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对基层单位档案交接工作几点认识[摘 要] 针对基层单位档案人员离岗在交接工作时，经常出现的交接不及时、交接手续不严密和监交工作不严格等问题，而应采取一些必要的措施，来加强对基层单位档案工作及档案交接工作的重视。 [关键词] 基层单位 档案交接工作 认识 基层档案是指县域内各级党政组织、团体、个人在社会实践中形成的原始记录，是单位开展各项工作的重要参考依据。近年来，随着社会主义市场经济的不断深入，基层档案工作有了长足的发展。但由于受观念、财力、人员素质等因素的制约，基层档案工作中仍然存在着许多亟待解决的问题。诸如：基层档案工作人员兼职较多，由于工作需要更换的比较频繁，档案交接工作就成为基层档案人员要经常面对实际问题。 《机关档案工作业务建设规范》中规定：“机关档案人员调动工作时，必须在办理完档案移交手续后方能离开岗位”。然而在实际工作中，尤其是在基层单位中，有一部分单位或档案人员由于认识不清、重视不够、准备不足等诸多因素，忽视了这一工作环节，在档案人员离岗时没有做好交接工作，造成日后档案工作的混乱和被动。其原因主要有以下几个方面： 一是档案交接不及时。一些基层单位对档案交接工作不重视，前任档案人员在未办理任何正规的档案交接手续的情况下，对所管理的各类档案资料未妥善整理就仓促移交，离开本岗位。新任档案人员又很快进岗，造成工作的遗留和积压，甚至使档案资料遭受损失。以致出现档案数量、状况等问题责任不明、界限不清，给日后档案工作带来许多麻烦。如一些基建档案，整理方法较复杂，材料收集有一定难度，往往不能及时归档。老的档案人员离岗时，若不及时收集齐全，整理妥善，就草草移交，势必把许多问题遗留给后上任的档案人员。这样一来，很有可能把许多有价值的文件材料当做多余的东西而被遗弃，造成档案的缺失。又因前任档案人员对所管理的档案资料没有明确交代，致使后任档案人员对家底了解不清，造成工作失误。许多基层档案人员因对档案工作重视不够或责任心不强，仅仅是简单地介绍，就交钥匙一走了之，而给日后工作带来诸多不便，从而使得一部分基层单位档案工作前后脱节。 二是档案交接手续不严密。按工作性质和岗位职责要求，档案人员交接应是一项认真细致、手续严密、责任重大的工作。而在一些基层单位档案人员离岗或调动工作时，移交不按程序办事，手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签的字不签，从而出现一些基层单位档案交接只有一串钥匙的现象，忽视了档案交接工作中的重要内容，忽视了档案交接工作中的基本要求。 三是档案监交工作不严格。一部分基层单位的领导把档案交接当作事务性的工作，看成是档案人员之间的事情，从而对档案交接准备工作很少过问，就连档案监交之时也懒得光临，使得基层单位档案监交工作不严格，工作程序不完整。 做好档案交接工作，不仅是明确档案人员责任，维护档案安全完整，确保档案工作连续不断有序进行的需要，而且也是《档案法》及《档案法实施办法》赋予档案人员的职责。如何做好档案交接工作，笔者认为，应采取如下措施： 一、档案交接要纳入基层单位的议事日程、工作程序和规章制度之中。档案交接是基层单位档案管理中的重要环节，应引起基层单位的重视，尤其是基层单位负责人应把档案交接工作摆上重要议事日程，在档案人员离岗或调动工作单位时要把好关，做到档案人员离职离岗前，要先办理工作交接手续，然后再办理调动手续。对未办理档案交接手续的档案人员，不得签发调动工作通知，不得离开原工作岗位，并要把档案交接工作纳入单位工作制度，列入有关人员的岗位职责之中。当地档案行政管理部门要加强基层单位档案交接工作的监督检查，对那些明知档案交接手续未办理妥当，仍然随意签发调令的人员，要查明原因，分清责任，依法进行处理。对因交接工作未做好造成档案损失、丢失以及对工作造成严重失误的单位和个人，应按档案法规的有关条例，追究责任，并给予相应的处罚。通过有效地指导、监督、检查，真正把档案人员离岗时的交接工作纳入档案管理制度，并严格执行，使之规范化、法制化。 二、档案人员离职离岗之前要认真做好档案移交准备工作。档案交接分为移交和接收两个方面，而认真做好档案移交前的准备工作，是确保档案交接工作顺利进行的前提。档案人员在正式移交之前主要应做好以下五项工作： 1、对所保管的档案进行一次全面清理，做到帐物相符、心中有数； 2、对借出的档案要及时催还，一时归还不了的要问明原因，整理好借据，并在借据上注明原因及催还情况； 3、对未整理的零散文件材料要分类存放，做到系统有序； 4、按照档案移交要求，编制档案移交文据及表格； 5、撰写档案移交说明。 档案人员在接收之前要做好以下三项工作： 1、了解移交单位职能活动内容和工作活动情况； 2、向前任档案人员了解档案保管和档案工作情况；