浅议国企档案室资源建设及利用.docVIP

浅议国企档案室资源建设及利用摘要： 文章通过对宁德市汽车运输集团公司档案管理的剖析，说明了国企档案室资源建设与利用的重要意义。 Abstract: The article illustrates the important significance of construction and use of archival resources of state-owned enterprises through the analysis of archival management of Ningde Auto Transport Group Company. 关键词： 国企档案室；档案管理；意义 Key words: archives of state-owned enterprises；archival management；significance 中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2012）03-0308-01 0 引言 档案资源建设是国有企业的重要基础工作，是企业生产、经营等工作规范管理的基础和前提，开发、管理和利用好国有企业档案，使其为企业的持续发展和经济建设服务，具有重要的意义。下面以宁德市汽车运输集团公司档案管理工作为例，谈谈如何做好国企档案室资源建设与利用。 宁德市汽车运输集团公司是国有的旅客道路运输一级企业、货物道路运输二级企业和交通运输部重点联系道路运输企业，全司拥有59个分支机构和14个对外投资机构，客运网络辐射18个省市。公司成立了综合档案室后，努力寻求并积极探索档案室在抓科学保管、科学利用服务上求突破，改变传统库房管理模式，通过创新思路，采集大量的库房档案基础数据，利用福建科易档案管理软件对在档案保管保护中的案卷数据统计、利用查阅登记、录入各类档案案卷等工作都实行计算机管理，改变了几十年来档案各项工作依靠手工操作的状况，使企业员工从繁重琐碎的档案基础业务工作中解脱出来，大幅度提高档案工作效率，节约行政管理成本，实现了科学发展。综合档案室通过《企业档案管理国家二级标准》的评审，获得省档案信息开发成果二等奖和三等奖。 1 领导重视，健全制度，整合资源，科学建设 1.1 领导重视，加大投入 发展档案事业需要一定的环境和条件，领导重视很重要，把改善外部环境，争取各级领导与有关部门的重视和支持作为发展档案事业的一项重要措施。从加强组织人员入手，完善管理机制，把档案工作列入有关工作评估内容，形成齐抓共管局面。从经费上大力支持，从硬件上加大投入，从软件上支持档案管理创新。宁德汽运集团投资20万元兴建档案综合楼，并投资近6万元配置有关设备。购置档案密集架，节约了档案库房空间和满足了档案排列有序的要求；购买了计算机、激光打印机，保证了档案管理现代化建设的需要；配置了空调机、去湿机、灭火器等设备，档案室“八防”措施得到保证；购置了防磁专用柜，满足了电子档案保存的必要条件，配备福建科怡软件档案管理软件，使公司档案管理步入了信息存储、检索的现代化管理新阶段。 1.2 整合资源，科学建设 科学规范的档案管理制度是做好档案工作的保障。制定《档案管理制度》、《档案保管制度》、《档案保密制度》、《档案利用制度》、《档案工作人员岗位职责》、《档案库房管理制度》等制度，做到所有制度上墙，要求按规章制度执行。 根据企业改革和业务发展的需要，想方设法拓展收集档案材料渠道、扩大收集范围，在做好纸质文件、电子、声像等载体档案收集的同时，围绕重点时期、重大事件、重要活动、重要人物，尽可能将企业有关的具有纪念意义、凭证性和参考利用价值的文献、手稿、照片、光盘等不同门类的各种实物资料收集整理归档，从档案资料形成的源头抓起，严把办文质量关，对公文处理程序、书写的格式进行了规范，从文稿的起草、核稿、到领导的审批都做了详细的补充规定，把住了“五关”即文字材料关、归档关、鉴定关、整理关、销毁关。主动配合并指导各基层单位文书材料的收集整理和鉴定工作，加强基层单位站房建设征地拆迁文件材料收集归档整理的指导和接收工作同时，坚持“数量、质量和时效并重，纸质和电子文件同步归档”的原则，在每年上半年底完成上年度公司文书、科技、会计、声像等载体文件材料归档工作，并按照档案管理软件著录规范要求，建立档案目录数据，实现纸质档案与电子档案相结合对应关系，逐卷、件、项核查验收，确保企业档案收集齐全、整理规范、数据准确、归档及时。 充分整合资源，利用自动办公OA系统建立企业档案资料电子目录数据中心，对档案资料目录数据资源进行整合，发挥整体服务优势，利用信息化、网络化、智能化等现代手段，实现档案资源优势互补，资源共享。 围绕国有企业的“三个体系”建设目标，切实把涉及职工的档案、把有关职工合法权益的档案