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能源企业信息系统电子数据归档探索 冯萍萍 李忆江 摘 要：随着信息技术的不断发展，能源企业在信息化建设不断壮大和全面覆盖的同时，呈几何级数上长的电子信息资源却处于无序状况，信息的安全缺乏有效保障。本文以萧山发电厂的实践为例，对能源企业信息系统电子数据的归档进行了探索，综合分析与评估了企业20多个信息系统的电子数据，研究了各系统电子数据的归档策略与实现流程，通过无缝对接、电子归档、业务数据与数据库备份等多种手段，以档案管理系统为桥梁，实现了企业信息系统电子数据的全面归档与整合，从而有效保障了企业信息的安全。 关键词：能源企业 信息系统 电子数据 归档 随着信息技术的不断发展，能源企业正不断向数字化发电企业迈进，紧紧抓住一体化理念、知识化手段、标准化管理三条主线，建立基础设施、数据交换、数据中心、应用集成、企业门户五个部分组成的一体化企业信息集成平台。但在能源企业信息化建设不断壮大和全面覆盖的同时，呈几何级数上长的电子信息资源却处于无序状况，信息的安全缺乏有效保障。如何保障名目繁多的信息系统业务数据和数据库信息的安全是摆着能源企业信息管理与档案管理的一个重要课题。 针对能源企业信息系统电子数据的安全问题，2012年萧山发电厂档案室与信息中心联合，对企业20多个信息系统的电子数据进行了综合分析与归档评估，研究了各系统电子数据的归档策略与实现流程，通过无缝对接、电子归档、业务数据与数据库备份等多种手段，以档案管理系统为桥梁，构建数字档案室，实现了企业信息系统信息的全面归档，既保障了企业信息的安全，也现实了信息的全面整合与综合利用。 1、业务系统分析、评估与归档判断 企业信息业务系统众多，其电子数据保存价值不一，要实现业务系统的电子归档，首先应当全面评估各业务系统情况，对各系统数据的重要性、归档的必要性、归档实现的可行性作出正确评估，通过各自可行和经济的方式归档到综合档案管理系统。 以萧山发电厂为例（共24个系统），筛选出覆盖范围广、比较重要的业务系统（共12个），明确各业务系统的“业务功能”和“归属”（即归口部门），弄清“主要数据类型”，在大量数据中统计并筛选出应“归档数据”，分析各业务系统电子数据的重要性、归档的必要性和归档实现的可行性作出“数据评估”，对有必要归档和实现可行的研究其“归档实现方式”，最后形成《企业信息系统情况统计表》（略）。 “数据评估”的判断方法：数据重要性和归档是否必要性是根据数据是否对企业有保存价值来判断的。归档实现是否可行的判断：由于归档到档案管理系统的数据只能是电子文件，电子业务数据如果要实现则必须将电子业务数据处理成如WORD或EXCEL等具体的“文件”，因而如“SIS生产监控系统” 虽然重要但因其电子业务数据量大而无法实现，只作数据库整体备份。同样，“MIS生产管理系统”要归档的数据中只有“值长日志”以电子业务数据的形式出现，因而容易处理成EXCEL文件来实现电子归档。 通过对业务系统的分析、评估与判断，火电企业业务系统电子业务数据及数据库归档式备份分以下三种类型：一是通过接口技术，有MIS生产管理系统；二是通过数据集中下载或导出方式，有OA办公自动化、门户网站、基建MIS等；三是重要业务系统数据库定期整体备份（数据库归档）。 2、MIS生产管理系统电子业务数据归档 “MIS生产管理系统”是企业信息化最重要的管理信息平台，实现对发电企业生产管理流程的有效控制和信息决策，建立了生产部分的设备管理、生产技术、发电运行、实时数据处理、安全管理等子系统以及经营部分计划、财务、燃料、物资供应子系统，覆盖范围特别广，需归档的数据量特别大，因此选择用接口方式来取得数据，其方法与步骤如下： 第一步，对MIS系统作全面系统调研与信息鉴定：系统所有大小模块、每个模块所包含的电子文件、电子文件与档案相关的字段，并形成文字表格。集合双方软件开发人员、信息管理人员、档案人员共同协商制定开发方案，提出档案需求。 第二步，信息鉴定：①要对调研的数据信息进行鉴定，分析归档和不归档的数据模块。如果所有的MIS系统模块都不加选择的归档，必然会给开发人员造成很大的压力，档案系统也会造成分类混乱不清晰。因此必须踢除那些散乱的、数字不完整、没有保存意义的模块，选择那些重要的、开发比较成熟、历年数据比较齐全、具有保存价值的模块归档，这模块共有六个：会议纪要、生产月报、采购合同、设备技改、设备异动、值长日志。②鉴定不规范的数据，如设备命名不规范，必须规范后再确定归档。 第三步，对软件开发人员提出归档需求：①提出每个归档数据模块的MIS生产数据库和SEAS档案数据库字段对应表；②提出历史数据的归档原则；③提出实时数据归档原则，为单个文件的，在上传后实时归档（如会议纪要、生产月报），为项目形式多个文件组成的（如设备技改、设备异动），在项