浅议环保档案数字化建设.docVIP

浅议环保档案数字化建设【摘　要】数字化技术的不断发展，使电子档案日渐成为环保档案采用的新载体形式，这对传统纸质档案的管理及效能提高带来全新的挑战。紧跟环保档案数字化的步伐，要加强对环保档案信息的管理，有效集中环保检测数据、专业文献及多媒体信息等环境保护档案并进行高效整合。 【关键词】环保档案；数字化建设；问题；策略 数字化，是一种新的概念，它通过数据库、数字扫描、数据压缩等技术手段，把传统的纸质文件、声像文件以及已归档的电子文件，系统地整合，组成信息资源库。环保档案数字化即是实现环保档案职能实现、管理手段和服务方式数字化的过程。它可以有效提高环保工作的效率，也可以轻松实现对环保活动中所产生的大量专业性强、形式新颖的环保档案材料进行管理，这意味着提高了环保档案信息的开发与利用价值， 可以更好地服务于环保事业。 1.环保档案数字化的必然性 档案真实记录着人类社会的各种实践活动，是重要的参考依据。在当今信息化时代，信息量迅速膨胀，信息的变化日新月异，随时随地互通信息、共享信息已成为的常态需求，只有在第一时间获得最新最有效的信息，才能实现体现出信息的价值。在这一点上，传统意义上的纯手工档案已经无法满足现代社会发展的需求。我们要挣脱海量信息的束缚，寻求一种有效的信息分类整理办法。 计算机技术的推广使档案信息多元化、网络化。我们必须充分认识当前形势，改变常规的手工整理档案的落后模式，转而采用先进的计算机技术进行管理，提高档案管理的工作效率和准确率，使环保档案工作适应环保事业的快速发展步伐。 计算机技术在环保系统各个部门的普及，使电子档案材料成为环保档案中比较常用的载体形式，更好地实现纸质档案无法实现的功能。如在环保监测中对空气、水和污染源进行的在线监测，大型电子监测点位的分布图、设计图以及部分超文本电子文件等，平面纸张无法对其做出完整记录。只有采用高效、快捷的信息处理方式，才能使环保档案工作适应环保事业发展，因此环保档案数字化建设是一种必然的趋势。 2.环保档案数字化建设的主要内容 2.1选用软件平台 软件平台是环保电子文件广泛应用后首要解决的问题。有些环保档案部门会选择与软件公司联合开发，有些会优先采用国家环保局推荐的标准文档集成软件，有些或选用当地档案局提倡的档案管理软件。但最好的方法是，所有环保档案部门采用一种国家标准选用的通用型软件系统，达到避免重复开发、浪费资源的目的。 不管采用哪一套系统，首先要对软件平台的兼容性、安全性、标准化、技术支持、后续扩充、网络环境等几个方面进行把关；其次要提倡成本效益观念，正确理顺投入与产出的关系，注重效率，选用可以体现本单位的专业特色和发展趋势的软件平台。 2.2收集归档 为了让使用者更便捷地检索和提炼出具有参考价值的信息，是将档案数据录入计算机的一个重要目的。数据录入之前对档案内容和特征做出分析，再确定文件的主题，用规范明了的主题词表述其内容，将有助于使用者可以准确而快速地从大量存储中检索出所需的信息。 要建立相应的电子文件收集归档制度。一方面，要对电子载体文件的内容、原始性、保存和识读等技术状况进行鉴定，对重要的文件做归档标记处理；另一方面，在进行著录工作时，要加强对电子载体文件从头到尾整个生命周期的监控，缺乏著录将不能有效归档文件，检索、统计、利用等方面的工作也难以开展。 2.3建立数据库 数据库的建设包括三个内容：档案目录数据库、档案全文数据库以及多媒体档案数据库。在信息录入和系统的引进时，优先对重要性高、使用频率高的档案实行数字化，有助于将纸质文件、声音文件、电子文件三种载体信息构建成一个强大的有序的信息资源库。 如档案全文数据库，一般采用数据导入法和原文扫描法。建库时遵循“能导则导，不能导则扫”的原则和科学性原则，一切从实际出发，来确定数字化的范围，在现有的电子文件材料基础上进行数据导入，并优先对专业性强的、使用频率高的重要档案材料进行数字化。 2.4开发利用 最大限度满足利用者的需要，提高社会的利用程度，是档案信息实行数字化的出发点和最终目的。环保档案信息的数字化建设，目的是使档案信息与各种最新技术接轨，依靠计算机的图表处理软件和多媒体技术，对已经数字化的环保档案信息实行二次甚至三次开发，以此构建科学化的检索体系，向用户提供更为便捷、准确、系统、高效的档案信息检索服务，根据数字化档案的特点，充分发挥其时效性，满足环保决策部门、专业人士和其他人员对环保档案信息的不同层次的要求。 3.环保档案数字化建设过程中遇到的问题与相应策略 环保事业的飞速发展以及环境问题研究的逐步深入，使得文献资料在大量增加，这些文献内容丰富、种类复杂、综合交叉、载体多样，给环保档案部门整理和查阅资料带来了一定的困难。文献资料的增长速度