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仪校文件编制管理 ?编制体系文件的要求 ? 如何正确编写和管理文件是体系中十分重要的问题。为此，国际标准化组织以“指南”(ISO/TR10013 质量体系文件编制指南，本标准提供了质量体系文件的开发、编制和控制的指南，使用者可根据具体需要加以剪裁。)的形式提出了质量管理体系的指导性意见，它同样适用于ISO10012的测量管理体系。 一、总要求 1、测量管理体系文件的形式和内容通常与企业中的过程或适用的测量管理标准的结构保持一致。企业出于其自身的需要也可以采用其他的形式和内容。 测量管理体系文件的结构可以采用自上而下的纵向结构，这种结构有利于文件的发放、保持以及对文件的理解。 典型的测量管理体系文件结构 2、组织体系文件的内容可因其在以下方面的差异而有所不同： 　　（1）组织的规模和活动的类型； 　　（2）过程及其相互作用的复杂程度； 　　（3）人员的能力。 3、文件编制的要求 （1）文件应覆盖标准的要求； （2）文件的数量和详略程度应适合组织的类型和规模、顾客和法律法规的要求、过程的复杂性和相互关系，以及组织的人员素质； (3) 文件的内容应满足顾客的要求，包括合同的规定、法律法规的规定以及产品标准和有关技术规范的规定，并且应将这些规定转化为计量要求； (4)表达的信息应清楚、准确，符合逻辑； (5)对文件条款进行编号，便于执行、检查和修改； (6)语言文字的运用应规范，涉及到测量管理体系的名词、术语、概念应使用标准的定义，特殊情况下应给出说明。 4、其他需要说明的问题 　 （1）体系文件中所使用的术语应与国际标准或通用的规范中的解释相一致； 　 （2）测量管理体系的文件可采用任何的载体，如硬拷贝或电子媒体； （3）对于小型企业而言，将测量管理体系的整体描述以及按ISO10012要求建立的所有形成的程序写入一本质量手册中可能是合适的做法，而对于一个大型的企业或跨国公司而言，就可能需要在不同的层次上形成相应的质量手册，如跨国的、国家的或地区的，测量管理体系的纵向结构也更复杂。 二、测量管理体系文件的编制过程 　 1、编制的职责 　 测量管理体系文件应由参与过程和活动的人员编写，这将有利于对要求的理解并增强员工的参与感和责任感。 对现有文件的评审和利用以及引用，将大大地缩短测量管理体系文件编制的时间，同时还有利于识别测量管理体系中存在的不足，以便弥补和纠正。 2、文件编写的主要流程 （1）确定文件编写负责人和参加人员名单； （2）对文件编写人员进行必要的培训； （3）编制测量管理体系文件清单，统一协调，防止遗漏；（4)制定文件编写计划，规范文件编写格式，按计划分工编写； (5)各个文件本身的审核、修改； （6）整个文件接口协调性，统一性的审核、修改； （7）文件标识系统、测量设备标识系统、测量过程标识系统、设备确认状态标识系统的统一审核、修改； （8）文件发布媒体的清单，文件检索目录的编制； （9）文件批准和发布。 2、编制方法 　（1）识别有效实施测量管理体系所需的过程； 　（2）理解这些过程间的相互作用； 　（3）将这些过程形成文件以确保其得到有效运行和控制。 　 测量管理体系所需文件数量应由对过程的分析决定，而不应该是由文件决定过程。编制测量管理体系文件的过程并没有统一的模式，可以先编质量手册，也可以在程序文件和作业指导书完成之后再编质量手册。 下面给出一个编写测量管理体系文件的步骤，供参考： 　（A）根据选择的测量管理体系标准（如ISO10012）确定适用的测量管理体系文件要求； 　（B）通过各种手段，如问卷调查和面谈，收集有关现有测量管理体系的过程的信息； 　（C）列出现有的适用的测量管理体系文件，分析这些文件以确定其可用性； 　（D）对参与文件编制的人员进行文件编制以及适用的测量管理体系标准或选择的其他准则的培训； （E）要求并获得来自其他运作部门的其他文件或引用文件； 　（F）确定文件的结构和格式； 　（G）编制覆盖测量管理体系范围中所有过程的流程图； 　（H）对流程图进行分析以识别可能的改进并实施这些改进； 　（I）通过试运行，确认这些文件； 　（J）在组织内使用适宜的方式完成测量管理体系文件； 　（K）在发布前对文件进行评审和批准。 3、引用文件的采用 　 适当时，为了限制文件的规模，可在文件中引用现有的公认的测量管理体系标准或文件使用者可获得的文件。 　 当采用引用文件时，规定应避免修订状态的引用文件，这样可以排除因引用文件的修订而使引用失败。 三、测量管理体系文件的批准、发布和控制过程 　 1、文件控制要求 　 （1）评审和批准 在发