电子文件归档与管理201604.ppt-济宁市档案局.pptVIP

五、关键环节 档案出库 I 办理交接手续，注明交接档案的内容、数量、交接人姓名和交接时间等 清点统计 出库交接 具体到卷、册、盒、件及相关附件 前期处理 II 档案整编 拆除装订 规范目录 档案修复 鉴定、排序、编号、记录 目录著录、校对 五、关键环节 五、关键环节 图像扫描 III 扫描方式 平板扫描、高速扫描、大幅面扫描或拼接、 缩微拍摄并转换 五、关键环节 图像扫描 III 色彩模式 彩色模式、黑白二值模式、灰度模式 五、关键环节 一般档案扫描图像对比 黑白二值 灰度 彩色 五、关键环节 图文混排时扫描图像对比 黑白二值 灰度 彩色 五、关键环节 档案原件质量较差时扫描图像对比 黑白二值 灰度 彩色 五、关键环节 图像扫描 III 分辨率 一般不小于 200dpi OCR识别不小于300dpi 1 寸黑白照片600dpi 五、关键环节 图像处理 IV 质量检查 对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查 扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描 文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像 扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整 五、关键环节 纠 偏 图像处理 IV 对偏斜的图像应进行纠偏 对方向不正确的图像应进行旋转还原 去 污 对影响图像质量的杂质等进行去污 不得去除原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等 五、关键环节 裁 边 距页边最外延2至3毫米处裁剪数字图像 不得裁掉纸质档案原有页边 图像拼接 对分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理 合并为一个完整的图像，保证档案数字化图像的整体性 图像处理 IV 五、关键环节 处理前后对比 五、关键环节 字迹处理 对发生字迹洇渗的，采用字迹锐化等功能清晰字迹笔画 影响档案原貌的应同时保存扫描原件和修改件 色彩处理 色彩明暗深浅不一的，采用色彩、明暗平衡等功能调整 影响档案原貌的应同时保存扫描原件和修改件 图像处理 IV 五、关键环节 OCR 识别 推荐对图像文件进行OCR识别 识别时，可通过人工干预的方式，对档案资料中的信息进行分析，提高文字识别的正确率 图像处理 IV 五、关键环节 图片OCR识别软件 “ABBYY?FineReader 12”界面 五、关键环节 双层PDF文档 五、关键环节 质检后，建立起纸质档案数字化副本与档案目录数据库一一对应关系 数据挂接 V 电子文件的标准与规范 电子文件的标准与规范 1、 《电子文件归档与管理规范》 （GB／T18894—2002） 2、 《 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 》 （ GB/T 17678.1-1999 ） 3、《文书类电子文件元数据方案》（DA/T 46-2009） 4、《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T 47-2009） 5、《基于XML的电子文件封装规范》（ DA/T 48-2009 ） 6、《纸质档案数字化技术规范》（DA/T 31-2005） 7、《电子文件管理暂行办法》（厅字[2009]39号） 8、《山东省纸质档案数字化工作指南》 标准与规范 谢谢！! 济宁市档案信息网: 联系电话：0537-2348748 电子邮箱：jnsdajjsk@163.com * 四、电子文件的接收 2、文件形成单位在移交电子文件之前，档案保管部门在接收电子文件之前，均应对归档的每套载体及其技术环境进行检验，合格率达到100%时方可进行交接 接收要求 四、电子文件的接收 1、载体有无划痕，是否清洁； 2、有无病毒； 3、核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续； 4、核实登记表、软件、说明资料等是否齐全； 5、对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手 册等是否完整。 检查内容 四、电子文件的接收 检验结果分别由移交单位、接收单位填入《电子档案移交与接收登记表》。登记表一式2份，一份交电子文件形成单位，一份由档案保管部门自存 检查结果 四、电子文件的接收 电子文件的 保管与利用 一、电子文件的保管 保管要求 1、归档电子文件应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性、有效性 一、电子文件的保管 保管要求 2、归档电子文件的保管除应具备纸质档案一般的要求外，还应具备一些特殊条件 ·归档载体应作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层 ·单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压 ·存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离 ·环境温度选定范围:17℃～2O℃；相对湿度选定范围:35%～45% 归档电子文件在形成单位的保管，也应参照上述条件 一、电子文件的保管 有效性保证 1、归档电子文件应定期检查登记 （1）每年均应对电