图书、报刊、邮件管理制度、流程、规范.doc

杂志、报刊、书籍管理制度 一、总则 1、为规范公司书籍、报刊、杂志收发工作行为，提高管理效率，特制定本办法。 2、本办法仅适用于山西煤炭运销集团信息工程有限公司 二、杂志、报刊、书籍管理 1、部门/员工因工作要求需订购杂志、报刊、书籍（含资料、音像制品等），到行政部填《杂志、报刊、书籍订购单》，经总经理签字后方可订购。 2、杂志费、报刊费从订阅员工的工资中扣除。 3、在每季的订购期过后，如部门或公司急需订阅一批杂志、书籍、报纸，到行政部填写《杂志、报刊、书籍订购申请单》且经总经理同意后，由行政、财务、采购一同处理。 4、订阅后的杂志、报刊行政部要确保其到货时间，并及时送到部门/员工手中。如未准时到货，要及时联系采购弄清原因。 5、部门/员工想要放弃或更换已订阅的杂志、报刊，要到行政部填写《杂志报刊变更单》，经行政经理同意后，由行政部与财务部进行沟通，商量变更事宜。 6、在最终确定订购的名单后，要联系采购，让采购可以依据名单购货。 7、每一季度的订购完结之后，要及时、准确填写《书籍、报刊、杂志操作情况汇总单》，留作档案以备查询。 8、订购时间：每年11月底以前预定下一年上半年度报刊、杂志。每年4月底以前预定下半年度报刊、杂志。超时则不予续订。 9、财务部依据《到货登记表》进行资金扣除。 三、 附则 本办法自发布之日起实施。 杂志、报刊、书籍订购单 订阅时间： 年 月 日 名 称 数 量 刊 期 单 价 部 门 姓 名 合 计 元 杂志、报刊、书籍订购申请单 申请部门 申请人 时间 名 称 价 格 份（期） 备 注 财务部审批 行政部审批 总经理审批 杂志、报刊、书籍 年 月到货登记单 姓 名 部 门 单 价 订 货 名 称 是否 到货 原 因 订货人签字 杂志、报刊、书籍变更单 杂志、报刊名称 变更名称/放弃 单 价 变 更 时 间 刊 期 行政经理 部 门 姓 名  杂志、报刊订购流程： 杂志、报刊、书籍订购申请流程 杂志、报刊变更流程： 杂志、报刊收发流程： 杂志、报刊、书籍管理岗位规范 一、政治思想好，忠于工作、有高尚的职业道德和较强的责任感。 二、严格执行公司制度，准确做好杂志、报刊、书籍的登记、分类、整理等工作(每月/季)。 三、送到的书籍、报刊、杂志要在当天送到部门/员工手中，避免时间长造成丢失。 四、如送到的书籍、杂志、报刊数量不足时，要及时联系与采购。如因个人原因造成丢失的，要负责赔偿损失。 五、要时刻保持办公地点的卫生整洁。 六、做好图书室的防虫、防盗工作。 行政部、财务部和采购协商办理 行政经理核实 行政部与财务部、采购沟通协商办理 总经理批 示 订购结束后，行政部进行汇总，填写“订购情况汇总单” 员工到行政部登记，填写“杂志、报刊订购单 ” 行政部贴出下一季度订购通知 到行政部填写“杂志、报刊 变更单“ 部门/员工要变更或放弃已定杂志、报纸、书籍 公司/部门需要订一批书籍、报刊、杂志（在订购期过后） 与行政、财务、采购进行沟通 到行政部填写“书籍、杂志、报刊订购申请表” 行政部、财务部作出审批 总经理批示 采购购买 每月末前将“杂志、报刊订购单”拿与采购 采购通知货物已 到 行政部清点种类、数量是否齐全 清点齐全后，填写“杂志、报刊每月到货登记单” 将书籍、报刊、杂志送到员工手中 种类、数量不全，向采购资讯原因 填写“杂志、报刊每月到货登记表” 将书籍、报刊、杂志送到员