第二章档案收集课件.pptVIP

第二章 档案的收集;第一节 档案收集工作及其要求 一、什么是档案的收集工作及其任务 档案的收集工作：按照有关的规定，将分散在各个机关单位和个人手中的档案，以及散失在国内外的历史档案，有计划地分别集中到机关档案室和各级各类档案馆，以实现档案的集中统一管理。 ;一、什么是档案的收集工作及其任务;第一节 档案收集工作及其要求;二、开展档案收集工作的理论依据;2、档案管理原则的要求 文件是分散的，档案则要求进行集中统一的管理。从分散管理的文件到集中统一管理的档案，这一工作过程就是收集工作的内容 。 ;  1 、档案门类要齐全。 门类齐全是指档案馆室应保存有各种内容和形式，涉及各个历史时期的档案。 搞好馆室外的调查，及时掌握档案形成情况，有针对性地收集进馆，还要积极地“开源”，不能坐等上门。 ; 2 、档案要有系统性。即档案馆室的档案要具有内在的联系，一个档案馆室的档案应成为一个完整的、不可分割整体。 馆藏档案能够从内容上、时间上和空间上全面、连续、立体地反映本地区、本专业、本机关的发展历史。 ;三、档案收集工作的要求;三、档案收集工作的要求 4 、馆藏档案应具有一定的数量和较高的质量。 有了一定的数量，才能有丰富的馆藏。 馆与馆之间的档案可以重复，馆内档案尽量减少重复。 较高的质量，除了上述几个方面的要求外，还应做到完整性和规范性。 完整性:机关的档案要完整，一个事件、一个问题的档案也要完整 ； 规范性:文件和案卷的载体材料、书写材料、体例格式、整理等符合国家的标准和要求。;第二节 档案室档案的收集方法 ; 一、文件的(立卷)归档 归档的含义： 一是完成文件向档案的转化，将应作为档案保存的文件归入档案范畴中 二是将应作为档案保存的文件归入档案室集中保存 ;一、文件的(立卷)归档; 1、归档范围： 机关处理完毕的文件中应该归档和不必归档的范围。 确定归档范围的原则：凡是机关工作活动中形成的，具有保存价值的文件材料均应归档。 机关工作活动中形成 ;归档范围;归档范围;保存价值;（一）归档制度的内容 2、归档时间：指文书部门将需要归档文件整理（立卷）后向档案室移交的时间。 一般档案而言，归档时间是指文件处理完毕后第二年的上半年。 ;（一）归档制度的内容;一、文件的(立卷)归档 （二）归档工作中档案室的任务——协助、指导和监督 1、协助文书部门做好归档的准备工作：正确地选择整理（立卷）环节；协助制定归档范围；协助编制案卷类目等。 2、指导和监督文书部门和文书人员的整理工作。 3、做好接收的准备工作。 4、接收。质量检查；数量清点；履行签字手续；档案排列上架。 ;第二节 档案室档案的收集方法; 二、平时收集 （二）平时收集的方法 1、档案室应注意文件的形成。 2、广泛深入地宣传归档制度。 3、利用一切可以利用的机会及时进行文件的收集。 ;第三节 档案馆档案的收集方法 ;第三节 档案馆档案的收集方法; 一、接收现行机关的档案 （一）接收范围 接收对象——依照档案馆的级别和所辖的地区而定 接收档案的类型——依档案馆的类型而定 接收档案的价值范围—— 依据档案馆的级别而定： 省级及其以上级别的档案馆，接收永久保存价值的档案，县级档案馆接收永久和长期保存价值的档案 ,北京市规定档案馆接收永久档案; 一、接收现行机关的档案 （二）接收期限和方法 期限——省级及其以上档案馆接收立档单位保存了二十年左右的档案，县级档案馆接收立档单位保存了十年左右的档案。 方法—— 逐年接收；定期接收 主要考虑以下几个因素：地域因素、环境因素、（档案馆）管理因素。 ; 一、接收现行机关的档案 （三）接收要求 1、移交进