集团协同OA管理平台方案.docx

荆门荆玻集团协同OA管理平台方案2012年9月一、概述1.1 项目背景随着信息技术的发展，计算机技术、网络技术已经渗透到行业的日常工作中，大量的公文、报告、报表、数据等各类信息量越来越大，涉及到的部门、合作伙伴越来越广泛。传统的手工处理方式，文件、报表的传递方式和信息的利用方式已经不能满足企业发展的需要，影响了企业领导的决策和业务的发展，迫切需要利用已经拥有的计算机、网络资源，实现企业的信息化，加快内部的信息流通与信息的有效利用。而位于江汉平原腹地的国家级企业集团---荆玻集团，管理着2000多名员工，更需要通过信息化的方式强化管理手段、提升管理效率。1.2 项目需求随着社会信息化、信息化的深入和内部管理需求的不断提升，则需要协同OA 系统来实现。以辅助管理为核心的协同OA 系统犹如人体神经网络系统贯穿于全身的四肢五体、协调着交通部门各项业务、管理和协调运作；协同OA 系统则重点解决交通部门传统工作、管理模式，目前在管理现状上,有如下情形：没有规范的财务管理体制。致使财务预测、决策、控制、计划和财务分析等工具无法发挥作用。 人力资本投入不足，培训机制不完善。主要表现在两个方面:认识不到位。没有系统科学的培训制度。 过分强调制度管理，薪酬激励机制不健全。业务、办公未有留痕，流程审批不规范。难以掌控工作进度，无法为领导提供及时、准确的管理决策与数据； 规章制度很难直达每个人的手中；制度执行人为影响大，效率低。如各类信息通知、通告传达不流畅、遗失；领导的管理思想难以被贯彻执行，职工相互之间协同工作缺乏有效信息沟通平台；合理化建议与需求反馈缺乏有效的反馈渠道； 如何利用高效、便捷的信息化手段改造流程、改善管理与内控机制、提高企业营销效率和资源利用效率，是需要企业领导重点考虑的问题。二、项目建设方案2.1 建设目标为荆玻集团建立完整统一、技术先进、覆盖全面、应用深入、高效稳定、安全可靠的自动化办公系统，实现有序管理基础上的内外信息互通，实现领导与员工的信息沟通共享，保证领导与分管部门的联系工作、日常行政办公管理工作的协作共享，规范管理流程，提高员工的整体素质，提升管理效能；提升管理效率。2.2 平台业务功能协同OA总体业务功能包括：信息交流系统、资源管理系统、公文管理平台、行政管理平台、人力资源管理、个人办公管理、公共信息管理、流程管理、系统集成、系统平台管理等功能模块。（备注：整个办公系统，所有功能模块都可以实现短信提示功能，实时提示用户及时处理。）2.2.1 信息交流系统功能信息交流是指需要对全单位所有员工发布的信息，确保领导的管理思想与措施能够直接下发到各个管理部门及个人。信息发布主要实现企业的重要新闻、内部通知、规章制度等的电子化管理。信息交流主要包括如下几个模块：模块子模块菜单功能描述信息交流系统信息发布电子公告实现各级部门的信息发布、公示、公告，具有信息发布、维护、查询、归档、归档查询等综合的信息发布功能。内部通知定制控制，就是发布的信息指明了“允许哪些人能够收阅”。如一些重要内容信息，只允许领导层看，普通职员不允许看。新闻管理频道设置可以灵活设置新闻的频道，如：学校新闻、行业资讯、社会新闻新闻发布将企业内部及行业最新新闻进行发布，发布需要经过相关评审流程；新闻支持文字新闻、图片新闻、多媒体新闻等多种类型新闻查询可按照时间、发布部门、新闻频道等多种方式进行新闻管理对已经发布的新闻进行修改、删除；BBS论坛为员工提供一个信息沟通、交流、学习的场所。即时消息提供员工实时聊天，一对一聊天，一对多聊天，并支持短信聊天功能。 2.2.2 资源管理系统功能资源管理平台是对企业有形资产及无形资产的管理：通过建立规章制度、文档管理库知识的积累、共享、创新；通过建立固定资产，对资产进行统计、查询，维护固定资产。资源信息管理主要包括如下几个模块：模块子模块菜单功能描述资源信息管理资源信息管理规章制度登记入档登记单位规章制度维护管理对规章制度的编辑修改、删除等操作。检索阅览查询检索规章制度，方便查找特定的制度文本。制度类型自定义本单位的制度类型文档资料资料上传企业内部资料做为附件的形式上传到系统中，可供用户通过本系统随时下载查看。资料权限资料的查看、修改、删除都有严格的权限控制。可以单个资料授权，也可以根据分类授权。资料分类设置可以创建资料分类，支持多级分类功能。文档管理文件归档实现本地文档归档到服务器中，也与办公系统中其他模块结合起来，方便其归档，实现资源共享。文档检索查询检索各类文档固定资产设备管理录入单位内部各类物资设备资产清查对单位资产的清查，核对资产的使用状况资产变动对单位中的资产变动情况，进行维护更新设备维修对设备的维修记录进行登记保存资产处置对损害或报废的设备，进行处理，并记录到系统中备案资产统计统计单位资产状况数据字典根据单位