浅议疾控中心推行电子卫生技术档案必要性.doc

浅议疾控中心推行电子卫生技术档案必要性摘 要：卫生技术档案是疾控部门所有工作资料的汇总归档保存，它有很大利用价。一是为领导决策提供依据；二是确保卫生监督、监测执法的严肃性；三是积累交流各项工作经验；四是为撰写论文和宣传提供素材；五是为经济建设服务。通过对茂名地区疾控中心档案室的调查了解，纸质卫生技术档案与电子卫生技术档案比较，发现纸质卫生技术档案仍然不利于查阅和管理。因此，疾控中心推行电子卫生技术档案必要性提出了建议。 关键词： 卫生技术电子档案势在必行 目前，各级疾病预防控制中心保存的档案材料大部分是纸质的，纸张在生产、使用、保管过程中受环境或自然因素影响较大，其色泽、强度、弹性等性能容易发生逆变，耐久性减弱，这给档案的保护、应用、保管、修复等工作带来一些新问题，这也会影响疾病预防监测、公共卫生检验与食品安全风险等评价工作的进一步开展。因此疾控中心推行电子卫生技术档案的应用意义非常重大。 1 纸质卫生技术档案保护中存在的问题 众所周知，纸质卫生技术档案保护中的最大问题是如何增强其耐久性。影响纸质耐久性的因素很多，归纳起来有两种：内部因素和外部因素。内部因素包括：制纸纤维的种类、质量、胶料、酸、金属离子等的存在及纸张中其他成分等。外部因素包括：保存档案的环境（室内温度、湿度、光照、大气中有害物质等）和在保管、借阅、复制等过程中的机械磨损、污染（唾沫、油腻）等。 1）纸张规格不统一。在卫生技术档案室里，纸质档案的管理没有统一标准要求。如图片、字体等规格不同、大小不一，直接影响它们的贮藏、保管和利用。 2）归档纸张质量不同，归档纸张的原料主要是麦秸、稻草、玉米杆、芦苇和机械木浆等，这些原料的纤维本身强度低，内含木质素等杂质较多，耐久性差。 3）环境对纸张的影响。环境对纸张造成危害的因素有物理、化学、生物等，如温度、湿度、光线、空气中有害气体、灰尘、霉菌、虫害和鼠啃。 4）纸张对外在不利因素的抵抗力弱。在清扫库房、搬移、调阅档案的过程中稍有不慎，就会损坏纸张，降低档案的实际保存年限。如一些图片档案材料由于折叠存放和经常利用等原因造成损毁较多，且损毁后修复比较困难。 5）保护技术尚未科学。因一些档案室的管理制度不够严格，保存方法不够科学，条件较简陋，库房和设备还达未到标准化安全保护要求，这些都影响了纸质档案的完整与安全，直接影响了档案保存的质量的年限。 6）字迹材料直接影响纸质卫生技术档案的寿命。纸质档案字迹材料指书写或印刷在纸张上的墨或墨汁、油墨、复印纸、印台油和摄影图片等等。这些字迹材料受其结构、性质、环境、纸张等因素的影响，容易发生褪变、扩散和模糊不清，直接影响卫生技术档案的阅读、使用和保存。 另外，卫生技术档案因其查找不便，数据难更新等特点，在使用中屡受制约，因此，卫生技术档案电子档案对比中会显示其优势，我们应正确认识电子档案，从长远角度考虑，它将切实给居民带来实惠。 2 电子卫生技术档案的优势 正因为纸质档案的使用、保存存在着种种困难，又随着电子技术、计算机技术和网络技术的发展和大量电子文件的涌现档案信息的开发利用必将向电子化、网络化发展，实现档案资源共享和网上查询服务已成为一种新的发展趋势。 电子卫生技术档案是与中心的发展密切相关。信息资料库，除了包括传统意义上的疾病监测、卫生检验与食品安全风险评价、教学、科研等，还系统集成了中心卫生专业技术人员，被监测单位，卫生技术相关信息的采集与查询，形成了一套完整而连续的档案。 相对于传统的纸质或多媒体而言，电子卫生技术档案具有一定的优势。 1）实体的虚拟化。我们现有的纸质档案都是固定在某一载体上——纸张，而电子卫生技术档案档案是存储在计算机网络中的，对于单一文稿而言，它的实体是无形的，是看不到摸不着的。正因为如此，电子卫生技术档案海量信息，使得未来的数字档案存储只能是分布式的，没有具体的特定场所，用户调看或利用的资源可能存储在本地、本国，也可能存储在异地、异国，实现了卫生技术档案资源的共享，方便使用与交流，可以使各级专业技术人员得到异地专家的业务指导。 2）手段的数字化、网络化、多媒体化。纸质卫生技术档案全是手工操作，电子档案则不然。它从资料的采集、整理、加工、归档都是依托数字和网络环境。它是通过网络、收集 地方信息；或将收集到的其它载体信息进行数字化处理；利用计算机和网络，就其内容和展示手段而言，数字档案是多媒体的，它的文本、图片、音频、视频，融于一体， 甚至通过超文本链接、跨库关联等方式扩展内容。用户通过网络在线阅读和利用，并可以选择浏览的界面（如数据库式、网页式等）、版式（不同的网页模板和风格、颜色等），也可以选择下载、打印、刻录光盘及个性化的保存需求的档案文献。 3）时效性强，周期短。档案是一个浩大的工