档案立卷方法和要求课件.ppt

档案的立卷方法和要求;讲解提纲;一.档案的作用 ;3.科学研究的可靠资料 档案可以从两方面为科学研究提供丰富的历史资料:一方面,专门进行科学研究的原始记录,可供现实的研究工作直接借鉴;另一方面,从记录的广泛事实和经验中,为各项研究活动提供大量的实验、观察和理论概括的基础材料.所以,档案是科学研究的必要条件. 4.宣传教育的生动素材 利用档案写回忆录、著书、演讲报告,进行文艺创作、举办各种展览等宣传教育活动,都富有强烈的说服力和感染力. 5.维护国家、集体和个人权益的法律书证 档案能够以其内容、涵义和外形特征如实地说明历史的某些事实,作为证实国家、集体和个人正当利益的书面文件,许多单位和个人以档案为证据,解决了债务、产权和著作权等各种纠纷,也有的人证实了个人的学历、经历以及工资、福利待遇方面的诸多问题. ;二.立卷制度的确定;2. 档案部门整理的弊端 由档案部门整理归档文件会产生以下弊端：由档案部门整理该归档的文件，整理工作几乎成了档案部门的全部工作。尽管档案人员花费了大量的精力，但由于他们不熟悉、不了解具体的业务工作和文件处理过程，不掌握文件之间的联系，因此立卷的工作难度大，案卷质量也难以保证。另外，当年形成的文件要经常使用，如果办完后就归档，每次需要时要到档案部门查阅，这就给文件的利用者带来不便。所以往往有些人为了使用方便，到年终才将文件清理上交。这样就加大了档案部门年终接收归档文件和分类归卷的工作量。同时文件存在个人手里，极易丢失，他人又无法利用。 ;3.文件部门整理的优点 1）可以充分发挥文书部门熟悉本机关、本部门业务工作情况，了解文书处理过程的长处，有利于提高整理的质量和工作的效率。 2）文件在本部门随时归卷，可以防止文件散失，有利于文件的保管，有利于归档文件材料的齐全、完整和保密。 3）文书部门暂存当年文件，方便了本部门工作人员对文件的查阅，也便于平时文件的收集。 4）有利于档案工作的全面开展。 ; 三.立卷的准备 1.什么叫立卷 将零散的文件材料根据其相互联系、特征和保存价值分类组成案卷的整理过程. 2.立卷的准备 第一准备工作是对本部门形成的文件材料根据院颁发的档案管理办法 、院文件材料归档和不归档的范围和院档案保管期限暂行规定的要求,逐一鉴别、分类、整理,最终归档. 第二准备是平时归卷。依照编制好的立卷类目，将已经处理完毕的文件材料，随时按类目上的有关条款归入临时卷夹（或卷盒）内，这就是平时归卷。平时归卷要求“随办随归”，不能积累到第二年立卷时再归卷。这样，有利于保持文件材料之间的联系，保证归档文件材料的齐全完整。还要根据形成文件材料的实际情况，随时修改或增补立卷类目的有关条款。 ; 四.归档文件整理工作的内容和方法 1.案卷的含义和组卷要求 1)案卷的含义 案卷是档案基本的个体保管单位, 它是一组具有有机联系、价值和密级大体相同的文件的集合体. 构成案卷的四个要素: a)文件的集合体,案卷是管理档案的基本单元; b)它们的价值大体相同(就是说案卷里面各种文件的价值基本一致); c)密级大体相同; d)材料具有有机联系(这点最重要). ;2)组卷要求(也叫立卷的五点要求.是办法的第11---15条) a) 各门类档案的质量总的要求是：遵循文件材料的形成规律，保持彼此之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用; b) 归档文件材料必须准确反映我院科研项目和管理活动的真实内容，手续完备，制作和书写材料利于长期保存; C)凡应立卷归档的档案资料任何人不得擅自占有，任意涂改，或用复印件替换，应将完整的原件按时归档; d)使用国家统一标准的目录、卷皮、卷盒；卷内目录、纸制文件、卷内备考表的规格统一为：A4 （297mm×210mm）的纸张，并且要用激光或喷墨打印，脊背规格与卷盒、卷夹的长度和厚度相同，规格为300mm×20（30、40、50、60）mm。除有特殊要求，档案所用各种表格、档案盒，内容规格应统一（具体规格以国家制定的有关标准为准）; ;e） 归档文件材料字迹工整，用碳素、蓝黑墨水书写；图纸必须符合国家标准，字图清晰，纸质优良. 2.案卷的组织方法(也叫归档文件组卷原则.是办法的第16条) 1)文书档案一般以每份文件为一件，文件正本为一件，正文与附件为一件，原件与复印件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文为一件，去文与复文为一件。并且按年度-保管期限(再按文件材料的不同内容分别组卷)分类. 2)地质项目档案以每一课题为单元组成案卷,它具有专题性、成套性特点,如果文