【2017年电大考试整理】2017年电大 电大行政管理专科秘书学小抄(已排版,增加内容).docVIP

1、什么是秘书活动？ 答：秘书活动，秘书人员为领导者进行有效决策与管理所采取的辅助行为。 2、什么是秘书人员？ 答：秘书人员，泛指从事秘书工作或秘书性工作的各类人员，如领导者的个人秘书、秘书机构中的集体秘书，以及为领导工作和机关工作服务的非专职秘书人员。 3、秘书活动的基本要素是什么？ 答：秘书活动的基本要素有五个： （1）秘书人员 秘书人员是秘书活动的主体要素，也是秘书人员的主导要素。就是说，在秘书活动的诸要素中，秘书人员位居其他要素之首，且起到统领的作用。 （2）秘书工作 秘书工作是秘书活动的客体要素，也是秘书活动的载体要素。秘书活动只有依托和通过秘书工作，才能发挥出自身的参谋和助手作用，才能满足领导工作和机关工作的需要。 （3）秘书方法 秘书方法是秘书活动的中介要素，也是秘书活动的效率保证。良好的秘书方法，可以提高秘书工作的质量，加快秘书工作的进程。 （4）领导意图 领导意图是秘书活动的潜在要素，也是秘书活动的准绳和尺度。 （5）秘书环境 秘书环境是一个相当宽泛的概念，它包括秘书活动的地域环境、人文环境、组织环境和办公环境等内外部环境。 4、秘书方法：是秘书活动得以运行的媒介，意指秘书人员在认识、表达和处理各种事务时所采用的途径、方式手段和程序等的总称。 5、什么是领导意图？ 答：广义的领导意图，是指领导者在引导他人实现组织目标的过程中所产生和形成的意见、倾向及企图；狭义的领导意图，是指领导者对完成默想任务的意见、倾向及意图。 6、秘书活动具有哪些重要特征？ 答：秘书活动的重要特征有：（1）文牍性（2）秘密性（3）事务性（4）受动性（5）随机性（6）补偿性（7）潜隐性 7、秘书工作发挥怎样的作用？ 答：秘书工作的作用：（1）参谋助手作用——为领导工作出主意，想办法，提预案；向领导机关提供资料，提供信息，提供咨询；做好事务工作，尽量减轻领导工作的负担； （2）沟通协调作用——负责信息的收集、加工，传递和存藏，以为领导者进行决策与管理提供科学依据。同时，还承担着调整和改进部门关系、工作关系和人际关系的任务，发挥着协调作用。沟通是协调的前提，协调是沟通的结果，沟通贯穿于协调的全过程； （3）督促检查作用——秘书部门要积极主动地开展督察工作，发挥督促检查的作用。 8、秘书工作的原则都包括哪些？ 答：（一）准确原则 准确原则，是对秘书工作的质量要求。 秘书工作是领导工作和机关工作的重要组织部分，秘书工作直接对领导工作和机关工作负责。 （二）及时原则 及时原则，是对秘书工作的效率要求。 秘书工作大都是具有较强的时限性，务必在规定的时间内处理完各项事务，做到不积压，不拖延，不扯皮。 （三）严谨原则 严谨原则，是对秘书工作的作风要求。 从某种意义上说，秘书工作属于事务性工作，要处理好纷繁复杂的、琐碎具体的日常工作。（四）同步原则 同步原则，是对秘书工作的态势要求。 秘书活动的辅助性质，决定了领导工作与秘书工作的关系是一种工作上的的主辅关系。 （五）保密原则 保密原则，是对秘书工作的纪律要求。 保守秘密，特别是保守国家秘密，是秘书工作的原则，也是秘书工作的纪律。 1.什么是秘书制度？ 秘书制度，是指秘书工作制度和秘书管理制度，其中有成文的、也有不成文的（即惯例）秘书制度。 2.简述秘书机构的作用？ 一是组合作用——能够把机构、职责、人员和组织关系等要素有机地加以优化组合，形成一种组织力量，起到一种凝聚作用，以保证领导工作和机关工作的正常运行； 二是——上传下达、内外联络合左右协调等作用 三是过滤的作用——代行领导者处理琐碎何不重要的事情，以便使领导人从繁杂的事务中解脱出来。 3.秘书机构设置应遵循的原则？ 一是统一原则——机构名称要统一，机构设置要统一，职能目标要统一； 二是精简原则——秘书机构的设置及其秘书人员要精干，秘书机构的分工及其工作者则要简明，秘书机构内部设置及其秘书人员的定编要科学。 三是效能原则——分工要合理，层次尽量少，幅度要适中；； 四是适应原则——适应主要领导者的工作需要，适应分管领导者的工作需要。 4.秘书机构的特点具有怎样的特点？ 秘书机构就其自身而言，大体上发挥着以下三种作用： 一是组合作用——发挥参谋助手作用，沟通协调作用，督促检查的作用以及“窗口”、“门面”的作用； 二是枢纽作用——辅助中枢机关行使职权的作用，如参与决策、拟定计划、传达指令、组织协调，督促检查，等等； 三是过滤作用——只接受同级领导机关的领导，直接对同级领导机关负责与上级秘书机构和下级秘书机构之间并无隶属关系，只有业务指导关系。 1.什么是秘书职能？ 答：秘书职能，是秘书活动的任务、职责、作用和效能的统称。 2.什么是辅助决策？ 答：辅助决策，是秘书人员或秘书机构为领导者制定并实施决策所采取的各项辅助行为。它包含决策前、决策中和决策后的秘书工