一發給物品，同時在網頁做領取動作。 2.每日下班後，將當日各單位之領物單與網頁上已領取之領物單欄再核對一次，無誤後則作日報表(未領取者予以刪除)。 3.依據每日之日報表，月底作出當月之月報表、各處室物品領用報表、物品數量增減表，同時將當月之領物單處理整冊。 三、登記及報核作業： （一）物品登記應設置消耗用品收發分類帳辦理登錄管理，消耗用品之登記，收進時應憑驗收單或相關驗收證明文件，發出時應憑領物單，分別登帳，且各種單證均應編號及整理裝訂成冊，以供查核。 （二）每月實地盤點一次。 （三）編製之消耗用品收發帳目結存數量應與庫存數量相符，並於每月月初編製下列表件： 1.消耗用品收發月報表，於次月10日以前報請機關首長核閱。 2.將各單位每月領用消耗用品之品名、數量統計列表，於次月10日前送請各單位主管核閱。 （四）設置消耗用品收發帳簿及表單，採用電腦作業處理者，其電腦貯存體中之紀錄，視為帳簿及表單。 控制重點 一、應依計畫及實際需要提出物品採購需求，由單位主管確實複核物品之用途、數量及金額，經機關首長或其授權人員核准後，送採購單位採購，不得有超額採購及消化預算之情形。 二、使用人領用消耗用品時，應檢附領物單，送物品管理單位為物品減少之登記。 三、依消耗用品驗收單或相關驗收證明文件為物品增加之登記，與注意消耗用品收發帳目結存數量應與庫存數量相符，並應於每月月終編製消耗用品收發月報表。 四、物品盤點如有盤盈或盤虧情事，應分別查明原因，並按照規定補為物品增減之登記。 五、應適時檢查收發及存管情形。 法令依據 一、國立財物管理作業要點 消耗用品管理作業流程圖 版次 文件編號 1 總資-6 項別：消耗用品管理作業 目別： 負責單位 作業流程圖 產出表單 物品請領單 請購單 單位主管：張元盈 組長 承辦人：楊琬惠 (分機：5337) 國立臺中科技大學總務處資產經營管理組內部控制制度作業層級自行評估表 年度 自行評估單位：總務處資產經營管理組 作業類別（項目）：消耗用品管理作業 評估日期： 年 月 日 評估重點 自行評估情形 評估情形說明 符合 未符合 不適用 一、作業流程設計有效性 （一）作業程序說明表及作業流程圖之製作是否與規定相符。 （二）內部控制制度設計是否有效。 二、消耗品管理作業，應注意下列事項： （一）物品採購時是否依政府採購法優先適用集中採購之共同供應契約。 （二）物品採購是否依計畫及實際需要提出需求，由採購單位集中辦理。 （三）是否有超額採購及為消化預算而採購之情形。 （四）是否有注意消耗用品收發帳目結存數量與庫存數量相符，並於每月月初編製消耗用品收發月報表。 結論/需採行之改善措施： 填表人： 複核： 單位主管： 註：1.機關得就1項作業流程製作1份自行評估表，亦得將各項作業流程依性質分類，同1類之作業流程合併1份自行評估表，就作業流程重點納入評估。 2.自行檢查情形除勾選外，未符合者必須於說明欄內詳細記載檢查情。 46 3 總資-6 資產經營管理組及領用單位 資產經營管理組 資產經營管理組 資產經營管理組 資產經營管理組 資產經營管理組 準備 請領單位上網填寫請領單並列印 請領單並列印 每月巡視帳面存貨 結束 是 是 否 填寫請購單進貨 按月盤點並編製消耗用品收發月報表，報請單位主管核閱 物品收發登錄，並注意收發帳目結存數量應與庫存數量相符 領取消耗品並辦理物理減少之登記 單位主管 核准 安全存量是否已達 進貨盤點並集中管理，同時登物品帳