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任务通知管理系统在企业信息自动化中应用摘要: 阐述任务通知管理系统在企业信息自动化中的应用,首先介绍在企业信息自动化中进行任务通知管理的必要性。并阐述以任务通知为核心的管理理念,对工作的进度、成本、质量、人员能够进行有效的控制。任务或提醒的接收人可以是企业的部门、职位,也可以是具体的用户,具有很高的灵活性。每项任务,都可以设置具体的完成时间,并有到期前提醒功能,如果任务超期而未获得处理,本系统还具备超期报警功能,方便管理人员进行监督管理。 关键词: 任务通知管理;可配置;组织机构;事件触发;逾期 0 引言 随着企业信息化程度越来越高,工作量越来越大,如何更科学、高效的管理各项任务,使工作任务可信息化、可追溯、可量化,并使逾期任务可送达上级领导,这些需求变得越来越迫切。能够满足上述功能,并能统筹管理任务的任务通知管理系统就应运而生了,而且发挥着越来越重要的作用。以任务通知为核心的管理理念,对工作的进度、成本、质量、人员能够进行有效的控制。 企业经常还会有一些特殊需求,比如有些业务有一些危险临界值,到达这个临界值就需要危险报警或者通知某些相关人员进行相应的处理。或者设定在某天进行一个重要的项目审核,需要提前几天提醒项目人员或者需要设定每隔几天提醒、通知项目人员一次,使他们能重视并提高工作效率,这些就会用到任务通知管理系统里的通知提醒功能。 任务和通知在企业的信息管理系统中,起着越来越重要的作用。但是目前市场上的很多任务通知管理系统都是在企业的办公自动化(Office Automation)系统中定制开发的,这些任务和通知都是固化在程序里的。不能根据企业的流程不同,进行相应的配置,也不能根据每个流程人员权限的不同需求,进行任务的下发和通知的发送。本文为大家提供了一种任务、通知可配置的思路,以一种更灵活的方式来达到提高工作效率,和控制工作进度的目的。 1 以任务为中心的管理理念 本文介绍的任务通知管理系统,是一款表单可配置、流程可配置、任务通知可配置的通用软件平台的一部分。基于这款通用软件平台,任务通知管理系统发挥着他强大的管理功能。 任务通知管理系统是一套适用于任何协作型组织(如政府机关、企事业单位),全面实施任务过程化、规范化、信息化的管理体系。每个员工登录自己的用户名和密码,进入到系统中,看到一个只属于自己的任务列表。每个人的任务列表中详细记录了他未完成的工作和已完成的工作。每条任务的详细信息中包含了,任务发送者、完成日期、优先级、完成状态等关键数据信息。逾期没有完成的任务,将会转发给上级领导处理。任务通知管理系统与通用软件平台的流程系统和权限系统紧密联系起来,形成以任务为中心的一套管理体系。下面我们以一个实际配置的公司流程的例子,来理解这个以任务为中心的管理体系。当某公司根据自己的实际需要设计并配置好了一套采购流程,并设定了采购流程中各表单的权限。图1是某公司的采购流程图,表1罗列出了这个采购流程的各个表单的权限。当创建人创建了一个采购流程实例后,在流程中出现了第一个表单采购申请表单,因为填表人为创建人,所以他有权限进行第一个表单的填写和提交。下面需要我们注意的是,当创建人填写完采购申请表单,提交完毕后,此时第二步采购二次压价的填表人,工程部经理就会自动收到一个任务通知,告诉他有新的任务。当他点击打开新的任务,查看任务的详细信息后,就可以点击任务信息中此任务的相关跳转链接,跳转到相应的工作界面,进行他的任务处理。同理,当第二个界面采购二次压价提交完成后,第三个界面的填表人工程部综合管理员,就会收到相应的任务通知,并进行他相应的任务处理。当任务超过规定设定的天数仍然没有完成,那么任务就会转到上级领导处,这在一定程度上实现了任务的可追溯性,并起到了一定的监管管理作用。 2 任务通知系统的后台配置 上文已经提到,本文介绍的任务通知管理系统,是一款表单可配置、流程可配置、任务通知可配置的通用软件平台的一部分。此通用平台是分前后台设计并开发的。所以任务通知管理系统可以进行相应的后台配置。后台配置的意思就是,通用软件平台的后台对系统管理员或者对二次开发配置的人员是开放的,前台才是用户实际看到和操作的界面。因为软件是通用开放可配置的,所以在后台根据企业的实际业务需求,可以进行权限、流程和任务的相应配置。用户在前台就看到相应的流程界面显示和收到不同的任务消息通知。那么让我们首先来了解下任务通知管理系统如何在后台进行相应的配置。 2.1 普通的任务通知流程设置 任务通知流程可以设置到系统后台的每个文件夹上,流程起始点也就是初始触发项,是从系统后台的事件列表中进行选择的,比如选择添加了一个新的项目。任务流程可以由多层次的任务或提醒构成。任务通知流程采用树状的数据结构来表示,根据树状节点的结果不同,而