煤矿建设档案管理问题及对策.docVIP

煤矿建设档案管理问题及对策一、煤矿建设项目档案管理工作的难点 1.档案管理人才缺乏，兼职过多，归档不规范。煤矿建设项目档案涉及地质勘探、采煤方法、矿井建设、土建工程，设备安装、供电配电、信号控制、铁路专用线等专业，科技含量高、专业性强、工作量大。单项工程、单位工程众多，所以对档案管理工作人员的专业水平要求更高，也就是说，煤矿建设项目档案管理工作人员不仅要有档案方面的专业知识，还应具备一定的矿井专业知识。 2.档案管理与项目建设不同步，审核把关不严，归档材料质量差。项目建设初期有关项目档案资料散存在个人手中，或装在麻袋中杂乱无章，到项目进入中后期才动员人力去突击、去补救。其原因：一是建设项目档案工作没有与项目建设同步管理，档案收集整理滞后。二是项目竣工验收审查把关不严。关键是验收主管单位与档案管理部门两张皮，有的项目竣工验收时没有档案管理部门的人员参加，三是收集存档的无效文件多。有的煤矿建设项目中重要文书材料多为复印件，缺少原件，失去档案的法律效力。收集到的原件中存在无公章，无签字、无日期的无效文件。四是建设项目档案内容缺项。 由于长时期没有专人收集管理，往往出现请示与批复不符，目录与档案内容不符，标题与材料不符，图纸与实物和设计变更不符等不完整、不规范的档案材料。五是忽视设备随机资料收集，归档。煤矿建设项目中设备档案归档难尤为突出，设备开箱时随机文件、图纸等资料一般都在施工方技术人员手中，自行保存起来，有的甚至不进行记录，造成设备使用单位对设备的安装、调试、使用和日后的维护、检修，技术改造非常难。 二、做好煤矿建设项目档案管理工作 1.更新理念，提升水平。第一，领导重视是搞好煤矿建设项目档案工作的关键。建设单位各级领导必须充分认识到煤矿建设项目档案的重要性、专业性和复杂性。树立牢固的责任意识，项目建设初期要指定分管领导，并同时成立专门机构(含领导小组和办公室)，提出工作要求，把档案工作纳入项目建设管理程序，纳入领导、各部门的职责范围和岗位责任制，并与经济利益和考核内容挂钩。第二，全员参与是搞好煤矿建设项目档案工作的基础。建设项目档案管理与其他类别档案管理最大的不同之处，就在于必须靠各部门和全员(档案形成者)的支持和配台，必须是全员具备档案意识，积极参与。第三，过程管理是搞好煤矿建设项目档案工作的保证。建立项目档案工作网络体系，将档案管理的要求与措施贯穿于项目建设的各领域、全过程。实行以建设单位为档案管理核心，以设计。施工单位为档案管理主体，以监理控制为重要手段，实施事前介入、事中控制、事后把关的全过程管理模式。 2.完善制度，严格控制。近几年，为了做好建设项目档案工作，国家和地方都分别制定出台了一系列法规性文件，很多行业也根据本行业特点制定了有关的规章规定。核心是项目建设单位(法人)应将项目档案工作纳入项目建设管理程序，与项目建设实施同步管理，这一条非常重要。要达到同步，必须从以下方面着手：一是充分发挥合同的作用，将项目档案工作纳入合同管理。建设、使用、设备、施工、监理各方签订合同、协议时，都应设立专门条款，明确规定有关工程文件、图纸及其他特殊载体等文件的整编归档内容及各方应承担的责任。二是移交档案资料与工程结算挂钩，实行档案管理部门不签字，工程部门不办理结算，财务部门不付工程款的工作制度。三是建立项目档案质量保证金制度。将单位工程、单项工程验收与其档案质量验收结合起来，分部分项工程档案质量验收不合格，工程不能结算，扣押保证金。四是建立奖罚分明的经济责任制度。将经济利益与各部门和个人的考核内容挂钩，促使他们认真履行归档职责。五是建立大中型设备归档制度。对外签订设备合同时，对设备的技术资料做好明确的约定，对随机技术文件进行清点、登记，验收、归档。 3.加强管理，注重实效。一是要加强宏观管理。审批项目的主管部门和档案行政主管部门要严格按照国家档案局和国家发改委关于《重大建设项目档案验收办法中规定的程序执行。由于建设单位一般都是新组建的队伍，人员素质参差不齐，工作制度也有一个建立、完善的过程。因此，上级档案管理主管部门和建设项目主管部门要主动负起责任，认真履行监督职责，尽早介人，全程跟踪，及时掌握项目信息．做好安排部署。二是要加强建设单位负责制。决策层要统筹安排，掌握信息，全面负责，牵头抓总。执行层要扎实工作，一项一项去落实，针对问题，提出整改，提高管理水平。三是要加强监理监管作用。建设项目监理单位除按照建设单位要求，做好自身形成的文件材料的收集、整理、移交工作外，还要对施工单位文件材料形成情况进行质量检查把关。对施工过程中的每个控制节点、每个环节进行审核、签署，及时发现问题，及时提出整改。四是要加强档案工作软、硬件管理。要选派工作责任心强、业务素质高和有一定组织协调能力的人员从事档案工作，并配备相应的