学校档案管理及开发利用浅述.docVIP

学校档案管理及开发利用浅述摘　要：文章以分析学校档案管理工作的重要性为切入点，讨论了学校档案管理工作以及开发利用的现状和问题，提出了一系列的学校档案管理及开发利用的具体途径。 关键词：学校档案 档案管理 开发 利用 在学校的日常管理当中，档案管理作为其中的一个组成部分，在学科建设内有着举足轻重的作用，而且在档案管理及开发利用的过程当中，也逐渐的重视档案管理的作用以及地位。因此，学校的档案室必须在学校的发展中发挥应有作用，特别是在信息技术和网络技术飞速发展的今天，为学校的发展提供强有力的信息服务，加强学校档案的开发利用已成为学校档案室面临的重要课题。 1.做好学校档案管理工作的重要性 1.1有助于学校档案资源的开发 档案是学校学科建设活动的真实记录，涵盖了文书档案、教务档案、教师档案、学生档案、科研档案、会计档案、照片档案、特殊载体档案等，以其真实性、权威性在学校改革和发展中发挥着不可替代的作用，对领导决策、成果验收、科学研究、重点学科建设、重点实验室和重点学科的评估、维护学校权益、推动教学改革、提高教学质量等提供了第一手翔实的依据，发挥着重要作用。学校档案室应最大范围地发挥学科档案的价值，尤其是做好学科专业档案的服务工作，为学校教书育人、科学研究、决策管理提供专业化、个性化服务。 1.2是促进学校档案室发展的新契机 档案室的资源就是档案，如果不懂得利用馆藏发展自己，档案室只是一个单纯的保管机构。学校档案室应以学科专业档案为突破口，配合学校发展的大局，作为宣传档案事业的一个窗口。通过文书档案、教务档案等的管理和开放工作，通过多种形式的编研工作，利用网络化的技术手段，大力挖掘室藏学科档案资源的潜在价值，积极主动根据学校发展需求调整自己的服务方向，从而大力发展学校的档案事业。 2.分析问题，明确学校档案管理的现状 2.1观念方面 缺乏档案意识是学校档案管理中普遍存在的问题，学校学科领导和学科带头人缺乏对专业档案重要性的认识，对档案工作配合不够。从思想意识方面来看，决策领导层完全没有意识到档案相关工作对于学校发展的重要意义，从而仅仅投入了少部分的人力、财力在其中。而且，在配备相应的档案工作人员的时候，往往也存在一定的随意性，有的档案管理人员甚至就是学校教师的兼任；部分学校当中进行学科研究的人员，往往忽视了项目档案的管理资料需要进入档案室进行保管，只是注重学科研究的过程与成果。仅仅是认为，我将这一次的项目课题完成之后，就能够获得奖励就可以，往往忽视了在研究的过程当中积累出来的资料以及在研究完成之后相关的信息资料的归档问题，从而导致档案管理人员不能够正常的开展工作，使得科研档案欠缺必要的准确性与完整性，最终形成信息失真的结果。 2.2制度方面 部门立卷制度的执行力度不足，不能够再继续的深入到档案收集链条前端进行有效的管理，并且在档案管理人员的职责上，也没有进行详细的责任分明。 2.3资源建设方面 一是档案资源上，对于如何进行学生培养、档案的开发利用应该如何的发展下去、结构应当进行如何的调整等等方面，都没能够详细的进行记录，因此，就算形成了专业的档案资源，也没有足够的利用价值，档案室也就无法为学校教学改革和学科建设服务。二是在档案管理的时候，对于“帐外”的有关文件的不够重视。 3.学校档案管理及开发利用的具体途径 3.1做好学校档案的基础工作 （1）做好档案收集的作用不容忽视 在学校重点档案管理当中的首要任务是对于材料进行收集。是否能够将材料收集齐全、收集及时，直接关系到其他档案环节能否正常的开展下去。如果我们仅仅收集到了一部分的档案材料，或者不具备使用价值、零乱不堪的材料，不仅仅会造成之后的工作徒劳无功，更多的是影响到了之后的学科评估，不能够为学科建设的持续发展提供重要的决策依据，更为严重的是会影响到学校之后的发展。 （2）理顺档案管理体系，建立规章 作为学校档案管理的有关负责人，在制定相应的档案管理工作时，需要考虑到档案工作当中的规范，确保逐渐走上规范化、制度化的档案管理与建立方面。在相应的档案管理岗位职责的制定当中，首先是针对收集档案、整理档案以及利用档案的职责需要规定明确，并且对于整理职责范围内部的档案材料的时候，需要让专、兼职档案员明确自身的职责，并且在履行职责的时候，需要参照各种工作规范来制定，从而逐步的引导全校的教师以及员工从心理上重视学校的档案管理工作，共同做好管理。 3.2提高档案工作人员综合素质 为适应档案管理的要求，确保档案管理工作者的综合素质的不断提升也是一个重要的前提。对于档案管理者素质的提升，需要有计划、有组织。 （1）档案管理人员需要不断的吸收新知识 在如今科学技术不断发展的21世纪中，档案管理人员也需要拥有广博的见