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文书管理主讲：杨基志 1 电子化时代文书管理观念 一、文书管理的重要性（算盘、口水翻书、点钞票） 1、文书是企业经营执行命令的依据 2、文书是企业内部相互沟通的桥梁 3、文书是企业与外界接角的媒介 4、文书是企业经营的记录与证据 5、文书是企业制作决策所需的资料 企业为使文书管理效率化，必需研订一套文书管理制之职责。业务行政部门负有订定此项文书管理制度之职责，文书管理制度应包括下列有关规章。（会议纪录要在最短的时间内下） （1）文书管理规定 （2）文书流程图 （3）文书处理基准 （4）文书档案办法 （5）文书资讯化处理措施 二、文书管理所遭遇的困难 1、文书处理程序繁、手续多（小姑娘辞工含泪也要见老总最后一面） 2、文书处理速度慢、稽催难 3、文书寄送，手续繁杂而迟缓 4、文件泛滥、保管困难 5、档案无规律，找不出所需要之文书 三、文书管理的自动化 1、文书制作的自动化 2、文书传递的自动化 3、文书保存的自动化 4、文书印制的自动化 5、图表制作的自动化 6、文书调阅的自动化 7、文书追踪的电脑化 四、文书的简化 五、表单改善 一、表格改善在现代管理上的作用 1、表格与任何工作人员都有密切的关系‘ 2、什么是办公室工作？ 3、表格是办公室工作的基础工作 4、为什么工作会繁忙？ 5、有效的表格有助于建立健全的报告，控制及授权制度 6、良好的表格不但可以提高工作效率，更可以获得良好的关系。 二、表格如何影响生产成本 1、一张表格所值无几的观念 2、表格如何花费掉金钱 （1）购买或印刷表格费用 （2）使用、保管有关费用 3、如何获得真正的节省 （1）取消多余的表格 （2）必要的表格要设计得尽可能有效率而经济。 三、表格改善的检讨内容 1、程序分析 2、表格设计 3、表格流程 4、表格管制 5、实例演练 四、为何不重视表格问题 1、不明白表格热处理要性 2、主管与幕僚缺乏沟通 3、未整体规划，随状况而自然产生 4、未经专责部门或人中负责设计及管理 5、未借重具有专门知识的人才 表格是管理过程的依据 某些人利用表格表示位高权重 五、创造表格与设计表格对工作效率的影响 1、创造表格所创造的表格： 资料繁杂无序，填写与审阅均觉不便，令人一见厌烦，减低工作情绪及效率，造成人为时间的浪费。 2、设计表格所设计的表格： 资料简要，并排列有序，重点明显，使填者阅者能一目了然，工作时轻松愉快，效率提高 六、表格设计的五大要点 1、使填写者及阅表者均乐意接受 2、资料能够很容易的填入（尽量选用打“ ”） （1）足够位置 （2）合适的书写线 （3）正确的安排 （4）”说明部分“位置合适 （5）明显分界 3、已填入资料能很方便运用 4、能尽量减少填入资料或运用表中资料时发生错误 5、在适合运用范围内，尽量经济（最容易犯错的往往是有经验的人，医生看病） 2 文书制作 一、文书的种类 企业的文书，类别至多，可分为下列各类： 1、对外文书 （1）以业务为目的与各有关工商单位往来之文书 （2）以公务为目的与各政府机关往来之文书 （3）以交际为目的与外界人士往来之社交文书 （4）广告宣传用之文书 （5）有关交易及商业往来之契约文书 （6）有关诉愿、诉讼之法务文书（例：订金、定金） 2、对内文书 （1）为洽商业务或解决问题，企业内上下单位或平行单位间往来之文书。 （2）为请示或报告事项几周上级主管呈送之签呈或报告书。 （3）为公布某一事项之公布及通知书。 （4）各项计划书及会议记录。 （5）员工对企业当局之各项申请书，人事、财务、业务等部门向主管人员呈报之日报、月报、日志等文书。 （6）其他企业内各项传票、表单、图表等文书。 三、文书制作要点 1、制作文书应注意时效。 2、总务行政部门应事先印制各类文书用纸，以备各部门之需。 3、企业文书目前已力求简化。 4、一文应以处理一事为原则而且语名宜短，内容条文化。 5、文书用语应采词词意清晰的语法。 6、避免使用艰深难解或模棱两可词名。 7、文书应正确使用标点符号。 8、函的结构应有“主旨”与“说明”。（公告栏内的资料一般在一周至两周内） 3 文书处理 一、文书收发部门 1、设置文书收发部门 2、文书收发的目的 3、[文处理规定]订定内容要点 二、收文、分文 1、收文 2、分文 三、文书签办 1、签拟意见 （1）签拟意见须签写于“签办纸”或“文书处理单”上，附同收文呈请上级核定。 （2）签拟意见如须请其他部门表示意见，则须送请有关部门会签，会签单位须在签办纸或“文书处理单”上列明会签之单位名称及其会签意见。 （3）会签时如会签单位有不同之意见，应指出与原签单位不同意见之要点，以合便上级主管加以核定。 （4）如果收文简单，可以直接