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附：自贸区建立公司秘书制度思考 为建设具有国际水准的投资贸易便利、监管高效、法制环境规范的自贸试验区，在公司制度中引入英美法系的公司秘书制度有助于“自贸区”内企业适应国际贸易投资规则。 公司秘书制度在英美法系下的意义及功能 渊源 公司秘书制度源于19世纪的英国。1844年，英国政府通过法例允许注册设立有限责任公司，为公司管理和保护有限公司交易相对人所需，通过条例规定每家公司都必须聘用一名公司秘书，公司秘书的主要职责是确保公司遵守有关法例，并对公司董事提供适当的支援和指引。 英国《1948年公司法》明确规定“当缺乏明确的授权时，公司秘书的职权仅限于公司的内部管理事项。” 1971年判例，在“巴罗那马发展公司诉费德利斯装饰织品公司”案中，法院承认：1887年以来，公司秘书的地位已经有了很大的改变，秘书作为公司管理方面的主要高级职员，现在已具有广泛的义务和责任，明显地包括代表公司签订行政事务合约的权力。 英国公司法第445条(1)规定：公司的高级职员包括董事、经理或秘书在内。公司秘书同董事一样，通常有权代理公司执行董事会决议，如签署文件。 功能和价值 公司秘书制度的功能价值体现在现代公司决策架构和安全层面。 公司决策架构：按照现代公司的运作模式，董事会成员负责除由股东会行使的必要决策权外的其他所有公司事务的决策，公司决策的执行由董事会任命的总裁等高级职员完成，除此之外的事务性工作都由公司秘书来完成。 安全价值： 对内，公司几乎所有重要决策、文件的记录、制作及保管，公司印章的使用，对法定文件和登记册的认证以及其他的重要事务都由秘书完成，有效、正确行使这些事务能确保公司内部按照既定程序安全运作。 对外，公司秘书在信息披露方面是公司的代表人，签署和公布公司年报、财务会计文件、代表公司向公司主管机关提出申请、代表公司作出法定声明、确保公司遵守市场规则、向公司主管机关及时准确地提供和披露相关文件和信息，公司秘书规范地行使其对外的这些职权是公司在市场中安全运行的基础。 境外公司秘书制度的立法 简述 英美法系国家公司法项下公司秘书制度的立法概况如下： 法定要求 英国的《公司条例》第271条规定，公众公司必须有一名公司秘书。 澳大利亚的《公司条例》第204条A(2)规定，公众公司必须最少有一名公司秘书。 新加坡的《公司条例》第171(1)条规定，每家公司应当有一名或者多名公司秘书。 任职资格 英国的《公司条例》第273条规定，任职公司秘书需要适当的学识和经验，会计师和律师等专业人士被认为满足上述要求。 澳大利亚的《公司条例》第204条C(1)规定，年满18周岁且居住于澳大利亚，若多个自然人担任公司秘书的话，必须有一个居住于澳大利亚。 新加坡的《公司条例》第171(1)条规定，公司秘书只可由居住在新加坡的自然人且需具有适当的学识和经验，会计师和律师被认为满足上述要求。 禁止性规定 新加坡《公司条例》第171(1E)条规定若该公司只有一个董事，则该董事不得兼任公司秘书。 辞职 英国《公司条例》第276条规定，公司秘书得以在任何时候离任，但是任何的公司秘书变更必须进行相应的变更登记。 秘书登记册制度 英国《公司条例》第275-278规定公司秘书的任何变更之后，公司必须及时做出相应的变更登记，且公司秘书无论是由法人还是自然人担任，其基本信息也必须进行登记。 新加坡《公司条例》第171(3)条规定公司至少将一名公司秘书的信息进行登记，且该信息能够为公众所查询。 香港的公司秘书制度解读 香港的公司秘书制度上沿袭了英美法系的传统。香港作为国际化的自由贸易港，在地位、环境、功能方面与上海自贸区有着一定的相似性，香港的公司秘书制度对上海具有借鉴性。 《香港公司条例》对公司秘书制度的规定主要体现在第10部分(董事及公司秘书)-第4分部(公司秘书的委任和辞职)，以及条例第12部分(公司管理及议事程序)-第2分部-第4次分部(秘书登记册)。 “公司秘书”制度为法定要求 《条例》第474条规定，所有公司都必须有一名公司秘书，且首任秘书须在公司成立时所提交给公司注册处的法团成立表格中指定。 任职资格 在香港公司条例项下，自然人或者法人团体均可担任公司秘书。实践中多由会计师事务所或者律师事务所之法人团体担任。 自然人担任公司秘书的，要求该自然人通常居于香港且具有相应的民事行为能力和民事权利能力。 法人团体担任公司秘书的，该法人团体的注册办事处需设于香港或者在香港设有营业地点。 公司秘书发生空缺时的替代性措施：若发生公司秘书职位空缺或者无法有效行使职权的情况下，可由助理公司秘书或者副公司秘书代为行使。若未设助理公司秘书或者副公司秘书，可由董事或者经授权的高级管理人员代为行使。 职权 筹备董事会会议和股东会会议，负责会议记录，并保管会议的文件和记录； 管理公司的登记事宜，负责填报和