防汛防震.ppt

第六章 日常工作 (上) 日常工作的范围 “日常工作”是指秘书每天都要做的工作，一般都有固定的模式。对于日常工作，一般不需要上司有专门的指示，秘书可以自行决定处理。 （上）办公室管理、通讯、接待、日程安排 （下）督查、保密、印信、值班 ??????? 第一节 办公室管理 办公室管理的作用： 指挥中心、信息中枢、窗口形象（名片） 办公室的布局与布置： 办公室布局可以让办公环境充满创意、体现人文关怀和员工参与感，对提高工作效率和企业文化建设与归属感建立等都有重要意义。 办公室装修 秘书安丽初到公司上班，领导便交给她一项工作：布置一间15平方米左右的会议室，要求其将布置设想和所要物品开列一张预算清单。安丽认为会议室应该体现高贵典雅的温馨感，因此她将会议室布置做了如下设计：装地板和护墙板并贴墙纸，然后再铺地毯：房顶挂上水晶吊灯，墙上挂一幅世界古典名画。除沙发和茶几外，还需要有高级音响设施，饮料柜，镜子以及衣帽架，绿色植物等。总经费预算需20万。请根据办公室管理的要求结合上述情况谈谈你对安丽秘书的设计的评价。 白领打造办公室“五彩墙”“笑脸墙” 数月前，公司开始为员工重新打造工作环境，天蓝、粉红、墨绿、桔红等宽彩条出现在墙壁上，办公室仿佛变成了一个幼儿园。“同事都说我们是幼儿园里上学的小孩，每天在这里上班感觉年轻了许多，没以前那么压抑了。” ????在一家广告公司，记者看到一面由员工照片组成的笑脸墙，大家通过对照片的裁剪，用每一位员工的笑脸组成了一个大笑脸，迎接来公司的每一位宾客。 　晨报观点 轻松愉快的环境有助于舒缓情绪，个性化的装饰有助于体现企业人文关怀。????不过，在个性化布景的同时，应该适当保持企业整体理念的一致性，办公室布景应与企业所从事的行业特征结合起来，比如有的布景有助于激发创造力和想像力，有的则可能增强力量感、逻辑性和进攻性等，少数服从多数时，适当关注个别员工的特殊需求，比如怀孕期女员工、身体有残疾的员工、少数民族或外籍员工的特殊文化禁忌等。 办公室管理的要求 整洁、干净、舒适、安静 办公室整理：秘书工作是从整理办公室开始，也是以整理办公室结束。 设备用品的管理维护 第二节 通讯工作 电话接打要求：正确、有效、礼貌 注意事项8点：P111页 邮件处理：阅办有何要求？ 传真的使用 电子邮件 防汛？防震？ 某地发生较大的地震后，我国南方的汛期即到。一日，南方某省领导机关值班秘书，接到国家防汛抗灾指挥部电话，要检查了解该地区防汛抗灾准备工作情况，要求尽快作一次汇报，并指明要检查大中型水库坝基安全可靠程度如何。 值班秘书是讲粤语和客家话长大的，对普通话的语音辨别力差，别人讲普通话的“汛”，他听成是“震”接电话时，当时对地震惊恐的“余波”还影响着人们的心理，认为“防震”也是理所当然的，是可能的，而没有对打来的电话认真核对，便将听错的电话，向领导汇报。 一场虚惊 当时领导班子几个主要成员正在同兄弟省区来的领导同志商讨经济协作的事情，被迫中断了商讨，立即召集省直各有关部门的负责人开会，研究防震工作，并准备按电话的要求向上级汇报。在研讨中，预感到如此紧急的电话，是否是上级防震部门预测到本地区最近可能会发生地震，于是由办公厅主任亲自去电话询问上级防震部门，得到的答复是，没有预测到你们地区最近会发生地震，也没有要你们汇报有关情况。经再次查问，原来是防汛指挥部来的电话。一场虚惊总算放下了，但教训是应该记取的。 教训 除如实记下对方讲述的内容外，还要记明来电话的时间、单位、姓名以及必要的联系电话号码等。记下对方讲话的内容后，要当即重复口述一遍进行核对，对方确认无误后方进行办理。记录的内容不要加进记录人任何主观猜测的东西，否则电话的内容就会走样，并随而出现偏差。上述听电话的差错，就是受地震惊恐情绪的干扰，而错把“防汛”，想当然地认为是“防震”。 电话礼仪案例 秘书小曹第一天上班，被安排在办公室接电话。他想，“这有何难，小菜一碟，一定要好好表现。”第一次遇到外来电话，铃声刚起，他就积极地抓起话筒，“喂，你找谁？”电话是找行政部经理的，他把电话转给了经理。经理听完电话给他纠正道：“小曹，接打电话有学问，外来电话一般要铃声响第二遍时，方可拿起电话，这样做才显得稳重、大方些······”经理的话还未说完，就被总经理叫走了。小曹的指导教师刘秘书继续纠正：“接电话时，切不可用轻率的语调问对方：‘喂，你找谁？’应该用温和的语调说：‘您好！这里是新世纪公司行政部，电话号码╳╳╳╳╳╳。’不能用急躁的口气说话。” 接电话的学问 第二次接电话时，是对方拨错了号码，小曹一听便告诉对方：“你打错了”然后就挂上电话。他的另一位指导教师陈秘书又给他做了纠正：“接到打错了的电话你应该说：‘这是新世纪