文件编制培训2012-5-21235.ppt

培训目的 通过培训让参训人员： 了解公司体系文件编制的规范性要求，能按要求编制体系文件 了解公司体系文件控制过程和管理要求，能有效实施文件控制 学会操作办公OA发文流程 了解银钢文档库目录结构及使用 附表：条款号与记录对照 表单修订与发布 表单修订后应走程序发文流程以附件方式发布 发布时标题为：×××文件的表单发布 编号为表单编号，提交的正文中说明表单的修订内容 有涉及共同使用的表单要指定会签人员 附件上传表单，上传表单时不能打包，要表单独立提交。 表单的在本地盘上的名称要规范为：表单编号-表单名称。 * * 各部门收到外来文件后应报主管领导确认和识别文件的重要性。 各归口部门应承担的外来文件管理职责： 认证申报部门：识别和收集国家技术法规文件及标准的最新版本 销售部门：应识别和收集来自顾客的文件和要求。 采购部门：应识别和收集来自供方的文件。 其它部门：应收集和识别来自国家上级主管机关的文件。 外来文件的分发控制由部门主管负责确定。 五.外来文件的控制 外来文件的识别和收集 * 外来文件的登记、传阅与督办 重要的外来文件各部门应建立外来文件登记表予以登记，登记内容包括：文件名称、编号、来文日期、来文单位、是否、传阅或督办等。 重要的外来文件包括，但不限于以下类别： a)来自国家上级主管机关的需办理的通知类文件 b)国家的强制性标准及法规 c)主管机关发布的规章、法规性文件 外来文件传阅：各部门外来文件应填写文件批阅单，由各部门负责人批阅确定传阅、分发范围，需沟通或发布的外来文件应在OA中以沟通函方式发布。 外来文件督办：需督办的外来文件应由发文部门建立进度管控表。 外来文件由各部门归档纸质版加盖“归档”印章。 五.外来文件的控制 * * 各部门定期评审文件后如有作废文件应整《作废文件清单》通过OA系统以沟通函方式发布作废文件。 作废文件信息发布后由体系管理部门维护文档库。 现场作废文件由各部门负责从现场撤出。 作废文件应定期销毁，需保留作废文件应加盖“作废”章，建立【作废文件清单】。 如涉及公司保密文件需销毁，应填写《文件销毁审批表》报主管领导及高管批准后销毁，并长期保存相关销毁记录。 六.作废文件的控制 作废文件控制要求 * * 文件保密等级 为保护公司知识产权、财产，正式发布的文件均属于保密 文件。 保密文件实施保密等级管理措施，文件拟定者与分管领导根据文件内容共同定义文件，保密等级包括： a)“特”密类：限特殊岗位、特定人员使用和公开； b)“高”密类：限公司某部门使用和公开； c)“中”密类：限公司内部使用和公开； d)“低”密类：内部、外部使用和公开。 七. 文件保密管理 * * “特”、“高”类机密文件管理要求 不得外泄和利用快讯网络工具进行传递公司保密文件； 未经授权不得随意复制和传递公司保密文件； 特、高类机密文件的内部传阅应采取封闭传递方式 经批准传递的电子文件要采用PDF格式传递，必要时进行加密。 经批准的对外发文时应采取签封措施并建立对外发文登记表，记录文件名称、编号、发文时间、收文单位及发文批准人等内容。 如违反特、高类机密文件管理规定者按《员工激励制度》进行考核；造成重大损失或严重情况的移送司法机关。 七. 文件保密管理 * 中、低机密类文件管理要求 对外传递电子文件时使用PDF格式。 对外发放文件复印件时必须经主管领导批准。 对外发文应建立对外发文登记表，记录文件名称、编号、发文时间、收文单位及发文批准人等内容。 七. 文件保密管理 * * 附录：保密文件分类 NO 机密等级 主要文件类别 权限与传阅范围 备注 1 特 财务数据、工资类 财务特定职务或岗位 人力资源构成 行政人力资源特定岗位 技术文件 技术部门特定岗位 价格协议 采购部特定岗位 2 高 营销政策 销售公司、进出口公司 生产数据、销售数据 生产管理部、销售公司 供应商明细 采购部 3 中 质量体系文件 公司内部 通用管理类 公司内部 内部通讯录 公司内部 4 低 园区安全管理规范 园区、供应商、客户 国家法律、法规、政策 园区、供应商、客户 七. 文件保密管理 * 临时文件的管理 各部门为适宜工作及管理的需要由本部门领导或上级领导决定可编制临时文件 临时文件仍在OA中走发文件流程提交、评审和批准，临时文件可预定一个编号也可不编号。 体系办在银钢文档库建立“临时文件夹”，临时文件发布后由体系办上传到文档库中临时文件目录下，并建立文件进度管控表。 临时文件应由发文部门规定试行期限，最长不超个3个月，试行期限到期后由发文部门决定编制正式文件或其他措施 临时文件试行期限结束后，由体系办监督各主管部门正式文件发布。 八. 临时文件管理 * 体系文件推进计划 1、以上工作同步推进，各部门从培